吴珊

(湖南财政经济学院继续教育部，湖南 长沙 410205)

随着信息技术的快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大的区别，对电子文件归档后产生的电子档案的管理产生了很大的影响，因此有必要对电子文件(电子档案)真实与完整性进行分析。以下将结合本人的工作经验来阐述电子文件真实与完整的风险管理。

一 电子文件的理论内涵

(一)电子文件与电子档案

电子文件(Electronic Records)是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]

电子档案是具有保存价值的电子文件。从全球范围来看，档案界同行较多采用电子文件而较少使用电子档案的概念。其原因大致有两个:其一，在电子文件形成初期，尚不能确定这种新型载体的文件能否作为档案永久保存，即便将其接收进馆，仍称之为文件而非档案，时至今日，虽然电子文件作为档案保存的可能性已经得到论证，但称谓并没有随之改变;其二，电子环境中，现行文件与档案之间的界限已不明显，文件生命阶段的各项管理活动要重新整合，某些档案管理活动需要提前至文件形成阶段。采用大文件观，将电子文件和电子档案统一称为电子文件，有助于实现科学管理，因此，这种名称上的变化有其深刻的管理背景。

(二)电子文件对档案管理的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。……