李 朋

(湘潭大学,湖南湘潭 411105)

加强地方科学基金申报组织与过程管理的质量控制

李 朋

(湘潭大学,湖南湘潭 411105)

结合工作实践,分析地方科学基金从申报到结题各环节存在的问题,并从加强地方科学基金项目过程管理的角度,系统地提出提高地方科学基金项目研究质量的管理方法,旨在进一步改善高校的科研条件,提高科研水平和服务区域经济发展、社会进步的能力。

地方科学基金;过程管理;自然科学基金;项目申报

1993年湖南省设立了省自然科学基金 (以下简称省自科基金),资助自然科学基础研究和部分应用研究,发现和培养人才,促进科学技术进步,为湖南省科技、经济和社会发展提供技术、人才储备。2004年,湖南省自科基金增设联合基金,扩大资助率,加快基础研究的开展,稳定基础研究的人才队伍。2009年,湖南省自然科学基金委员会 (简称基金委)为鼓励驻潭高等院校、科研院所围绕湘潭经济、社会发展的重大关键技术和共性技术开展应用技术基础研究,设立了湖南省自然科学基金——湘潭联合基金 (简称省市联合基金)。同年修改自科基金管理办法和经费管理办法。

地方科学基金承担着打基础、出成果和培养人才的任务,具有承上启下的重要作用,是我国科学基金体系的重要组成部分。高校承担科学基金项目的多少,在很大程度上反映了该校基础研究实力和学术水平[1]。所以在长株潭一体化进程中,在地方科学基金项目形式不断丰富,规章制度更加完善的良好条件下,如何做好地方科学基金项目的科研管理工作,发现和培养人才,促进地方科技、经济和社会的发展是各高校、研究机构都要思考的一个重要问题。本文分析了地方科学基金从申报到结题各环节存在的问题,对如何提高地方科学基金项目研究质量作初步探讨。

一、前期精心培养,提高申报项目质量

(一)项目申请前科研工作者必作的三点准备

基金申请的功夫在申请书之外,把握方向是关键,追求创新是要点,预研积累是基础。因此,我们建议科研工作者在项目申请前完成三点准备,确保申请书的质量。

1.要充分读书

这里有两个方面的要求,一是要逐字逐句地研读每年的项目申请指南和一些相关注意事项,了解地方科学基金的项目类型、资助力度、对申请者资质要求以及优先资助方向等信息;二是要充分浏览主要文献,对自己选定的课题在学术方面有总体的把握。如果项目申请者对这两个方面的理解和思考是清晰的、明确的,那么基金申请就有了良好的开端。

2.要出席会议、走访专家

在科研工作者不断地对自己的专业领域深入研究的同时,我们建议科研人员积极参加相关学术会议,走访领域专家。通过交流讨论激发出创新的火花。科研人员在所从事的学科领域或研究方向上提出有创意的、独树一帜的学术思路、学术观点是学术准备的起始点[2]。这不仅要求科研人员事先对专业前沿动态、学术思想非常熟悉,更要求科研人员积极地与领域专家讨论,交流思想,以开阔思路,激发创新思维。

3.要组织队伍,预先研究

当科研人员做好了上面两点又有了创新性的课题时,就要组建团队,试做初步工作了。在组建队伍时既注重高层人员的组合,又要注重培养研究生,结合学科建设组织科研创新团队。队伍建好之后,就要开展小组讨论,确定预定方案、技术路线,开展预先研究。在研究中修正技术路线,找到解决问题的最好方法和途径。

从分析往年申报项目的落选原因看,项目的预研程度与申报质量有着十分密切的关系,“预研”不充分、研究基础不完善、缺乏工作积累、研究力量有待加强等是项目落选的重要因素。因此,申报基金项目必须注重“预研”工作。只有广泛查阅了国内外相关学科的研究资料和文献,进行了充分的前期研究工作,具有一定的工作积累,在相关的学术刊物上发表了一定数量的研究论文,使本学科及相关学科内的同行专家对自己的研究工作有一定的认识和了解,才能提高申报自然科学基金项目的获准率。

(二)前期申报科技处必做的两点准备工作

1.加强宣传力度,提高认识

地方科学基金的竞争虽不如国家自科基金那样激烈,但是稀缺的地方基金在促进高校学科建设发展,培养青年教师快速成长,促进研究团队的形成,提升高校创新能力和服务于地方经济能力等方面发挥着重要作用。所以,科技处应以对待国家自科基金的态度对待地方基金的管理工作,以饱满的热情宣传地方基金申报的相关政策。同时根据省基金办发布的基金项目申报指南和各学校限额申报数,结合本单位的实际情况,制订详细的申报计划,科学分配申报名额。

2.采取行之有效的措施,提高申报质量

首先,支持学科交叉项目和探索性前沿项目研究。学科间相互渗透和交叉、碰撞所产生的火花是科学发展的驱动力之一,也是许多创新性科学论点与方法产生的源泉。此类项目的开展对于学科建设、优化学科方向、培养复合型人才有着重要的意义。

其次,发挥自身优势,选准项目申报。一个学校里各个学科的科研力量发展是不平衡的。在项目申报时必须首先保证能够体现学科优势、学科特色的项目组织好,以此为重点形成拳头项目。作为基金管理人员,要熟悉本单位的研究力量优势所在,有针对性地分配申报名额,把有较强竞争力的项目申报出来。在组织项目申报时,按照“抓重点、保一般,促新的生长点”的原则,尽可能地发挥地方高校的重点实验室、重点学科、重点研究机构的优势,始终把它们作为申报基金项目的主力军。只有抓住优势,体现特色,才能获得较多的立项项目。

(三)建立严格的院校两级预审制度,严把质量关

1.学院预审

项目申请人撰写好项目申请书之后将申请书提交到各学院学术委员会,学院组织预审。学院委员会负责审查项目的立题、方案的可行性,严格把好大方向,并关注细节,防止弄虚作假。学院科研秘书负责对学院学术委员会确定上报的项目形式审查。

2.科技处审查

项目申请时,申请者经常将注意力集中在申请书本身的内容上,而忽视了形式上的要求,科研管理部门对申请书的形式审查,可以说是对申报工作的“最后把关”。针对申请指南及管理办法中提到的申请要求,结合往年在形式检查中出现的各种问题,制定详细的基金项目形式审查要点发给申请人员,并要求学院科研秘书进行初审。申请书上报前由科技处集中对全部申请书进行逐份形式审查,重点针对填写规范、人员信息、经费预算等进行核查,保证了申请书的质量。最后将科技处形式审查通过的项目申请书提交校学术委员会评审,确定最终上报到省基金办的项目。通过院校两层把关,保证了申请书的质量,大大提高了立项率。

二、中期管理是保证项目实施质量的重要环节

科研项目中期管理,是指对项目研究阶段进行的管理。中期管理处于科技课题的实施阶段,又称为实施管理[3]。它在项目管理的生命周期中处于极为重要的地位。通过基金项目的中期管理,对基金项目进展作好切实检查,确切了解其完成质量及进展情况,及时了解影响进展的原因,以便在管理方面及时调整,促进课题保质保量完成,真正发挥高校科技管理部门对科研课题的保障、支持与监督职能,同时也保证了课题在执行过程中的质量控制,提高基金的投入绩效。

(一)按照项目合同书严格开展项目年度检查

省自然科学基金项目获得立项后,都要签订项目合同书。项目合同书涉及项目的研究内容、技术路线、社会和经济效益及推广应用前景、研究经费的使用、时间及进度安排、项目组成员情况等几个方面。项目合同书的签订就落实了项目负责人对基金项目的策划、资金使用、项目实施和项目成果管理负全责的项目管理制度。科技处凭基金项目合同书开展项目年度检查就有章可循、有法可依。在实行项目年度检查制度时,要重点关注的内容包括项目进度、是否按项目合同书所预计的时间进行、经费使用情况、下一步要做些什么工作、项目进行过程中有无困难需要管理部门协调解决等。由于近年来学校承担的各级各类科研项目不断增多,所以在人力、时间有限的情况下,对项目检查要实行项目分类管理。将重点项目与一般项目分开,管理上各有侧重。对重点项目的检查,要以科技处专门检查为主,充分利用校内专家资源,统一组织中期汇报及评价会;对一般项目的检查,以项目负责人自查为主,由各学院主管科研的副院长组织项目负责人以讨论形式,集思广益后上交进展报告和讨论记录。科技处对项目检查结果进行分析,针对项目中存在的问题开展整改。

(二)经费管理要实现专款专用,提高基金投入绩效

经费管理的好坏,与能否有效地调动科研人员的积极性,充分发挥他们的潜能,与能否创造有价值的成果关系十分密切。如何有效地利用经费,是项目中期管理的重要环节。首先,需要加强各职能部门的协作。科技处要与财务处、资产处、审计处通力合作,共同管理好基金项目经费,提高基金投入绩效。财务处建立各基金项目经费的单独财务账号,做到专款专用,并按照项目合同书对经费的分配比例进行掌握,使各项开支基本符合项目预算。资产处、审计处加强对项目负责人使用项目经费购买实验设备的论证和审计工作。其次,发挥经费管理的约束功能,建立严格的报账审批制度。从基金项目经费中开支须经项目负责人签字,财务处专职会计审核后方可报账。通过对经费使用的总额与用途进行核查,可以了解项目的研究状况,能够及时发现项目研究中出现的问题,可以及时与项目负责人沟通,解决项目研究中的问题,防患于未然。

(三)加强科研项目的档案管理

由于地方高校科研任务的承担者主要是一些教学单位,因此科研项目管理多由学校科研处直接进行,科研档案管理也由科研处直接负责,从科研项目的准备阶段就必须做好档案的归档和管理工作。科研项目档案有其特殊性,即科研项目档案由于其时间跨度长,档案材料多,档案材料形式多样,一般采用档案盒和档案袋进行归档保存。科研处应将科研项目的完整档案移交保密条件更好的学校综合档案室。考虑到项目完成后的成果推广和成果报奖的时间延续。建议以五年为一个时间界限,即在科研项目完成五年后再将科研项目的完整档案移交学校综合档案室。

三、加强结题管理及后期成果跟踪促进科研效益提高

结题及后期管理往往是目前项目管理中普遍存在的薄弱环节。结题管理工作是项目全过程管理的重要组成部分,是推进项目绩效考核工作的重要保证。项目的申请、实施、结题是一个有机整体,项目结题和项目申请应受到同样高度的重视[4]。做好项目顺利结题,认真开展后期项目成果管理,关系到项目后继研究的深入和国家自然科学基金的成功申请。

项目负责人及时总结科研成果,按时高效完成项目任务。在中期进展顺利的基础上,基金项目负责人要按时高效地完成项目合同任务。在项目结题阶段,项目负责人积极整理自己课题组的科研成果,认真填写项目结题验收报告。填写结题报告时,项目负责人必须实事求是,本着严谨、严肃的态度组织材料,杜绝捏造实验数据、编造结果和经费决算等学术不端行为。

科技处要严把质量关,做好项目成果评估制度。学校科技处是项目管理的重要部门,在项目结题阶段必须对项目负责人提交的项目验收报告严格把关,认真审查。今年新修订的湖南省自然科学基金管理办法对项目结题给出了新的管理办法。项目要按照合同任务结题,完成合同任务就可以结题。同时,省基金委细化了项目结题制度,给出了项目结题的最低要求。科技处要按照基金委的规定做好项目结题报告的审查。同时做好结题管理中的总结提炼,对结题项目研究结果的科学意义、实用价值、社会经济效益、论文的发表或专著的出版以及被引用情况、人才培养情况等进行评估,以确定该项目是否值得后续深入研究,或是否形成一个成果。对结题手续办理时发现比原计划有重大进展或新的苗头时,采取措施加以支持,组织并推荐申报国家级项目和报奖。

四、结束语

省级自然科学基金反映了高校开展应用基础研究,服务地方经济的能力,是高校科研经费不可或缺的组成部分,对高校的发展也起了积极关键的作用。近年来,科研人员的申报热情逐年递增,竞争越来越激烈。在激烈的竞争中,高等院校应加强自身的科研管理建设,提高科研管理水平,创造优越的科研条件,重视基金项目的申报工作,加强深化项目过程管理,从而为本省的经济发展和社会进步作出贡献。

[1]郑咏梅.制度、意识、素质:地方科学基金结题管理的三个维度[J].科学管理研究,2009,27(1):46-50.

[2]车成卫.国家自然科学基金申请书撰写:准备工作[J].科技导报.2009,27(1):112.

[3]韩薇,黄浩杰,吴咏梅.浅谈高等院校中省级自然科学基金的管理工作[J].科技信息,2009,(13):21-21.

[4]邵晶晶,魏永祥.加强国际自然科学基金申报组织与过程管理的质量控制[J].中国科学基金,2007,(2):113-116.

Enhancement on Quality Control of Application and ProcessManagement of Local Natural Science Foundation

L I Peng
(Xiangtan University,Xiangtan 411105,China)

On the basis ofwork practice,this paper analyzes the problems of the local Science Foundation from beginning to end. The authormakes a discussion on how to improve the quality of the local Science Foundation and on how to strengthen of local Science Fund Project ProcessManagement in order to further improve the research condition,enhance the research level and promote regional economic development and social progress.

local science foundation;processmanagement;natural science foundation;projict application

C939

A

1001-7836(2010)05-0015-03

(责任编辑:孙大力)

2010-01-09

湖南省科技厅计划项目(2008FJ3094)

李朋 (1980-),男,山东临沂人,科技处科员,硕士,从事科研管理研究。