张 薇 王 鹏

（1.哈尔滨市轨道交通办公室 黑龙江 哈尔滨 150080；2.哈尔滨市房产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150001）

如何做好档案保管工作

张 薇1王 鹏2

（1.哈尔滨市轨道交通办公室 黑龙江 哈尔滨 150080；2.哈尔滨市房产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150001）

档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作，是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命，保证档案的安全。

一、熟悉馆藏，练好基本功，是做好档案保管工作的立足点

一般来说，熟悉馆藏从内容上包括：馆藏档案基本内容、种类、档案所属历史时间、起止年代、全宗数、档案及资料卷（册）数、档案保管期限、开放档案数；馆藏档案存放状况、档案占地面积、延长米数；现有检索工具种类、数量、覆盖面、使用方法和利用效果等，了解这些是对保管工作人员的起码要求。而馆藏档案包罗万象，内容浩瀚而丰富，所以要想做一名合格的保管工作者，最大限度地挖掘馆藏信息，只知晓上述几方面是远远不够的，还须进一步深入了解以下馆藏内容：1.馆藏档案的整理状况。即案卷、全宗的排列是否系统，保管期限划分、价值鉴定是否得当；2.馆藏档案制成材料状况，即档案的损毁和修复情况；3.主要档案全宗构成者情况，即立档单位的职能、任务、历史沿革、组织机构变迁、主要领导人等；4.馆藏重要全宗及特色全宗档案的主要内容、珍贵价值、反映的重大社会活动、重要历史事件等。保管工作人员掌握了上述馆藏内容，不但工作起来轻车熟路，手到卷来，还能为其他环节的工作提供准确的馆藏数据、信息，为领导研究决策提供参考，从而更好地位利用工作服务。

二、加强库房科学管理，是做好档案保管工作的重要步骤

库房管理是档案保管工作的主要内容和经常任务。搞好库房管理是维护档案的完整与安全，延长档案寿命的主导因素，是做好档案保管工作的重要步骤。特别是近些年来，随着我国经济建设步伐的加快，档案馆藏数量逐年增加，新的大规模的档案管库相继落成，档案库房数量增多，管理要求也相应提高，所以加强库房科学管理显得尤为突出和重要。

档案库房管理内容繁杂，可概括为行政管理、业务管理、技术管理三个方面。行政管理即以行政手段对库房管理各种制度的建立和奉行。首先，在人员的配备上，要设一名主管领导负责组织管理，再选拔那些责任心强、业务过硬的同志做库房管理人员。然后对他们定岗定责，实行目标责任制管理，确定总的工作目标，并将目标分解到个人，使每个人都明确自己的职责和具体分工，最后还要对每个人的目标完成情况，定期考核评比，表扬先进、鞭策后进。

业务管理是指库房管理中涉及档案业务的管理。主要内容包括库房编号、档案装具编号、全宗排列、档案上架、档案存放地索引的编制及代卷卡的填写等。为了便于库房的科学管理及馆藏档案的提供利用，库房及库内档案架柜均要统一编号。编号方法既要符合要求，遵循规定，又要因地制宜，切合实际。档案架柜的排列要做到整齐有序、横竖成行、疏密适宜。全宗的排列要基本依照进馆档案的先后顺序，同时要力求同类型、同系统的全宗相近排列，不同类型、不同载体的档案分别保管。有些全宗排列还要留有一定空余，以便兼顾后续档案。此外，为了便于保管工作人员切实掌握库房档案的存放位置和流动情况，还须编制档案存放地索引和档案代理卡（带卷卡）。

技术管理即借助一定的科技设备，对库房及库内档案的技术防护和安全管理。主要包括防火、防盗、防干防湿、防高温（温湿度控制）、防尘、防光、防微生物及有害生物（虫、鼠）等。

三、改善保管条件，逐步实现档案管理现代化，是档案保管工作发展的必由之路

伴随着科技飞速发展和社会进步，档案工作对物质条件和科学技术发展的依附性也日益突出。

档案管理现代化，概括说就是应用以电子计算机技术为主的现代科学技术与设备，采用科学的管理方法和管理档案。档案保管工作的任务是克服与限制损毁档案的各种因素，最大限度地延长档案的寿命。任务的实现离不开先进的设备条件和科学的技术手段。可见档案保管工作相对于其他环节的档案工作，对于先进设备和科学技术依赖程度更大。实践也证明，档案保管工作在档案管理现代化的进程中，得益最多，变革最突出。

档案管理现代化是一个复杂的综合性的系统工程，是一项长期的战略任务，不可能一蹴而就。一要提高保管工作人员的现代化素质。现代化技术设备需要人来掌握和操作，档案工作现代化，人的现代化要先行。二要改善档案贮存环境。不失时机地争取有关领导的支持。因地制宜地对档案库房进行更新改造，并使档案装具、卷皮、卷盒等档案包装材料逐步实现标准化。特别是在馆舍建设上，有条件的要按照有关档案库房建筑标准，认真选址，严格设计，建造一个结构合理，坚固耐用，具有防火、防水、隔热功能又能与先进设施相配套的现代化档案库房。三要引进先进技术设备，配备现代化的安全保管设施。四要加强对保管人员的组织协调和对档案库房的科学管理：概括地说就是要从现代化的管理思想出发，建立一个高效的管理机构，运用科学的管理方法、手段，保证档案保管工作的安全、便利、有效。