郭晶涛

（哈尔滨金融高等专科学校成教学院 黑龙江 哈尔滨 150030）

浅谈高校档案工作

郭晶涛

（哈尔滨金融高等专科学校成教学院 黑龙江 哈尔滨 150030）

档案工作是高校工作的重要环节。本文从档案的宣传、开发利用、改善基础设施、加强队伍建设诸方面论述了加强和改进高校档案工作的意义。

高校 档案 问题 措施

高校档案工作是学校基础工作的重要组成部分，也是衡量高校教育质量及管理的一个重要标志。《高等学校档案管理办法》规定“各高校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳人学校的整体发展规划之中”，这就将高校档案工作从法律法规上纳入了国家、社会和学校管理范围。随着社会主义市场经济日臻完善和高校改革不断深化，对高校档案工作也提出了更新更高的要求。因此，加强和改进高校档案工作，对学校的改革和发展具有重要意义。

一、强化宣传，提高档案意识

学校档案是教学科研管理工作的历史记录，但个别领导和师生员工对规范档案工作的法律法规和对档案工作重要性、专业性的理解还有欠缺，认为档案工作轻而易举，无需投入多少人力、物力，也无需多大学问，缺乏足够的重视，因此，应当加大宣传力度，提高学校全员的档案意识。一是档案管理工作者要善于宣传。长期以来高校档案工作者习惯于埋头苦干，默默无闻，很少有机会与其他部门的同志交流，影响和制约了档案工作的发展与档案作用的发挥。因此，高校档案工作者应转变观念，主动向领导、教职员工宣传档案工作的重要性，用工作业绩赢得大家的理解和支持;二是通过多种方式向领导宣传档案工作，增强领导重视档案管理工作的意识。如:让领导批阅有关加强档案工作的文件，向领导汇报档案工作计划、外出参观学习的经验和体会，请领导参加重要的档案工作会议及有关的档案活动等，让领导充分了解档案工作的地位和作用，加强对档案工作的领导;三是向广大师生宣传有关档案的法律法规、档案知识，使档案工作深入到师生员工之中。另外，档案工作者要利用各种机会，通过多种渠道和方法，积极开展宣传活动，如:利用图片、宣传手册、板报橱窗来宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、本校的档案制度;在归档和借阅档案的过程中，对查阅档案的人员说明档案工作的重要职能、档案基本知识和实用程序方法等，现场进行宣传。还可利用专家学者使用档案取得的显著成就、充分利用档案增强学校管理工作科学性等具体事例进行宣传，使广大师生认识到档案的使用价值，提高档案意识，积极支持档案工作。

二、加强档案信息资源的开发和利用

开发和利用档案信息资源，充分实现档案信息资源化，使之更好地服务于教学科研管理，是做好高校档案工作的指导思想，也是档案室（馆）的基本职能之一。目前，许多高校档案室（馆）已对外开放，但从总体看，档案利用率低的现象比较普遍，档案信息资源的开发仍然存在着重管轻用、开发手段落后、编研力量薄弱等问题。

怎样开发高校档案信息资源，笔者认为应从以下几个方面做起:

首先，要做好档案收集工作，丰富馆藏。要开发信息，首先要存储信息，增加信息的存储量，档案工作亦是如此。

只有不断丰富馆藏档案资料，才能充分开发利用。为此，必须做好档案资料的收集工作。收集时应根据高校档案载体多样化、形式多样化的特点，不仅收集以纸质文字为载体的档案信息，还要注意收集以胶片、磁带、光盘等载体的档案信息。除及时收集日常的文书档案外，还要收集科研、教学、管理过程中产生的数据、报告、成果等，同时还要不失时机地抓紧对知名专家、学者、教授个人档案信息的征集和校史档案的挖掘，以保证档案收集的系统性、完整性、全面性，为档案信息资源的开发提供有力保障。

其次，要准确分类，科学整理。只有分门别类加以系统化的整理，才能解决档案查找和利用困难的问题。分类要保持客观性、科学性、逻辑性、一致性;整理要保持历史连续性，充分体现它的价值，也便于开发利用。

再次，要更新观念，增强开发服务意识。当前高校档案信息资源开发利用方法单一，这与当前改革开放的形势是很不适应的。要改变这种工作方式，必须解放思想，更新观念，以服务为先导，做好档案的编研工作，提供系统的、科技含量高的档案信息。根据学校的工作重点，围绕教学等中心工作，档案工作者要了解利用者的需求，树立超前意识，及时全面地把馆藏信息通过二、三次加工，或以编研成果、研究论文的形式，为各级领导和有关部门研究、了解情况，实现科学决策服务。

三、增加投入，努力改善档案管理工作条件

增加资金投入，改善基础设施，是做好高校档案工作的基础。一是把档案用房纳入学校的基本建设规划，做到办公室、阅文室、库房、整理室四分开;二是为使档案库房的温、湿度等标准符合档案的存放要求，库房应配备必要的防范设施;三是争取学校各级领导的支持，购置一些现代化的办公设备，改善工作条件，提高工作效率和服务质量;四是开展有偿服务，走“以档养档”的路子。目前，高校办学经费比较紧张，高校档案室（馆）又是教学科研部门的从属机构，每年划拨到档案室（馆）的经费远远不能满足档案工作的需要。在这种情况下，高校档案工作者要适应改革开放和社会主义市场经济发展的形势，适时开放档案资源，开展有偿服务。当然，在开展有偿服务的过程中，要明确有偿服务的标准、范围，坚持保密原则，坚持内外有别的原则和坚持档案为教学、科研、管理、后勤服务的原则。合理收取的费用，可用以更新设备，改善工作条件。

四、提高素质，加强档案队伍建设

随着科学进步和知识经济的发展，档案管理工作也在不断改革发展，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。提高档案人员的素质，加强档案工作队伍建设，是做好高校档案工作的关键。

一是要狠抓在岗人员的学习培训，提高在职人员的政

治思想素质和知识素质。档案管理人员要认真学习，在政治上与党中央保持高度一致，在行动上要服从学校工作的大局，树立服务意识，爱岗敬业，无私奉献，要有高度的责任感，踏踏实实地做好档案工作。面对信息技术的飞速发展，档案管理工作者应不断学习专业知识和相关的科学知识，既要精通专业的基本理论和基本技能，又要掌握文书学、高等教育学、高等行政管理学、情报信息学、计算机学科的基本知识和操作技能，利用多种培训等形式学习档案管理业务知识，以发现、研究和解决档案管理工作中出现的新情况和新问题;二是引进人才，充实档案管理队伍。积极引进高层次人才是提高高校档案管理水平的重要保证。知识经济社会的竞争主要是人才的竞争，档案工作现代化不仅是设备技术的现代化，更主要的是与时俱进的思想观念和高素质的管理水平，这是档案工作现代化的深层次目标。只有制定优惠政策，广开渠道，积极引进档案专业人才，充实档案工作队伍，才能保证目标的实现;三是稳定档案队伍。要为档案人员知识更新创造条件，可提供机会加强他们与同行之间的互相交流，取长补短;在职称评定等问题上与相关专业系列一视同仁;要尽力改善档案工作的环境，帮助他们解决工作、生活中遇到的实际困难，使长期工作在档案战线上的同志物质上得到提高，精神上得到温暖，心理上达到平衡。

总之，高校改革发展离不开档案工作。各部门只有把档案的管理和利用同教学、科研、党政管理工作结合起来，采取有力措施，才能促进档案工作的发展，使档案工作更好地为高校改革和建设服务。

[1]陈晋珠.关于做好高校档案工作的思考[J].山西大学师范学院学报（哲学社会科学版），1998，（3）.

[2]董娟.加强和改进高校档案工作的思考[J].岱宗学刊，2002，（4）.

[3]郭素芳.如何加强高校档案工作[J].山西大同大学学报（社会科学版），2008，（4）.

郭晶涛（1969—），女，黑龙江哈尔滨人，哈尔滨金融高等专科学校成教学院助理馆员，主要从事档案管理研究。