李 爽朱 静

（1.黑龙江商业职业学院 黑龙江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157011）

加强学院评估档案管理为教学发展服务

李 爽1朱 静2

（1.黑龙江商业职业学院 黑龙江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157011）

学院档案是学院人才培养工作水平评估的重点，本文就如何抓住评估的机遇加快学院档案工作发展步伐，促进学院档案工作的有效管理，更好地服务于教育教学工作，为学院培养合格人才做出应有的贡献提出建议。

学院评估档案 教学发展 服务

为了促进教学工作，检验教学质量，提高教学水平，国家教育部专家组对学院人才培养工作水平进行评估。开展评估工作是贯彻落实科学发展观，提高教育教学质量的需要。开展评估活动将促进学院的建设、改革、发展，使学院各项工作迈上新台阶。

学院档案是学院人才培养工作水平进行评估的重点，如何抓住评估的机遇加快学院档案工作发展步伐，促进学院档案工作的有效管理，更好地服务于教育教学工作，为学院培养大批合格的人才做出应有的贡献是学院档案管理工作的新课题。

一、提高认识，加强档案管理经费投入

人才培养工作水平评估是根据一定的教育目标，通过系统地收集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行科学分析，对学院办学水平和教育质量作出评价，为学院改进工作、开展教育改革和教育管理部门改善宏观管理提供依据。这既是对学院整个工作的全面检查，改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。评估的结果将直接影响学院的声誉和地位，关系学院的命运和前途。虽然学院档案室不是教学管理部门，在评估准备过程中不是主导科室，但我们必须对即将到来的评估工作给予高度重视。在评估指标体系的项目中，需要有足够的文件材料作为支撑。这些文件主要就是学院在教学以及有关活动中产生的档案。随着学院人才培养水平工作评估的制度化，学院对档案的关注将进一步得到提高。评估工作对档案工作的需要，使学院领导对档案管理工作给予了高度重视和支持，学院在办学经费较为紧张的情况下，仍投入部分资金用于档案室建设，实现了学院档案室软硬件的提档升级和管理手段的现代化。

二、以评估为契机，提高档案管理水平

在学院评估过程中，学院档案作为评估的基础和依据，其作用越来越大。因为学院工作情况需要大量的统计数据、文字说明和其它载体（声像、实物等）加以展现，离开学院档案谈学院评估，将无法具体体现教育教学所取得的成果，没有档案，就无法进行有效的评估。通过评估实践我们体会到，凡是经历过评估的学院，都感到档案对评估结果的作用很大，或由于档案完整、准确而得到好评，或由于档案不全而失分。人才培养工作水平评估对学院档案工作的影响主要体现在以下几个方面：

1.通过评估，使学院领导更加认识到了档案工作的重要性。前些年，由于对档案工作缺乏认识以及条件限制，学院没有给予档案工作足够的重视和支持，档案室办公条件极其简陋。在大家眼里，和教学部门相比，档案部门是一个无足轻重的岗位，档案人员基本上是不具备专业知识的人员，档案信息的存储检索设备也非常落后，这些都严重影响了学院档案部门的信息服务能力。评估工作使学院领导站在一个全新的角度审视新形势下的档案工作，充分认识到学院档案工作是学院工作的重要基础工作之一，它体现着学院管理水平的高低，必须把档案纳入学院整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，加大对档案建设的投入。学院在布置、检查、总结、验收各项评估准备工作的同时，也将档案工作纳入其中。因此，档案管理工作只有得到重视，才能更好地为教学、科研以及其它各项工作服务，才能在学院接受评估时发挥应有的作用。

2.通过评估，教职员工的档案意识得到了提高。在日常工作中，档案人员常遇到的问题是文件材料收集难，档案不齐全完整，从而造成案卷质量不能达到要求。究其原因，主要是学院各部门档案意识的薄弱，一些反映本部门主要职能活动、对今后工作具有查考利用价值的材料或存放在本部门，或在个人手中，不能按时归档。人才培养工作水平评估涉及到学校的方方面面，要求各方面的档案都应当是齐全完备的，一些老师或教学管理人员平时干了大量的工作，而且干得十分出色，但在教育教学评估这种特殊的检查中，有的却拿不出证明工作成绩的档案材料来，有的虽然有材料，但材料杂乱无章，不能及时提供利用，这都将对他们的工作成绩带来影响，还可能挫伤教职工工作的积极性，同时档案材料的多少和水平高低体现了一个单位的管理水平。因此，迎评过程中的档案建设需要各方面各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识了解，所以评估对人们的档案意识的影响是十分广泛的。

3.通过评估，学院各部门的档案建设普遍得到加强。教学档案是在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学院教学工作的全貌，是衡量学院教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。虽然“教学档案”在评估指标体系中没有单独设立条目，但评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现。因此，无论教学评估工作程序、指标体系、组织机构如何确定，最终都将凭借对大量档案材料所进行的综合分析，才能对被评单位形成一个客观、公正、全面的评价。

学院各部门档案管理工作制度不够健全，档案材料都是兼职人员管理，工作繁忙，并且由于教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，部分人员不愿意从事这项工作，同时对业务不熟悉，这都给教学档案管理带来了不利影响，在工作中出现一些漏洞，如：有些人需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅从不登记；自己不妥善保管也不及时归还；相当一部分教学档案材料散失于个人手中。因此教学档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。现在，开展评估活动，促使学院各部门教学档案管理工作开始走上了制度化、科学化、规范化的轨道。学院各部门以评估指标为指针，确定了教学档案的内容，主要包括教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等。同时加强了档案资料的管理，制定了相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等都做出了明确的规定，对学院各部门教学档案管理人员提出了明确的工作目标和工作要求。教学档案管理责任制的制定，使学院所有教师都承担了一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期的移交档案管理人员，经档案管理人员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存好。只有在日常教学和管理工作中做好教学档案的收集和整理工作，充分发挥教学档案的作用，才能进一步提高学院的办学质量和办学效益，才能使学院教学评估工作顺利进行。

4.通过评估工作，将强化学院档案部门的服务意识。档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，档案的作用也在利用中产生和发挥。在教育部的评估活动中，由于评估专家考察评估时间有限，要想掌握学院工作的动态运行情况必须查阅大量的档案资料。因此，学院档案部门必须方便快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。如今，学院档案部门在职能上已从传统的管理型向服务型转变，围绕学院的教育教学工作，为学院领导科学决策，为学院教学、科研、为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。并在实践中大力开发馆藏档案信息资源，不断拓展服务领域，深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能。学院档案工作人员深深体会到，只有抓住服务这个根本，档案工作才有市场、有价值、有地位，才会充满生机活力，才能充分发挥出档案应有的作用。

人才培养工作水平评估的开展为学院档案工作提供了良好的发展机遇，学院档案部门要利用评估促建的强大助推力，配合评估，改进工作，以新的理念、新的姿态、新的水平更好地服务于教学，更好地服务学院各项工作。