梁秀瑜

（湛江师范学院 综合档案室 广东 湛江 524048）

加强档案基础管理建设推动高校民生档案工作

梁秀瑜

（湛江师范学院 综合档案室 广东 湛江 524048）

在探索民生档案管理工作中，通过加强整体档案基础管理建设，完善民生档案管理制度、加快民生档案信息网络全文检索、创建校园现行文件阅览中心、提供高效快捷服务，来推动高校民生档案工作开展，是做好民生档案管理最有效方式。

档案管理 高校 民生档案

高校是教与学活动场所，主要任务是以国家建设发展的需要，保质、保量快速地为社会培养、输送优质的实用性人才，其形成的档案多为教学管理、依法治校、师资建设等办学材料。高校民生档案融于整个办学管理之中，如教师工资、福利、培训、职称、医疗、计划生育，学生就业、学生学籍等。“民生档案不是一个具体的档案门类，而是一个集合概念”[1]。在探索民生档案管理工作中，以加强整体档案基础管理建设，推动高校民生档案工作的开展，是做好民生档案管理最有效方式。

1.调整思路转变观念，树立服务民生意识

国家档案局在2008年初印发的《关于加强民生档案工作的意见》中，强调档案界要做好民生档案工作，把民生档案工作作为新时期档案工作发展的新理念和新目标。要求各级档案部门积极探索民生档案管理和利用的最佳方式及有效途径开展民生档案工作。在民生档案管理探索中，高校档案工作者应积极参与，调整思路转变观念，树立服务民生意识，是做好民生档案工作的前提。人的活动规律，是先有思想观念意识，后有行为动作，意识指导言行。正确意识理念，能带动主体行为规范，当主观思想根植服务于民意识，就能产生与个体情操相一致的行为效应。如能自觉地改变过去以教学机关服务为主的重物轻人、重事轻人、重单位轻人物、重典型人物轻普通人的传统档案管理观念，重新审视、认识所有与普通百姓、与民生有关的各种专业档案价值，主动地为实现“全民学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居”的目标，认真做好民生档案工作，准确、及时地为民众提供档案信息利用服务。

2.完善民生档案管理制度，促进民生档案工作开展

高校民生档案来源于校内不同的部门，迁涉面较广、种类较多、内容丰富，涉及教师、职工、学生等。以往在管理工作中无论是在档案的整理还是档案的利用上，都是以办学与教学管理为重点，因此在开展民生档案工作，根据实际情况适当修订档案管理规章制度：一是要把民生档案纳入档案部门基础业务管理建设范畴，纳入相关人员岗位职责，纳入档案管理工作业务指导；二是确立民生档案在档案目标管理认定、档案年检、考核等活动中的指标，扎实推进民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设；三是在馆藏（室）基础业务工作管理体系上，统筹考虑、统筹部署，并适当调整、倾斜突出民生档案在档案资源建设中的地位，对进馆（室）的民生档案优先分类、优先整合、优先数字化、优先安排对外开放利用，并形成制度；三是制定相关的民生档案个人信息保护条例，明确私人信息的可利用类别、范围、方式和途径等相关细节。信息管理人员必须严格控制，不允许超越职权发布、利用、复制各类的个人信息，如学生成绩、录取名册、处分材料、身份证号等，一般情况下利用者只能查阅本人形成的档案信息，确因工作的需要，利用他人的信息，或超越个人信息保护条例范围，必须要办理相关的审批手续。

3.加快民生档案信息网络全文检索，打造便师生民众服务平台

数字化档案管理是实现现代化档案管理的一个必然阶段，通过开展档案升级、达标及目标管理认定的评定、评审、复查工作后，档案领域无论是在人力、物力、设备、档案实体及管理上，档案管理整体建设都得到提升。高校档案已基本全面实现了数字化目录管理，许多高校在单机版档案管理软件的基础上，更换了网络档案管理软件，并实现了校内局域网档案目录查询、检索服务。随着形势的发展，关注民生、改善民生呼唤着早日开设民生档案信息网络全文检索管理。但目前只有少数条件好的高校能够实现网络全文检索，大部分高校都是停留在档案信息网络目录检索上，其主要原因是数字化基础设备滞后。一方面是资金投入不足，搞数字化信息建设，发达的国家是在完成工业化、技术人才充足、资金实力雄厚的前提下完成的，如美国政府每年投入120亿美元，而我国尚处于工业化中期阶段，国家经济实力不够雄厚，政府对档案事业建设的拨款极其有限。高校的情况也一样，目前大部分高校都是负债经营，本身资金紧缺，加上档案领域处于从属的角色，档案管理多数只是停留在一台计算机、一个管理软件的设备上；另一方面数字化自身仪器设备价格昂贵，如要进行资料全文扫描处理，一台好的高速扫描仪，就要几十万元，加上维护费和使用费亦不少于初建；二是人力资源严重不足。档案室一般只有两至三人，馆也就四至七人的编制。因此以做好民生档案工作为契机，向学校争取一定的资金投入，尽快建设档案信息网络全文检索的便民平台。

4.创建校园现行文件阅览中心，推进师生民众校务知情权

建立校园现行文件阅览室，一方面让师生员工及时了解上级的政策和学校的发展状况，了解与自己切身利益相关的利民、惠民政策，最大限度地满足了师生对“红头文件”的现实需求。另一方面让师生员工参与校行政管理与监督，为建校、办学献谋、献策，增加从政的透明度，使领导与师生加深相互间信任关系。有条件的地方政府早已开设了现行文件阅览中心，在高校档案室（馆）设立现行文件阅览室还在探索之中，“高校档案室作为永久保管档案的专门机构和提供利用档案信息基地，具有良好的档案信息管理技术和规范的管理措施。档案管理的各项制度、措施适用于现行文件的管理……同时，拥有完备的档案管理措施和对外开放的服务体系，对于现行文件的接收、管理和提供利用，可参照档案管理的规章制度执行”[2]。另外信息发展要求现代办公的系统文书与档案工作紧密衔接，并实现“文档一体化”，对文件实行前端控制。可见在高校档案馆（室）建立现行文件阅览中心是可行的。

5.提供快捷、高效服务，推动民生档案利用

（1）利用形式多样化。为百姓、为民生服务是档案工作的宗旨和目标。由于民生档案自身特点以及其面向来自不同层次，不同职业、不同学历、不同区域，知识文化、修养参差不齐的特殊群体，对民生档案的整理和提供利用的质量要求比较高，因此在提供利用上要多方面考虑，尽量以多样化的利用方式，如开放服务、咨询服务、网络服务等。

（2）编研题材民众化。档案编研是实现档案信息资源服务的重要手段也是档案管理的中心工作。要摆脱重教学机关，轻师生民众的旧观念。在编研选题上要注意大众性，平民性，多些选择有关惠民、利民资料，避免偏、尖、深的题材；二是内容通俗化，但也不失时代性、创新性。尽量短小精悍，短而达意；三是语言群众化，要用朴实、贴切、透彻、易懂的群众语言叙述，注意准确鲜明、生动活泼、精炼简洁，做到“文约而事丰”，用最少的文字表达最丰富的内容，切忌生、偏字，使叙述易识、易读、易题解。

（3）成果推介网络化。在搞好纸质编研成果推介的基础上，充分利用信息多媒体技术，多角度、多功能地建立编研成果推介平台，通过网络技术利用光盘、数字影像、视频编制成各种丰富、多样成果载体，依托信息网络方便、快捷、高效率地将与民生利益相关的民生档案信息编研成果第一时间与师生员工、民众见面。据有关资料统计，目前“我国的网民已达3.83亿，居世界之首位，并年底有望突破4亿”[3]。由此可见，网络推介档案编研成果有很大的发展空间。

[1]倪丽娟.民生档案及管理辨析[J].档案学研究,2009,（4）.

[2]徐秀英.试论在高校档案室设立现行文件阅览室[J].甘肃高师学报,2004,（4）.

[3]岳音.南方宏论“论网络民主”[N].南方日报,2009-11-24日封二评论.

梁秀瑜（1957-）,女，广东高州人，副研究馆员，从事档案管理学研究。