刘凤娟 何晓明

（1.伊春市广播电视局 黑龙江 伊春 153000；2.伊春林业勘察设计院 黑龙江 伊春 153000）

电子文件对档案工作的影响及对策

刘凤娟1何晓明2

（1.伊春市广播电视局 黑龙江 伊春 153000；2.伊春林业勘察设计院 黑龙江 伊春 153000）

本文分析了电子文件对档案工作的影响，论述了在此形势下，档案界应该采取的对策。

电子文件 档案工作 影响 对策

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子表文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件有以下几个特点：1.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；2.电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响；3.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求却很高。

一、电子文件对档案业务管理工作的影响

1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿人直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法和原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。

2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形成特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件；另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管办法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

二、电子文件对档案学理论的影响

1.对档案本质属性的影响，原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特征，使得最能体同档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统大的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。

2.对档案来源原则的影响，来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件，而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本业顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，丰富和发展来源原则。

3.档案学理论研究内容的影响，档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。

三、档案界所应采取的对策

1.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

3.使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4.档案人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博知识，以适应科学技术发展的需要。

总之，档案利用工作已经迎来信息数字化时代，尽管这个进程中还面临着电子档案真实性和网络安全等严峻问题，但是前景却是无限光明的。面对数字化时代的冲击，我们必须勇于探索，积极进取，努力应用现代化技术，使档案利用工作主动适应社会发展的需求。只有这样，我们才能把握住时代发展的脉搏，才能够实现档案工作与时代发展的同步，从而更大范围地为社会提供档案信息，更好地为公众服务。

[1]林迪，王霞.浅析企业电子文件归档[J].档案天地，2006，（6）.

[2]成俐历.CAD电子文件归档的问题与对策[J].湖北档案，2006，（7）.

[3]于瑛甫.电子文件的归档、鉴定、接收与保管[J].陕西档案，2005，（4）.

[4]中华人民共和国档案法.

[5]中华人民共和国档案法实施办法.

[6]盛彦.档案馆业务建设与管理[M].档案出版社,1993.

[7]赵国俊.文件工作的科学管理[M].北京：中国经济出版社，1993.