■ 马 华

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

论国土资源图书档案管理的信息化建设

■ 马 华

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

图书档案管理在图书馆的发展和建设中有着举足轻重的作用，现代信息化时代的来临向国土资源图书档案管理提出了信息化建设的新要求。信息化建设是以计算机为基础的电子化、数字化和网络化，这要求国土资源图书档案管理建立起相应的图书自动化管理系统、电子阅览系统和电子服务系统。这种信息系统的建设是一个持续性的系统工程，需要思维、技术、人才等各方面的调整。

国土资源；图书档案； 信息化； 网络化

“书籍是人类进步的阶梯”，是人类社会传承知识和文化的主要媒介。为了更好地发挥书籍的这种文化传承作用，人类很早就发明了图书馆，以图书馆为载体来收藏和传播书籍。在现代社会中，国土资源作为社会经济发展的基础物质载体，既是人类生产、生活的基础平台，也是人类关于自然探索和经济社会发展探索的知识结合体和发展体，是人类既有知识和发展知识的核心部分。国土资源图书馆是社会知识库的一部分，是社会公众学习、了解、掌握、研究国土资源的重要场域、空间，也是构成涉及国土资源教育、培训和研究的各级学校、教育机构、科研机构，以及全社会中最为重要的服务性机构，在人们的学习生活中发挥着越来越重要的作用。

正是由于这种重要性，国土资源图书馆自身的管理和建设必须引起足够的重视。在国土资源图书馆的管理工作中，核心是国土资源图书档案的管理，这也是国土资源图书馆提供服务的基础。在信息时代，提高国土资源图书馆服务水平和应用能力的最佳途径是建设国土资源图书档案管理信息系统。

1 国土资源图书档案管理是国土资源图书馆建设的核心

国土资源档案文献是国土资源历史记录、现实研究发展的重要信息记载，具有多重的承载功能，是图书馆的重要信息组成部分，也是国土资源图书馆系统最为宝贵的财富。从档案管理的角度而言，国土资源图书馆中的档案有狭义和广义，即日常图书（业务）管理档案和国土资源图书馆档案之分。

广义的国土资源图书馆档案既包括图书馆馆藏图书、资料、藏品等基础资料，也包括图书馆为读者提供图书的历史记录、工作总结、计划制定、服务评估等服务档案，还包括文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案和课题跟踪档案等管理档案。这类档案是其工作全面、系统、真实的记录，对于国土资源图书馆的良性运作及读者工作的正常开展等，都具有十分重要的参考价值，是国土资源图书馆建设的核心。

2 信息化时代对国土资源图书馆档案管理的挑战

所谓信息化是指充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。日本学者梅棹忠夫指出“信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。”通讯现代化和计算机化构成信息化的基础和核心，社会计算机化的程度是衡量社会是否进入信息化时代的一个重要标志。

随着互联网的爆炸性发展，人们越来越习惯于利用网络来实现所需的服务，网络已深深影响到人们生活的各个方面。传统的国土资源图书馆不能满足现代人的需要，信息化时代为图书档案管理提出了新的挑战，集中表现在两个方面：

一是信息共享挑战。网络时代的图书馆成为没有围墙的图书馆，不再是存放书籍和资料的地方，无论大小都被墙圈在一个固定的地方。网络时代的到来，使信息存储、传输、读取过程可以由传统方式转而通过电子虚拟方式实现，国土资源图书馆数字化、网络化的信息化发展已成为现代国土资源图书馆的特征，传统格局下的国土资源图书馆只是未来没有围墙国土资源图书馆的信息源核心和信息集散地，信息资源共享成为国土资源图书馆的重要特点。图书档案管理的信息化发展要以传统的图书档案为基础，现存国土资源图书馆档案馆中的图书档案，是一笔可观的财富。然而，当前许多国土资源图书馆仍是以手工检索方式利用图书档案，许多珍贵图书档案无法再利用和产生大价值，沦为一滩流不动的“死水”。大量的图书档案堆积如山，有限的图书档案库房因而爆满，有效地保存、管理和利用这些宝贵的图书档案信息资源，实现国土资源图书档案的有效共享，成为国土资源图书馆管理的重中之重。

二是服务效率挑战。网络环境下国土资源图书馆管理的对象是虚拟化、数字化、网络化的信息资源。网络环境在国土资源图书馆本地采用局域网，国土资源图书馆之间采用广域网，计算机网络使各国土资源图书馆之间互连互通，信息资源得到充分传播和共享。在这样的情况下，电子阅览室，由于其不受时间与空间的限制同时又具有传统国土资源图书馆的大部分功能，能够满足各类用户的常规与特殊需求，而且其方便快捷，实现技术又比较成熟，因此受到当代人的喜爱。这就为图书档案管理提出了信息化发展的要求。在这样的背景下，显然出路之一就是国土资源图书馆档案馆采用现代信息网络技术，开发图书档案信息潜力，实现图书档案信息资源共享，为经济发展和社会进步提供高效率、高质量的服务。以计算机网络为特征的图书档案信息现代化管理建设，已经到了迫在眉睫、刻不容缓的地步。

3 国土资源图书档案管理信息化建设的重点及方法

3.1 国土资源图书档案管理信息化建设的重点

以实现国土资源图书档案的管理信息化、服务高效化为目标，国土资源图书档案管理信息化建设的重点是以图书档案的电子化、数字化和网络化为基础搭建起系统性的国土资源图书馆信息化管理系统。这一系统的基础是图书档案的电子化、数字化，核心是图书自动化管理系统和电子阅览系统。

图书档案的电子化、数字化工作借助于专用的设备，只要投入必要的人工，工作相对比较简单，容易实现。图书自动化管理系统提供图书的微机自动化管理，实现日常读者网上进行查询、预约、预借等，图书管理员则在联网的计算机工作站上进行图书编目和图书流通及相关统计等工作。电子阅览系统主要提供网上的电子图书阅览平台，读者可以通过该系统阅览丰富的电子资源。在图书管理系统中，读者可以方便地对书目进行检索和阅览，足不出户便可尽览群书。图书管理系统主要提供网上的图书阅览平台，读者可以通过该系统阅读丰富的电子图书资源。它既具有传统国土资源图书馆的大部分功能，像图书的查阅及阅览，又新增了基于现有网络技术的许多实用的功能，像用户注册、书签、书评等。

图书自动化管理系统和电子阅览室可提供24小时的在线服务，最大限度地利用了当前互联网的各种优势，读者只要能接入互联网就可以享受到它所提供的方便、快捷的服务。

3.2 国土资源图书档案管理信息化建设的方法

在信息网络环境下，图书档案向电子化、虚拟化方向的发展，需要进行下列工作。

（1）改变传统的馆藏建设思想，开发利用网络信息资源。在信息网络环境下，国土资源信息管理部门要加强规划，统筹协调。涉及到国土资源的各大专院校、情报单位及文献中心的图书档案必须打破“大而全”的传统馆藏思想，要根据本馆的特点，积极开发利用网上丰富的信息资源，加强虚拟图书档案的建设，以此来不断延伸自己的馆藏资源。这样，既可为用户提供广而全的国土资源信息资源，提供便捷高效的服务，又可节省大量的工作经费。

（2）开展国土资源网络信息资源的有序加工和整理，深化信息服务内容。在信息网络环境下，国土资源图书馆要根据图书档案的特征，结合用户的需求，对网上特定领域内的信息资源进行系统挖掘，并进行有序加工和整理，为用户提供有效利用。这样既可深化国土资源信息服务的内容，又可发挥国土资源图书馆的传统优势。

(3) 加快信息资源电子化进程，开发有特色的数据库。随着涉及国土资源的各大专院校、情报单位及文献中心图书档案自动化和网络化建设的快速发展，充分利用自己的资源优势，开发有特色的数据库并将其送上网，把馆藏推向世界，不仅提高自己在网络中的影响，同时又可实现信息服务社会化、全球化。

(4) 开展图书档案间的横向交流与协作，实现网络信息资源的共建共享。信息网络为打破涉及国土资源的各大专院校、情报单位及文献中心图书档案的自我封闭、开展馆际交流与协作提供了有利条件。国土资源系统相关院校图书档案作为国家重要的信息资源基地，在网络信息资源和馆藏信息资源的开发利用和建设中应积极主动，切实推动横向交流与协作，发挥图书档案界的整体优势，走“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”的联合建库道路。这样，既可节省人力，降低成本，避免重复劳动，又可实现网络信息资源的共建共享。

(5) 加强用户电子信息资源检索能力的培养，开展用户教育工作。目前，涉及国土资源的大专院校、情报单位及文献中心的图书档案多数已经拥有现代化的信息检索设施，因此，图书档案馆对用户信息资源检索能力的培养是责无旁贷的。学校图书档案馆信息用户教育的主要措施是开设“现代信息资源检索与利用”课，举办“网络信息资源检索”培训班或“电子信息资源检索”专题讲座。

(6)加速信息基础设施建设，营造信息网络环境与信息氛围。加快现代化的信息基础设施建设，是使用户充分利用网络信息资源、开展网上教学和网上科研的前提条件。

4 国土资源图书档案管理信息化建设中需要注意的问题

4.1 在技术建设的同时注重人员的培训

图书档案的信息化建设需要以技术为基础，但是，单方面的技术改进并不就意味着信息化建设的达成。现实中，很多国土资源图书馆的人员素质偏低，有的国土资源图书馆至今没有设置专职档案员岗位，或虽已设置，但由于一些领导对档案工作缺乏正确的认识，把档案工作看成是一项可有可无、可急可缓的工作，使得档案管理人员在工作分配上往往兼职过多，很难集中精力做档案工作。图书档案管理的信息化建设需要专业化的档案管理人才，更需要对档案管理人员进行专门的技术和技能培训。通过将技术手段和人才队伍建设相结合，才能实现图书档案管理的信息化建设。

4.2 注重管理制度和管理模式的更新

国土资源图书档案管理的信息化建设是一个系统工程，要求管理技术、管理模式、管理制度的一体化和规范化。目前，许多国土资源图书馆还没有建立统一管理档案和档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案干部。有的馆将文书档案划归人事部门管理，有的将业务档案划归业务办公室管理，有的档案材料没有收集整理，仍存放在各部门及有关人员手中。这种分散的管理模式存在许多弊端，致使许多有价值的档案材料严重损失，未能发挥其应有的作用。同时，在管理制度方面也存在欠缺：一方面，各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度，一人一个干法，缺少规范化管理，使档案建设受阻；另一方面，随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增，而这些设备的使用管理、操作规程、基本技术等缺少技术档案的建立，档案业务建设基础薄弱。图书档案管理的信息化建设要求对这些管理模式和管理制度进行相应的改进。

4.3 注重国土资源图书馆管理与读者的互动

图书档案的信息化建设并不是单方面的以国土资源图书馆为主体的工作，而是国土资源图书馆与读者之间的互动过程，这种互动过程意味着，国土资源图书馆需要积极、及时听取读者的意见和建议，以使读者满意为目的，来推动图书档案管理的信息化建设，以此为读者提供高水平、高质量的服务。这就要求国土资源图书馆方面将图书档案管理信息化建设视作一个持续改进的过程，而非一劳永逸的工程。

[1]丁海鹰.努力开发图书档案信息资源档案[J].档案,2002(5):18-21.

[2]蔡德民.图书与档案信息资源共建共享探析[J].河南国土资源图书馆学刊,2006(10):42-44.

[3]张建国.网络环境下的国土资源图书馆管理与建设[J].山东科技大学学报(社会科学版),2001(3):32-38.

[4]徐建华.现代国土资源图书馆管理[M].天津:南开大学出版社,2003.

On the Utilization of Information Technology in Library and Archives Management of Land Resources

MA Hua
(China Nuclear Power Engineering Co., Ltd. Beijing 100840)

The paper introduces the methods about using information technology in library and archives management of land resources. As we know, information technology is a computer-based electronic, digital and network, therefore, the library automation management, electronic reading systems and electronic service system must be built up for land resource library and archives management. The paper goes on to argues that this information system is a continuous systems engineering; and several aspects,such as mental, technical, personnel, need adjustment.

land resources;library and archives;information;network

G258.89

C

1672-6995(2010)07-0051-03

2010-06-27

马华（1963-），女，北京市人，图书馆馆员，大学本科学历，主要从事图书资料管理研究。