曹 艳

（黑龙江生物科技职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

学校人事档案的智能化管理探析

曹 艳

（黑龙江生物科技职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

本文主要分析了学校人事档案管理的智能化的发展、功能设计及智能化软件应用。[关键词]学校人事档案 智能化管理探析

人事档案的智能化管理主要包括馆舍实体的智能化和档案管理的智能化。档案管理的智能化又分为实体管理智能化和信息管理智能化，其中以信息管理智能化为核心，集中体现为人事档案信息的智能检索，只要是通过计算机在人事档案信息管理中的应用，建立人事档案信息数据库，充分发挥计算机在人事档案信息处理上的多项功能来完成档案信息的建立和维护、档案信息的查询、档案信息的输出等工作，做到人事档案信息资源的优化利用。

1.学校人事档案管理中的智能化发展

随着计算机技术的发展和应用，学校人事档案信息计算机管理也日渐普及。计算机在信息处理方面的强大功能，为学校人事档案的自动化管理提供了有效的技术手段。从档案的实体管理到信息管理中计算机的应用，从学校数字档案馆的建设到档案信息管理系统设计，无不体现出计算机在学校人事档案的智能化管理中已占有举足轻重的地位。

1.1 学校数字人事档案馆的建设

数字人事档案馆的建设是实现学校人事档案智能化管理所迈出的重要一步，其重点是在馆舍实体管理中实现计算机的普及、应用和计算机网络建设，联通因特网、馆合内局域网等，基本实现馆舍实体管理的智能化，以作为学校人事档案实体管理和信息管理智能化的基础。目前，我国在学校数字人事档案馆的实践建设方面所作出的努力远远不够，应该说学校数字人事档案馆的建设处于起步阶段，还需作出巨大努力。

1.2 学校人事档案存放位置索引数字化

学校数字化的人事档案存放位置索引是实现学校人事档案实体管理智能化的集中体现。它是对所存放人事档案的具体情况而编制的一种数字化的图标式典藏性档案检索工具，当然要以原有库房和存放人事档案的设备（柜、架、箱）编号为前提条件。数字化的人事档案存放位置索引，主要协助管理人员切实掌握人事档案的存放情况，准确迅速地查找所需要的人事档案材料，以缩短利用者对人事档案原件利用的检索时间。

1.3 学校人事档案信息管理系统软件设计

针对学校人事档案信息管理的智能化，学校人事档案信息管理系统软件应运而生。作为整个学校人事档案智能化管理的核心，学校人事档案信息管理智能化，主要体现为利用者对人事档案信息的智能检索。学校人事档案信息管理系统软件设计的指导思想和所具备的功能必须立足于更简便、更迅速、更全面的智能检索。

2.学校人事档案信息管理系统的功能设计

不管学校人事档案信息管理系统在实际管理中达到了一个怎样的水平，学校人事档案信息管理系统的设计都必须遵循以下设计思想：根据学校人事档案信息管理的要求并考虑通用性，要求档案内容包含多个项目；对档案信息能方便地完成建立，并易于维护、修改、删除、增加，以适应档案内容随时可能发生的变化要求；能方便地查询和打印某个人员的所有档案资料；要有安全保护措施。根据需要，能够进行密码设置和权限设置，以防学校人事档案信息的流失及失真等。当操作错误或没有查询到记录时，给出提示，保证系统的正常运行；整个系统均为汉字表示，方便操作；为了处理好学校人事档案信息的安全使用和在wWw方式下实现信息的访问和共享二者之间的关系，系统整体设计应分为内部档案信息管理系统和对外档案信息交流管理系统等。

根据以上设计思想设计出来的学校人事档案信息管理系统，无疑具备以下功能：

首先，对于学校内部档案信息管理系统，具备主画面模块和功能模块。主画面模块用来完成人员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主页面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括：档案输入模块：主要实现人员档案情息的录入，其中包括个人照片的扫描录入；更新操作模块：主要包括对录入的信息数据进行修改、删除、添加等操作；档案查询模块：应该设计为可以按照姓名、身份证号码、部门、电话和任意条件查询个人或一部分人的情况；档案统计模块：包括统计文化程度、技术职务、政治面貌、年龄、工资等个人档案信息；档案输出模块：可以输出个人档案、全体档案、人事卡片、单位名册、团员名册等到屏幕或打印机上；其他操作模块：包括修坟密码、设置权限、初始化、打印预览、打印等；退出系统模块：可以存储推出或直接退出。

其次，对于对外档案信息交流管理系统，是以个人人事档案信息组合而成的人事档案信息资源为基础，以Internet网为窗口，有选择性的对整合的资源进行提供利用，以满足在www方式下不同用户的信息访问，实现人事档案信息资源的共享。

3.学校人事档案信息管理系统软件应用

目前，市面上的有些学校人事档案信息管理系统软件已经具备了甚至可以说已经遵循了上述设计思想，人事档案信息管理系统软件开发利用技术的日益完善无疑将大大推进学校人事档案信息管理智能化的发展。现在重点介绍市面上比较符合实际使用需求的二种人事档案信息管理软件，以供各学校开展人事档案信息管理时进行比较选择使用。

3.1 通用人事档案管理软件1.0

软件大小：1469KB

软件语言：简体中文

软件类别：国产软件／试用阶行政管理

远行环境：Win9x／Me／NT／2000／xP

开发商：未知

软件介绍：绿色软件不需安装，（整个系统只有三个文件.可随身携带），市面上唯一支持可自行根据学校需要修改档案项目的软件，可记录调级记录、奖惩记录、工作经历、请假记录。档案花名册可自行进行非常灵活的设置 （项目，宽度）。部门可设无限级，不同于一般人事软件的只能设置大部门和分部门两个级别，可按学历、级别统计，统计结果用柱状图显示，可按时间范围统计人员流动情况，可根据企业实际需要进行定制开发。

3.2 求索人事档案管理系统V1.9

文件大小：1939KB

软件语言：简体中文

软件类别：国产软件／共享版／行政管理

运行环境：W ln9x／NT／2000／xP

开发商：未知

软件介绍：本系统适用于各学校进行人事档案管理。内容涵盖人事档案录入、查询、统计、报表、导出Excel、打印输出等，操作简便、功能卓越，是学校人事档案管理人员的得力助手。该系统具有以下几个显著特点：

3.2.1 主界面采用树型分类结构，可切换列表、卡片两种显示模式.操作方便、直观易用。

3.2.2 基于HR理念设计，集成基本资料、就职资料、学历信息等诸多方面的档案资料管理全面详尽。

3.2.3 灵活的基本信息设置，用户可以自定义部门、职务、职称等多种信息，实用性更强，支持多级部门划分，满足集团化企业需要。

3.2.4 强大的查询系统，两种普通查询方式，快速定位所需信息，并且独创一种智能模糊查询方式，可按任意条件进行查询、排序，并可自定义打印项目输出报表. 或导出为ExcEL或文本文档。

3.2.5 规范的人事调动管理，全程记录和管理员工的人事变动信息，包括员工调动、离职、复职，并可实时查询所有变动情况及其原始档案资料。

3.2.6 强大的统计分析功能，可按任意部门、工龄、职务、职称、性别、基本工资、文化程度、民族等多种方式进行各种统计分析等，统计方式多达数十种，统计结果以三种图形方式直观显示并可作为图片文件进行保存。

3.2.7 多种辅助功能：日常记事、通讯录、会议记录等附加工具等会结你的工作带来诸多的便利。在长时期内，人事档案的手工管理仍将占主导地位，发探着重要作用，因为实现人事档案的智能化管理即电子计算机网络化管理是手工管理的延伸，它必须有良好的手工管理作为支持。人事档案管理智能化必须以良好的基础工作为前提，要做好收集、鉴定、整理、保管、统计、传递等工作。此外，要实现人事档案的智能化管理还必须取得相关技术支持。如果手工基础工作没有做好，技术支持跟不上，就谈不上管理智能化，要实现人事档案情息资源的共享也就成了一句空话。

[1]刘忠先人事档案微机化管理系统的开发[J].齐鲁石油化工2000（1）.