评估之后的思考——图书馆和谐档案管理刍议<br/>

评估之后的思考——图书馆和谐档案管理刍议

2011-03-18许惠厦门市图书馆福建厦门361012

图书馆理论与实践 2011年12期

●许惠（厦门市图书馆，福建厦门361012）

1 业务和谐——评估标准与档案制度及日常档案工作之间的和谐

2009年第四次省级图书馆评估定级工作完美结束。事实证明：建立起科学、规范、系统的图书馆档案资料，是评估取得好成绩的关键。档案资料不仅是图书馆工作业绩的真实反映，也是国家对图书馆进行评估定级的重要依据。

1.1 存在问题

评估定级所依据的《省级图书馆评估标准》（以下简称《评估标准》）不仅仅是对当下图书馆工作优劣评判定级的标尺，更是一种方向和指挥棒，对于做好评估定级后的图书馆工作以及4年后的下一次“迎评”工作，都有着极为重要的指导意义和启示作用。[1]随着新一轮评估周期的开始，如何用评估标准来规范图书馆档案管理，如何把评估标准落实贯穿于日常档案管理工作中，同时又能与固有的档案制度（包括国家档案局第8号令、厦门市《归档文件整理规则》实施细则等）相和谐，是摆在图书馆档案工作者面前一项紧迫且重要的任务。今年，笔者试着将评估标准与档案制度相结合，参照评估标准，以评估档案的形式整理我馆2009年度业务档案，实践中发现该方法虽有一定的科学性但也存在一些问题：

（1）评估标准与档案制度相矛盾。目前一般采用“年度—问题—保管期限”的方法对档案进行分类，如果“问题”的设置以评估标准中的类目来划分，就容易造成同一问题分散在不同保管期限的多卷中，将导致每卷的档案数量太少难以立卷。而如果把同一问题相对集中存放，就会违背《归档文件整理规则》的要求，出现不同保管期限的材料放同一卷里或不同问题同一佐证材料多次重复出现在多卷中等问题，违背了档案制度唯一性原则；即使在备注中做参见，也因数量太多而显得杂乱无章。

（2）以评估细则来指导、检验本部门档案整理的意识有待加强。以往部门档案材料的形成就是对平时工作材料的简单收集和整理，而如果具体按评估细则所列举的条目进行细化分类，我们就会发现仍有不少的疏忽缺漏，工作做了，但是拿不出要求的原始资料或汇总说明等。图书馆档案资料来源于各部门的日常工作，专职档案管理员不可能全面深入掌握各部门具体业务的开展情况，需要花费大量时间先按评估细则分类整理后，再对照逐项补缺补漏，与部门反复多次沟通核对，即便如此仍难免存在遗漏。要在每年初档案移交后第一时间一次性向领导提交档案材料具体的缺漏情况更是有相当难度。

（3）电子文件的档案归档管理亟需规范。随着档案数字化的新趋势，电子档案已成为业务档案乃至评估档案的有力补充，评估细则中很多备查项，纸质档案无法完整收录的材料都可以电子文件的形式储存。纸质文件归档经过多年的实践已形成稳定的流程，而电子文件归档整理意识则相对薄弱，部门电子档案移交时，多是一股脑打个包就发给档案管理员，不管是否定稿、不管有无存档价值，处理起来零乱无头绪。

1.2 工作建议

如何将评估融入日常档案管理中，通过评估标准审查发现问题、纠正偏差、及时补漏，同时又能兼顾档案制度的要求，和谐共存，使档案资料更好地为评估服务，这也是笔者在日常工作中不断思考的问题。以下是几点建议：

（1）以评估细则作为归档范围。评估标准中的所有细则都是对图书馆业务工作的规范，是图书馆行业的标准，在档案制度的基础上更具针对性、更加具体化，因此，与其事后花大量时间、精力查漏补缺，不如将评估标准作为各部门业务材料归档范围的参考，分放给各个部门，全员参与了解评估，发挥以综合档案室为中心的全馆档案管理网络的实效作用，在日常业务工作中执行该标准，形成规范化、标准化的档案材料，增强图书馆员的标准化意识。[2]

（2）在不与档案制度相左的情况下，尽量按评估细则中的类目立卷。笔者认为作为单位综合档案管理应以严格遵循档案制度为前提，从长远来说更能充分发挥档案职能。按“年度—问题—保管期限”的分类方法，问题的设置在不与档案制度相左的情况下，应尽量按评估细则中的类目立卷，以便今后评估档案整理的查找利用。同时，综合档案不应该等同于评估档案，它只能作为评估档案的基础，尽可能涵盖评估标准中列出的各细则要求，为包括图书馆评估在内的各项评估检查工作服务。

（3）编写文件目录时，注意主题词的选择使用。为方便评估时对综合档案的利用，除注意按评估标准保证文件的完整、齐全外，尤其在编写文件目录时，尽可能使用评估细则中提及的材料名称，突出重点，准确概括，便于查找使用；有的重要数据、重要问题，在卷内目录应注明，主题词不符合档案制度对题名规定的，可在备注中标注，让使用者查阅目录时能很快注意到要找的目标。一些经常利用的重要文献可进行备份，单独存放，便于提取。[3]

（4）注重电子文档的保存以及纸质文档的数字化处理。以前，人们通常将图书馆自动化、网络化等看作是图书馆现代化的主要内容，但随着近几年图书馆自动化和网络化建设的普及和提高，其在评估工作中的重要性已有所降低，而数字化建设的重要性和分值大大增强。数字化图书馆已成为图书馆现代化发展的大方向，作为图书馆工作基础的档案管理必须与时俱进。首先要解决的就是电子文件的保存问题，笔者认为在形成阶段就应首先考虑电子文件的形成目的和意图，并对工作文档进行有效筛选，看是否有保存价值、是否是最后定稿等，这在很大程度上就决定了电子档案的质量。其次需要制定电子文档指导性的保存原则或指南。与纸质档案相对应，以纸质档案的归档范围为依据，同时作为纸质档案的补充，保存普通文件电子稿及无法打印出来、只能以电子形式加以利用的文件。关于纸质档案数字化问题，笔者认为应对一些需永久保存的文档、重要文档以及利用率高但无电子稿的档案进行数字化，以促进方便利用。

2 人员和谐——馆领导、中层干部与专职档案管理员三者之间的和谐

我馆目前建立的是以综合档案室为中心的全馆档案管理网络，各部门均配备了以部门副主任为主的兼职档案员，档案管理工作实现以“馆领导—专职档案管理员—各部门副主任”为网络的分级管理责任制。馆领导负责对日常工作进行指导；专职档案管理员具体负责档案的整理归档；各部门副主任负责收集本部门日常工作中形成的各种原始资料。[4]三者通过指导、沟通与协作共同促进我馆档案工作的和谐发展。

2.1 各级领导对档案管理的重视是工作开展的有力保障

2.1.1 馆领导重视

自2007年我馆新馆开馆以来，在馆领导的带动下，多项促进档案管理的举措得以实施。一是加强图书馆档案管理制度化建设，包括设立了专职档案管理员，建立了综合档案室并配齐相应设备，修订了《厦门市图书馆档案管理制度》等；二是制定切实可行的档案管理工作规范，包括设立三级图书馆档案管理网络、统一业务文件格式等；三是经常与档案管理员沟通，过问、了解档案工作动态，指导解决档案工作中出现的问题；四是提出以评估指导档案工作的管理理念及建议。在馆领导的重视和指导下，我馆已逐步建成科学、规范的档案管理和完整齐全的档案材料，这是搞好图书馆评估的基础和依据，档案资料在图书馆评估和日常工作中的作用日渐凸显。

2.1.2 中层干部重视

图书馆的中层干部上承馆领导的决策和指示，下启各部门内部岗位和人员管理的各个环节，他们既是管理者，又是被领导者；既是具体工作的参与或操作者，又是馆里各部门具体工作目标的实施者。工作做的好与不好，某种程度上取决于中层干部。中层干部的主动意识和工作责任心直接影响着工作的深入与发展。[2]2009年，我馆档案试行以评估标准为依据的归档整理方法，中层干部按照档案制度要求收集整理本部门工作资料，随时与档案管理员沟通、核对所需佐证材料及相关数据，并按评估标准撰写情况说明、统计分析、编制各类数据统计表，为档案管理工作的顺利实施奠定了基础。

2.2 专职档案员是图书馆档案管理和谐规范的必备条件

如何将收集的资料按归档要求整理成档案，这是档案管理人员的工作。档案人员要按归档原则、归档范围、归档时间、归档程序、归档价值进行分类、立卷。[4]各图书馆可根据本单位实际情况确立归档内容和归档范围。如我馆目前试行的以图书馆评估标准为依据的归档方法，对专职档案员提出了更高的要求，除了具备扎实的档案专业知识，还应定期接受统一的培训、继续教育，不断更新知识。同时加强图书馆业务学习，只有具备扎实的图书馆业务基础，才能对移交材料进行全面审视，查漏补缺。在这里关于和谐，笔者着重要强调的一点是专职档案员还要具备良好的协调沟通能力。档案工作比较平凡、琐碎，容易使人产生厌烦心理，不像其他业务工作，短期内就能见明显实效，它注重的是资料的历史性、连续性以及作用的长效性。因此长期以来多数图书馆人都认为图书馆只要做好读者服务工作就行，档案工作无关紧要。庆幸的是随着图书馆评估，文明馆、巾帼岗的评比以及举办展览等业务工作的深入开展，各业务部门逐渐认识到了档案的重要性。这就要求档案管理人员应审时度势，抓住时机，找机会不断宣传档案的重要性和必要性，积极主动与业务部门进行沟通交流，及时总结归纳档案工作中存在的问题。