高玉霞

（大庆市人民医院 大庆 163000）

企业人事档案管理存在的问题及创新

高玉霞

（大庆市人民医院 大庆 163000）

企业人事档案管理工作直接影响到企业的效率和效益，随着我国经济体制改革和人事制度改革的不断深入，企业人事工作出现了不少新情况，新问题，新挑战，文章结合企业人事档案管理的工作实践，论述了企业人事档案管理工作的重点及管理方法，并对如何进行更进一步的改革进行了探讨分析。

企业 人事档案 管理

企业人事档案是对企业员工个人经历、活动、表现等的记载，准确、齐全、完整的人事档案能够历史、全面地记录一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和业绩等信息。随着我国经济体制改革和人事制度改革的不断深入，企业人事档案管理工作出现了不少新情况、新问题、新挑战。因此，现有企业人事档案管理已经不能适应新形势发展的需求，企业人事档案管理工作必须尽快促进，形成新的管理模式，适应当今社会发展需求。

一、目前人事档案管理模式

档案管理模式主要有封闭式和开放式两种。当前，党政机关、企事业单位在岗的国家公务员、教师、科研人员等人事档案，大多采用封闭式管理模式，该模式的特点是有利于本单位人事档案的收集和管理，便于本单位领导及时利用人事档案，有利于人事档案的保密。社会化开放模式是社会主义市场经济和信息技术不断进步的产物，它具有以下特点：人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性，人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性，利用者对人事档案的需求具有多样性，人事档案管理方式和服务方式具有开放性。以上两种管理模式在市场经济的运作中各有利弊，虽然服务的主体不同，但服务的准则与目的相同，开放式的人事档案管理是对传统人事档案管理的重要补充，一定时期内，两种模式将并存发展。

二、以科学发展观为指导，改进人事档案工作管理

（一）理顺档案管理体制。现行的企业人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，但由于在新的发展时期，人员流动日益加速，人员的隶属关系不断变化，企业人事档案工作出现了一些新情况，新问题，一是关系较乱，主要表现在企业部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，管理的主体不清。二是人档脱节，在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、死档和无档现象时有发生。三是管理盲区。在现行企业人事制度下，人员流动频繁，部分单位在招聘人员时，擅自保存所聘人员档案，私自截留档案的现象时有发生，成为新的管理盲区，要解决这些问题，就必须理顺管理体制。

（二）完善企业人事档案管理制度。对现行的企业人事档案查借阅制度，材料收集制度，鉴别归档制度，检查核对制度，保管保密制度等进行完善，同时，针对人事体制改革，人员流动等新情况，新问题，制定一些新的制度，完善档案管理内容。

（三）提高档案管理人员素质。在当前的企业人事档案工作中，专业人员少，杂牌人员多，专职人员少，兼职人员多，造成管理意识薄弱，工作方式简单，这种局面远远不能适应现代档案管理的要求，因此，在人事档案工作领域里，一方面要加强现有档案管理人员的培训学习，同时适时引进和培养一批具有开拓创新意识，政治思想素质好，法制观念强，专业基础知识扎实，计算机技术和外语水平高，信息处理能力强的高学历，多层次的复合型人才，为人事档案工作现代化准备前提条件。

三、人事档案管理工作存在的问题

（一）人们档案意识淡薄。在市场经济的推动下，人们逐渐淡化了对人事档案重要性的认识，一些人认为人事档案不那么重要了，可有可无，特别是受一些外资企业及公司用人不要人事档案的影响，有些人存在着无人事档案也能找到自己满意工作的想法，有的人认为，现在选用人才重在现实表现，不注重人才的经历和历史业绩，人事档案也就没有多大作用，还有的人认为人事档案工作是人事档案管理人员的事情，与已无关，这些情况表明，人们对人事档案工作的重要性认识不足，对人事档案不够重视。

（二）领导及主管档案部门意识淡薄。有些单位没有专用库房，将人事档案放在其他仓库中，没有设立专门的档案室，档案橱柜，袋装箱藏，甚至随意放置，有的单位即使建立了人事档案，也是粗放管理，造成集中统一管理无法落实的主要原因是普遍存在经费不足，设备简陋，管理制度不健全等现象。

（三）人事档案管理机制滞后。目前的人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，计划色彩浓厚，缺少应的有生机与活力，机制的滞后已不能适应工作发展的需要。一方面人事材料收集制度过分“行政”W经，材料收集是人事档案工作的重点和难点，目前，主要是依赖于政府的行政手段，但随着改革的不断深入，这项工作的难度越来越大，另一方面，目前人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与现代化企业对职工考察任用时需提供材料提出新要求不相适应。

（四）人事档案管理方法滞后。目前有的企业人事档案管理方法，仅局限于“看堆式”管理，重管理，轻服务，方法繁琐，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高，职工人事档案管理方法滞后于现代人力资源制度改革的进程，职工考虑聘用对职工个人经历和个人基本情况主要依据是职工档案所记载的，这就要求职工档案在管理上要适应工作的要求，不能处于被动应付状态，档案方法的繁琐很大程度上是由于档案工作本身的繁琐所造成的，这就要求必须改进。

（五）人事档案内部缺乏统一性。人事档案内容比较广泛，需要填写的表册很多，有时产生一表与另一表内容不相符现象，有时甚至连重要的出生日期，参加工作时间，入党团时间等内容都填写不一致，再比如“职务”一栏，有时填写行政职务，有时填写党务职务，使得一些党务干部在评定政工系列职称时，难以计算专业年限，造成这种情况的原因，一方面是填写人没有认真对待，个别人处于私利和需要，在填写档案材料时，不严肃认真，填写的档案材料内容前后不一致，造成档案内容不详实。

（六）人事档案内容缺乏时效性和连续性。打开职工人事档案，有的人事档案常常出现早期内容有，而近期却没有，只能在单独存储柜中零散地翻到，这就说明档案跟踪太慢，时效必不强，该装袋的不装袋，该整理的不整理，特别是一些重要档案资料，因搜集和传递手续不完备，而不能及时装入人事档案。如有的干部受到表彰和奖励，文件发到职工人一事档案管理部门后，由于档案管理人员疏忽没有及时把材料进行归档，致使一些优秀人才异地调转时，查不到工作业绩的档案记载，对人才的成长和发挥自己的聪明才智及其不利，还存在人事档案中工资升级表，职工职务任免表衔接不上，出现工资断档，职务晋升断档等现象，给个人调转带来麻烦。

（七）人事档案内容偏重政治性。由于历史原因，过去相当长的一段时间内，人事档案内容突出反映的是职工的政治表现，家庭历史及社会关系等方面的内容，在人事档案中基本是职工履历、家庭和社会关系、本人政治面貌、入党入团志愿书、个人组织鉴定、奖励情况、专业技术职务和学历、工资变动表等内容，所有这些资料，却是能够粗线行地反映职工成长的历程。但反映更多的是职工政治历史、家庭出身、政治态度等，而体现职工个性，如业务专长、学识水平、工作能力、兴趣爱好等方面内容就不多见，造成职工档案“千人一面”，缺乏立体感。这种档案忽视个人能力、业绩、成就方面的情况，同时对于能够反映职工道德品质和才能业绩等方面的材料不完整、不全面，这样片面的档案内容不仅不能为考察，了解和选择实用人才提供真实可靠依据，而且也使人事档案失去真正的价值。

四、改进人事档案管理工作的措施

针对人事档案管理工作中存在的问题，使人事档案更好地发挥其应有的作用，应注重从以下几个方面开展工作。

（一）加强宣传，营造氛围，增强人事档案意识。针对目前人事档案意识普遍不强这一现状，要加强人事档案意识宣传，通过各种形式宣传《档案法》，特别是要通过具体实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案背后是重要的人事管理关系，使全社会真正认识到人事档案的重要性，认识到人事档案的价值和作用，营造出有利于档案事业发展的社会氛围，有力促进人事档案资源的开发利用。

（二）扩大人事档案收集范围，充实人事档案内容。现有人事档案收集的材料呈现相对静态，侧重于个人的历史记录，不利于反映个人的发展现状，个性特点，无法满足用人单位的实际需要，因此应扩大人事档案收集范围，政治历史材料要归档，现实工作成绩材料更要归档，要加强有关个人职业能力，职业道德和专业水平等各方面表现的材料的重点收集，既要收集个人成绩，优点等方面的材料，也要收集个人缺点，失误乃至违法乱纪方面的材料，既要收集上级领导对某个人的违法乱纪方面的材料，也要收集专家的评价和群众的反映，切实为用人单位提供参考，另外随着人事制度改革的深入推进，人员流动日趋活跃，还应将个人诚信情况纳入人事档案收集范围，增强个人的诚信意识，促进社会诚信体系的建设，为用人单位全面了解个人提供有力的依据。

（三）进一步加强人事档案管理信息化建设。人事档案管理信息化的特点主要是快速，准确，全面，极大提高了人事档案管理工作的效率和质量，目前，各部门，各单位办公自动化已基本普及，这为实现人事档案管理的现代化提供了物质保证，我们可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统，进行人事档案动态管理，采用将人事档案资料输入电脑的方法，使档案数据化，信息化，同时，实现档案的借阅，查阅，归档，统计等工作的微机操作，在此基础上，建立权威性的人事档案数据库系统，全面记录和反映干部的情况，便于动态管理，确保人事档案信息的实效性、真实性和准确性，防止弄虚作假。

（四）创新服务方式，变被动服务为主动服务。人事档案要充分发挥作用，在社会上寻求自己的一席之地，必须不断创新服务方式。在服务对象上，不仅为用人单位服务，也为各行各业、为个人提供服务。在服务手段上，变人工操作为计算机现代化管理。在服务观念上，从重保密、重保管，轻开发、轻效益转变为加大档案信息资源服务于社会的宣传力度，让社会广泛利用，充分发挥经济效益和社会效益。

（五）提高人事档案管理人员的整体素质。在人事档案管理过程中，人始终是最重要的，必须加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设，要挑选作风正派，责任心强，有奉献精神的人员从事人事档案管理工作，人事档案工作纷繁复杂，要做大量艰苦细致的工作，好我工作是不为人知的，这就要求人事档案工作管理人员要淡泊名利，忠于职守，踏实肯干，有责任心和吃苦耐劳的精神，同时，人事档案管理人员要有较高的政治素质，有严格的组织纪律性和良好的职业道德，而且还要根据需要熟练的掌握现代化的管理方法和先进的科学技术，要通过在职学习，短期培训等多种渠道有目的地对人事档案人员进行业务培训，以加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高自身整体素质和工作能力，为人事档案管理打下扎实的基础。

结束语

提高人事档案管理的水平，受诸多因素的影响，是一项艰巨，复杂的系统工程，新时期的人事档案管理人员，必须与时俱进，认真学习科学发展观，不断解放思想，刻苦钻研业务适应，掌握先进的科学技术，采用现代化管理理念，手段和方式，大胆尝试，不迷信任何权威和模式，做好档案信息的开发利用，以适应人事档案管理现代的发展需要，更好地为经济建设服务。

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