□周晔

随着档案数字化建设的推进，馆藏数据日益增长，以常熟市档案馆为例，根据台账统计，目前入库的案卷目录有30多万条，文件级目录达到500多万条。常熟市档案馆数据库设计的基本思想是按全宗建表形成数据。由于全宗数量本来较多，又有变迁的因素，数据表数量本身已经比较多；加之归档形式的变化和档案种类的增加等原因，数据表的结构日趋多样化，表数量也越来越多。档案管理软件在使用过程中，又根据使用目的创建了一些专题数据库表，如退伍军人档案、农民建房档案、婚姻档案专题等，这些专题表，有的与库藏的其它表有重复，也有的是新增唯一的表；加上各种临时库表，库中的数据表近千张。如果要对馆藏数字信息总量，以及分类的各种档案数量进行统计，第一选择是利用档案管理软件提供的统计功能完成。但在统计的过程中会发现，这些众多的表并非按统计的要求而设计，虽然档案管理软件也提供多表查询的功能，但在进行统计时，由于表数较多、全宗变化等原因，有些分类的跨表统计容易出错。但如果按表逐一统计，虽可以保证统计的完整准确，但工作量很大。能否找到较为方便的方法，在管理软件的统计不太方便时，综观全库，使统计工作简明易做且结果完整准确呢?有一种思路是直接通过数据库本身提供的连接工具，利用通用的数据库标准语言SQL语言，在后台对整个库进行操作。通过找到统计对象的共同特点，对全库按特点进行查询统计，可以保证数据结果的完整准确。……