浅析酒店业采购成本的控制与管理

2010-10-09北京东方世纪骑士度假村管理有限公司徐敏

财经界(学术版) 2010年18期

北京东方世纪骑士度假村管理有限公司徐敏

酒店业经营的目的是为了盈利，要想降低成本，增加收益，就必然要做好成本控制。在成本控制的整个管理系统中，最重要的要做好采购成本控制这一环节。因此，采购成本控制的好坏直接关系到一个酒店的经营业绩。采购成本下降不仅体现在酒店现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及酒店竞争力的增强。由于材料成本占营业成本的比例很高，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个酒店不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。

一、酒店成本控制的概述

1、酒店成本控制的意义

酒店的成本指的是酒店经营过程中向客人提供劳务所产生的各项费用支出的总和。成本控制就是酒店在经营过程中财务部门对所产生的成本费用进行的管理工作。

在酒店经营中，随着超额利润的消失，酒店业进入微利时代，尤其是在2008年金融危机爆发之后，从金融界一路波及到实业界，酒店业作为与金融实体关系密切的产业，也深受影响。不论是消费旅游还是商旅出行的人们都压紧开支，使得在这条产业链条上的酒店业切实感受到了经济的寒冬。因此，加强酒店成本控制管理，势在必行。

2、酒店成本控制内容、方法

酒店成本一般包括:客房成本、餐饮成本和工程成本;按照原材料进入酒店的先后又分为采购成本、加工成本、人力成本和能源成本。成本控制的具体内容也就涵盖以上几个方面。

采购作为酒店经营管理的第一环，要做到货比三家，使得供货商形成有效的竞争机制，这样也可有效降低采购成本和储存成本。降低采购成本环节涉及到采购原料、供货商、采购时间以及采购数量的问题，从成本管理角度看，关键是采购时间和数量的问题。大批量采购时，价格较便宜，但库存量加大，导致库存成本增大。微量采购虽然可以节约库存成本，但又会增大原料购买次数和购买过程中的成本，使得采购成本与库存成本负相关，此消彼长。因此，必须权衡利弊，使库存成本与采购成本达到最低。

二、酒店业采购成本控制与管理存在的问题

1、酒店业对财务管理在成本控制中所占的重要地位认识不够，没有设置相应的管理机构

财务管理在成本控制管理过程中起着很大的作有，但在当前，多数酒店对财务管理在成本控制管理中的地位认识不够，一些酒店根本就没有设财务总监，有财务总监的，但没有领导权限，只是作为部门经理，这样就失去了财务总监（或者部门经理）对各部门费用支出的监督协调作用，无法有效控制各部门费用支出的成本控制。另外，多数酒店也没有设置专门的采购部门或者财务总监（或者财务部）对其没有监管权力，无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应，不能对酒店的成本进行有效控制和监督。

2、采购成本控制体系不完善

控制采购成本对酒店的经营业绩很重要，但目前，我国许多国内酒店业从申请采购、入库到付款以及领料使用的整个体系过程中缺乏完善的采购成本控制体系，在整个采购体系的经营过程中存在很多漏洞，由于没有完善的采购管理制度，滋长了酒店采购人员不良的贪污行为，无法杜绝采购人员的暗箱操作，给企业增加了采购成本。

3、没有制定科学合理的采购成本预算

许多国内的酒店业在制定成本预算指标时，不能结合企业的实际情况，只是走形式，为了编而编，完全跟实际脱节，使得成本预算不科学、不合理。

4、财务监督力度不够

酒店业财务部门对采购人员审查力度不够，或收受了采购人员的好处，通常对采购成本的高低不会过问，只要符合手续，照单付款。

5、采购人员素质不高

目前在国内许多酒店业的采购人员素质不高，缺乏严格的市场调查，采购信息渠道不畅，缺乏责任心，不能严格执行采购制度，采购时不能做到货比三家，对季节上的差价、时令上的差价不能准确掌握，加大了采购成本。

三、酒店业采购成本控制与管理存在问题的改进建议

1、提高财务管理在成本控制中的重要地位，建立科学的财务核算控制体系

财务管理在成本控制中起着很大的作有，企业领导应当重视财务管理在成本控制中的重要地位。企业还应当设置财务总监，全力做好酒店采购成本的控制。为了充分发挥财务部门的监督力度，发挥其对部门之间的协调作用，将采购归到财务部，由财务总监直接分管，并给予财务总监领导权限，使其参与酒店的管理和决策。财务部对申请采购、入库到付款以及领料使用的整个体系过程的进行监督和控制；财务部又由财务总监直接分管，这样便于财务总监及时了解市场行情，降低酒店的经营成本，及时调整采购的品种及其比重，防止滥用资金和积压物资。

2、完善酒店业的采购成本控制体系

控制采购成本对酒店的经营业绩很重要，酒店业应加大对采购成本的控制力度。加强对申请采购、入库到付款以及领料使用的整个体系过程的控制，完善采购管理制度，确定采购流程，明确相关部门的责任和关系，规定物料采购的申请人、授权人的权限，做好采购的方式、报价和价格审批等工作。比如，在采购管理制度中，应明确规定采购人员在采购前一定要询好价格，做到货比三家，对所选用的供应商进行比较对比，选用性价比高的供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；为了避免采购人员的暗箱操作，采购管理制度还应当规定，当采购物资价格超过一定数额时要附上书面报告等等，以供财务部门审核。

3、制定科学的成本预算

预算是成本控制的关键。前面也反复强调，在成本控制的整个管理系统中，最重要的要做好采购成本控制这一环节，所以要强调采购成本的预算，更要结合酒店的实际有针对的做好采购成本预算，并严格执行预算指标，采购成本控制才能真正起作用。预算要针对酒店的实际制定在可控的范围内，要科学、要合理。

4、加强财务部门的监督力度

加强财务部门的监督力度，杜绝财务人员收受采购人员的好处。对不合理的采购要严格执行采购管理制度。财务部门应严格审查采购物资价格的合理性，即使对手续齐全的凭证，也应严格审查是否超出预算，对物品的领用也应严格审核。采购人员应严格执行采购管理制度，不按制度执行的，财务部门有权不予报销。比如，采购制度严格规定，采购时必然为两个人或以上共同经手，决不能单独或一人经手，当在报销中发现经手人只有一个时，财务部门可以不予报销。另外，酒店还应指派专门的验货人员，对每次采购物料价格、质量、数量（重量）进行监督，验货人员应当归财务部门管理，并给予一定的权力。特别强调的是，对于采购资金的管理，财务部门更应监督采购人员合理利用采购资金，对每笔采购资金的使用应严格审查，审核各部门的设备，物资采购计划和酒店开支计划，维护酒店经济利益。