浅谈如何加强对事业单位档案室建设工程的监督与指导

2010-08-15刘天群

黑龙江史志 2010年5期

关键词：档案法档案室建设工程

刘天群

（杜蒙交通黑龙江大庆 166200）

浅谈如何加强对事业单位档案室建设工程的监督与指导

刘天群

（杜蒙交通黑龙江大庆 166200）

在新时期做好事业单位档案室建设工程是最关键的，这是因为各级事业单位所产生的档案有着极其重要的价值，同时，由于事业单位在社会上的地位的重要性、也对其他单位的档案工作产生着重大影响。因此，搞好事业单位的档案工作，能够带动和促进其他单位的档案工作。下面，本文拟就如何加强对事业单位档案室建设工程的监督与指导，谈谈自己的认识。

事业单位档案室监督指导

1.新时期建设事业单位档案室建设工程的要求

具体要求为：①加强档案的科学管理。②确保每年按时向档案馆移交应进馆档案和应进馆档案机读目录。③按时交送现行公开文件。④积极主动为领导机关和基层单位提供档案信息。

2.做好事业单位档案室建设工程的措施

对照验收标准所规定的各项指标，可以明显感觉到目前大多数事业单位，特别是档案工作相对落后的市、县、区的事业单位，要做的工作还很多，除了资金的投入外，事业单位档案基础业务建设、领导人的档案意识、档案人员素质等都还有待加强和提高。这些主客观因素的存在给事业单位档案室建设工程带来重重阻碍，要使这些问题得到解决，势必要进一步加强对事业单位档案工作的监督与指导，并重点做好以下几方面的工作：

2.1 继续加强对《档案法》的宣传。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是开展档案工作的法律依据。虽然《档案法》的颁布实施已有十多年，但党政机关中以各种借口而违法的现象并不罕见。而最令人感到痛心的是目前还有不少地方政府没有按照《档案法》的规定将档案事业列入当地社会发展规划，使档案工作长期处于政府规划外，严重影响了档案事业的发展。可见，加强《档案法》的宣传仍然是搞好档案工作的头等大事。在事业单位档案室建设工程中，《档案法》宣传的重点对象不是普通工作人员，而恰恰应该是各事业单位的领导人，如果他们的档案意识不提高，要想做好机关档案室建设工作，势必事倍功半。

2.2 建立有效约档案工作监督检查机制。在如何对事业单位档案工作建设有效监督检查机制方面，笔者认为应采取以下几种方式：一是与人大、政府有关部门进行联合执法检查，通过多方力量强化执法检查力度，扩大社会影响力，使违反《档案法》的案件查处得到多方面的参与和支持；二是建立年检制度，并通过年检及时发现党政机关档案工作中存在的普遍问题并加以解决。

2.3 把握发展趋势，找准重点。在事业单位档案室建设工作中把握好事业档案工作发展趋势，找准事业档案工作中的难点重点，是事业单位档案室建设工程成败的关键。随着政务公开、信息化技术的发展以及《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的实施，笔者认为目前事业单位档案室建设工程的重点，应当是档案信息资源的开发利用。

2.3.1 虽然《规则》的实施和档案工作中大量高科技手段的应用为事业机关档案信息资源的开发利用提供了有利的条件，但目前许多单位这方面的工作还做得很不够，有的甚至根本就没有开展这方面的工作。如果任由这种现状存在下去、对事业档案工作乃至整个档案系统的健康发展，是十分不利的，因此，建立以利用为重心的机关档案工作思路，是一件十分迫切的事。

2.3.2 事业单位档案信息资源开发的重要性。事业单位档案信息资源的开发利用，无论对事业工作还是事业档案工作，都具有十分重要的作用，主要体现在以下五个方面：

（1）机关档案信息资源的开发利用，是充分实现档案价值的重要手段。众所周知，档案的保存价值最终是由档案的查考利用价值体现出来的，长期以来档案工作中存在的重保管、轻利用的现象，严重影响档案价值的发挥，并且也是许多单位档案工作得不到重视的原因之一。另外，档案信息资源中的许多信息有很强的时效性，因此，越早对档案信息资源进行开发，就能使它发挥更多的作用。

（2）做好档案信息资源开发利用工作、是争取档案工作在事业单位工作中得以重视的重要途径。档案工作是服务性的工作，事业单位档案工作的任务，除对档案进行整理、保管外，更重要的是利用档案为事业单位工作服务。而这种服务的主动性和有效性，直接影响到单位对档案工作的重视程度。因此，只有变被动服务为主动服务，并有所准备，有所预见，才能使档案工作真正在事业单位工作中发挥应有的作用，才能使档案工作赢得重视，而做好档案信息资源的开发利用工作，则是提供有效服务的基础。

（3）事业单位档案信息资源的开发，是档案馆档案信息资源开发的基础。事业单位档案信息资源的开发，是立足于本单位工作需要，充分发挥档案信息资源时效性的资源开发。在事业单位档案信息资源开发中，由于事业单位档案人员对档案内容熟悉，价值取向清楚，所以能够将档案中的精华部分更多地提炼出来，而不足之处则是对社会其他人员的利用需求考虑较少，但这些成果仍将成为档案进馆后档案馆在更大范围内进行档案信息资源开发的基础。另外，档案馆接收保存的档案是机关档案室的上百倍，因此，如果没有事业单位档案室对档案信息资源的前期开发，将大大增加档案馆对档案信息资源开发的难度。

（4）事业单位档案信息资源的开发可以促进事业单位档案现代化管理。档案信息资源开发利用形式多样，如文件汇编、重要文件目录汇编、以问题进行分类的文件资料汇编、各种有利用价值的数据分析汇总等。在计算机普遍得到应用的今天，这些信息资源开发成果既可以是纸质载体，也可以是电子文件。而使用计算机则不仅可以使信息资源的开发快捷、简便，更能达到管理利用的方便。如果档案人员对档案信息资源的开发有较强的意识，就能做到在对文件进行归档整理的同时进行档案信息资源的开发利用工作。从这个角度上讲，档案信息资源的开发利用对单位档案管理的现代化是一种有力的促进。

3.如何做好事业单位档案信息资源开发工作。

一是认识事业单位档案信息资源开发利用的特点。事业单位档案室所保存的档案，一般处于文件生命周期的半现行阶段，这些档案的内容不仅是事业单位过去职能活动的记录，同时也与今后的工作有着十分密切的联系，是事业单位工作中经常需要查阅的档案资料。因此，事业单位档案信息资源的开发利用，从范围上讲主要是本档案的内部利用，即为单位的现实工作服务。因此，在进行事业单位档案室档案信息资源的开发利用中，一是要紧密联系单位职能。二是档案信息资源开发与归档整理同步化。档案信息资源的利用处于较快的更新过程中。随着文件由半现行期转入非现行期，这些档案信息资源对事业单位工作的作用也不断减少或消失，新的处于半现行期的文件又不断补充进来。从这点可以看出，事业单位档案信息资源的利用价值有很强的时效性，信息资源开发的时间越早，其利用价值就越大。最理想的结果，就是在对档案进行归档整理的同时，就对该档案内容中的重要信息资源进行加工整理。三是注意档案信息资源开发中的规范化。如前所述，事业单位档案室档案信息资源的开发是档案馆在更大范围内进行档案信息资源开发的基础，因此，在事业单位档案信息资源的开发中，必须对一些可以进行规范的项目进行规范，这样不仅有利于档案馆对机关档案信息资源成果的利用，也有利于档案局业务指导部门对机关档案信息资源开发利用的指导工作。四是提高机关档案人员的主动服务意识和业务水平。要做好事业单位档案信息资源的开发利用工作，最根本的还是要依靠机关档案人员。要提高事业单位档案人员为机关工作服务的主动性，使之能以自觉的态度来完成事业单位档案室的各项工作。同时，也要制定相关的规章制度，促进事业单位档案人员的工作自觉性。在此基础上，不断提高事业单位档案人员的业务水平，才能真正有效的、全面的对事业单位档案信息资源进行开发利用。