任 爽 杜延云

（黑龙江省八五三农场 黑龙江 红兴隆 155630）

浅谈房地产档案的信息化管理

任 爽 杜延云

（黑龙江省八五三农场 黑龙江 红兴隆 155630）

近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，档案信息作为“信息链”中的重要一环，在经济发展和社会进步中处于重要地位。新时期房地产档案工作由原来的封闭型、管理型、被动型向开放型、科技型和主动型转变，如何适应档案工作转型的需要，促进房地产事业健康发展，加强房地产档案的信息化管理是亟待解决的一个重要课题。

一、信息技术在房地产档案管理中的作用

房地产档案是政府职能部门在依法对房地产所有权、使用权及相关权利进行登记，确认和规范管理活动中长期形成的，能反映权利人、房屋自然状况及土地使用情况的演变及现状，具有历史资料和法律凭证的双重价值。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，房地产档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

二、如何搞好房地产档案的信息化管理

（一）提高档案管理的现代化意识

房地产档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把房地产档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。一是树立开放搞活观念。现在的通信手段日新月异，房地产档案管理部门应利用计算机网络加强房地产档案的管理，这对增强全社会的房地产档案意识，开拓房地产市场，构建房地产市场信用体系必将产生积极作用。同时，最大限度地挖掘档案馆（室）贮存的房地产信息，使“死信息”变成“活资源”，对优化房地产资源，盘活房地产存量资产，更大地发挥房地产档案信息的作用都是十分有利的。二是树立信息时效观念。知识经济时代，时间就是效益，效率也是效益。一个房地产档案信息，运用及时，就会产生巨大的社会和经济效益。因此，增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

（二）增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。房地产档案工作者应树立强烈的知识产权保护观念。我国已经加入WTO，签署了一系列知识产权保护协议，对知识产权的保护工作已经逐步与世界接轨，新的形势要求房地产档案工作者必须知法、懂法、守法，有较强的法律意识。在对房地产档案信息的发布和传播时，把国家、民族和集体的利益放在首位，注意保守国家机密，不以小利忘大义，在开发和利用房地产档案信息资源时，要注意保护用户的利益，防止造成不应有的损失。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对房地产档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好数字档案的及时备份与维护工作，要正确处理好数字档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

（三）完善管理人员的专业素质

知识经济是一种能力经济，具有掌握知识能力的人才成了第一资源。房地产档案工作“四化”的发展方向即：电子计算机化、信息传递网络化、贮存缩微化、复制自动化，对房地产档案工作者自身素质提出了更高的要求。这就需要培养一支专业化干部队伍。管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及房地产档案管理软件知识的学习，掌握丰富的档案专业知识和理论，掌握房地产发展的前沿动态，掌握现代化的技术手段，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于房地产档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要牢固树立房地产档案工作为社会主义现代化建设服务，为社会主义市场经济服务，为房地产事业健康发展服务、为人民群众服务的思想，才能与时俱进，开拓创新，在实际工作中实践“三个代表”重要思想。

（四）强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。房产部门及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究房地产档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化房地产档案管理意识，要根据社会公民对房地产档案工作的需求，制定房地产档案管理工作发展规划，备好房地产档案管理工作所需的软、硬件，建立健全房地产档案管理工作的各项规章制度，使房地产档案工作有章可循。

总之，房地产档案管理现代化建设对实现房产部门信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。房地产档案管理人员要积极创造条件，尽快实现房地产档案管理的信息化，实现房地产的档案管理的根本变革。