刘 兆 峰

作为负责督查落实的政务处室，青岛市委督查室每天都接到几十件上下级机关传递来的公文，这些公文包括国家政策文件、领导讲话、基层部门工作推进情况汇报等，如何利用好上述资源，成为督查业务工作的重要内容。近年来，青岛市委督查室不断创新文件管理机制，力求所管理的文件“由厚变薄”；不断提高公文使用成效，力求自身起草的成果性公文“由薄变厚”。现已取得明显成效。

一、完善公文管理机制，优化工作流程

一是建章立制，强化控制环境建设。先后建立健全《督查室文件办理工作规范》、《督查室文稿起草发放工作规范》等4个公文管理方面的制度文件，基本涵盖了公文收发、办理、起草、归档、保密等各个方面内容，实现了从质量标准到资源配置等方面对公文处理的所有过程和要素进行监控。

二是分类办理，提高管理效率。

分四类进行分别办理：上级和青岛市委办公厅内部下发的需要办理的公文，中央、国务院、省、市级党委和政府下发的不需要办理的文件、讲话和重要材料，基层部门来文，外地交流来的刊物、资料。其中上级和青岛市委办公厅内部下发的需要办理的公文，由专人签收、登记，填写《办文处理单》并提出拟办意见，报室主任提出批办意见。文件管理专人根据批办意见进行传阅、办理、转办或督办。内部各处按照批办意见及时办理，按时反馈办理情况。文件管理专人对公文承办情况按时进行催办，保证按期办结。办理结果和原文由文件管理专人统一归档保管。对中央、国务院、省、市级党委和政府下发的不需要办理的文件、讲话和重要材料等，指定专人统一收发、登记并组卷传阅，传阅后妥善保管，按规定归档、清退。一般情况下，每周一、三、五下午到机要交通部门领取文件。对基层单位来文，按照内部处室分工，文件管理专人交由各处登记管理、使用。对外地交流来的刊物、资料，指定专人负责整理，其他人员需用时可办理借阅，用后归还。对内部办公信息网上有关公文信息，文件管理专人每天分早、中、晚三次查看、下载打印，并参照书面来文程序及时办理。

三是规范文件传阅，提高流转效率。凡需传阅的文件，均有专人负责单向传阅，工作人员之间不能横向传阅。一般情况下，每月组织传阅文件两次。阅卷时间为每人1天，阅后签字并注明时间。在规定时间内未能阅完者也要按时退卷，可另行借阅。传阅时，不得抽掉卷内文件或调换顺序，不得携带文件外出。建立“急件卷”，根据需要随时传阅；需要全室（或党支部全体党员）集中传达学习的重要文件，由室主任（党支部书记）或副主任（党支部副书记）提出、确定，在全室人员（或支部全体党员）会议上传达学习。借阅文件，一般不超过一周，并办理借阅手续；密级公文应当天交回，特殊需要的，不超过两天。

四是建立内部公文信息平台，方便使用调阅。依托内部金宏网办公平台，建立内部公文资料信息库。在不涉密的情况下，文件管理专人将中央、国务院、省、市级党委和政府下发的文件，基层部门和外地提供的对督查工作有借鉴意义的来文，全部扫描上传，方便工作人员查阅。对不涉密的自身起草的公文，也实施网上送签、修改、发文；工作成果网上共享，便于工作人员之间利用关联性对督办事项相互验证，相互学习借鉴，达到扩展知识面、共同提高督查业务水平的目的。

五是严格保密管理，确保信息安全。严格秘密文件的收发、传递、运送和复制，不准在不利于保密的地方存放秘密文件资料，不准私存秘密文件资料，不准携带秘密文件资料出入公共场所或探亲访友。涉密文件不得随意复印，确需复印的，报批同意后方可复印，要严格登记复制时间、份数和发放范围，复印件视同原件进行管理。未经批准，不得擅自传抄、复制、私自查阅、摘录和引用秘密文件资料。机密文件应妥善保管，阅后及时存放文件柜内，不得随意摆放在办公室桌上；如有丢失，应立即报告。按规定应当销毁的秘密文件资料，必须送机要交通部门统一处理，严禁将内部文件、刊物、资料当废纸出售。

二、紧抓公文实践应用，提高督查业务水平

一是关注重要文件内容开展调研，抓好党委政府政策落实。重要文件或文件中的重点内容，一般都是党委政府当前的重点工作或群众关心的热点问题，抓住这些工作或问题，就能很好地了解全局、把握全局，在服务大局中做到视野开阔、重点突出，从而形成“建言”与“纳言”、“献策”与“求策”的良性循环。青岛市委督查室特别注重引导工作人员从中央、省市党委政府下发文件中发现督查调研重点。2008年底，青岛市出台了扩大内需促进经济增长措施文件，其中对如何缓解企业生产经营困难、加大对中小企业的扶持力度等做了详细规定，占有较大篇幅。2009年一季度，我们将工作重点放在了全市企业应对金融危机情况督查调研上。我们注意到：青岛市的韩资企业大多是从事加工贸易的劳动密集型中小企业，吸纳了不少农村剩余劳动力就业，但从2008年下半年以来，由于经营困难，恶意逃逸现象比较严重。从另一侧面也反映出，中小企业当时经营十分艰难，而它们又是最有活力的经济力量，对吸纳就业维护社会稳定等具有重要意义。根据上述因素，我们最终将调研切入点定为中小企业应对金融危机情况的督查调研。通过问卷调查、挑选部分具有代表性的企业入企座谈等形式，广泛征求意见建议。撰写了急需健全政府主导的中小企业贷款担保体系、多方开拓融资渠道的调研报告，市委主要领导给予了重要批示，进入了市委、市政府的决策范围，有关建议进一步丰富完善了全市扩大内需促进经济增长的政策措施。接到加强全市“扫黄打非”工作的文件后，我们对照文件认真分析了全市政治文化安全、加快经济文化强市战略实施中存在的问题，先后到市新闻出版部门及工作开展比较好和比较差的两个区市调研，发现了网上“扫黄打非”工作亟待整合力量、部门联动执法还有待进一步加强等问题，分管市领导给予“报告很有针对性，当全面落实”的肯定性批示。

二是关注领导讲话要点开展调研，当好参谋助手。调研成果要进入领导的决策视野，重要的一条就是选题要“想领导之所想”，避免督查选题与领导需求“两张皮”。要及时知晓“领导之所想”，就要经常研究各级领导的重要讲话。2008年奥运会前夕，中央领导来青岛召开了京外赛区安保工作会议，对青岛的奥帆赛安全保卫工作提出了很高的要求。青岛市的主要领导、分管领导在各种会议、调研中，对做好安保工作都提出了明确要求。在北京奥运会开始的前两个月，我们组织了全市奥帆赛安保工作情况的督查调研。分成五个督查组，对各区市的安保组织动员，电厂、水厂等重要部位的保卫措施情况，就小场所消防情况等进行了详细调查了解，注意到了各类应急预案制定多演练少、农村危化品监管亟待加强等问题，并以此提出了相关意见建议。报告得到了包括市委主要领导在内的五位常委的批示，所提意见建议全部得到落实。在去年下发的市委主要领导在全委扩大会议上讲话中，领导大篇幅分析了全市安全生产的严峻形势，部署了工作重点。我们据此联合市政府督查室、市安委会办公室，采取实地座谈、暗访督查等方式，对12区市和市政公用局、青钢集团等单位的安全生产工作情况进行了专项督查，共抽查了12个乡镇、街道办事处的安全生产工作组织开展情况，现场察看了16家企业安全生产情况，形成的全市安全生产情况报告得到市委主要领导、市政府分管市长的高度重视，所发现的问题逐一得到有效落实。

三是关注基层部门工作动态，联动督查出成效。基层部门每天都上报一些反映上级政策落实情况的报告，既有问题类也有典型经验类。处理好上述报告，对推动全局工作有重要指导意义。根据市审计部门上报反映的一些地方存在农村集体经济审计缺位、漏管，导致集体资产流失问题，我们联合市审计部门到三个农村区市调研，侧重对存在问题发现有针对性的解决办法，所起草的报告得到三位市领导的肯定批示。根据统计部门提供的国际金融危机以来全市畜牧业发展情况分析报告，我们联合市畜牧部门深入调研了如何应对国际金融危机对畜产品价格波动带来的不利影响，先后到财政部门、畜牧业经济较发达的区市座谈、走访农户等，提出了加大资金扶持力度、破解畜牧业发展用地瓶颈、完善良种体系建设等五方面17条意见建议。市委主要领导批示：这些建议很好。针对部门、区市上报的中央、省市委政策落实中探索出的好机制、好做法，我们联合有关职能部门认真做好一线核实、总结推广工作。先后挖掘了即墨市大项目建设、莱西市建设创新型城市等200多个经验做法，均得到了市领导的肯定性批示。其中70多个典型经验还以市委《参阅件》形式下发各区市、市直单位学习借鉴。