王　丹　于立伟　李海津

摘要通过近来对水利工程施工过程资料的咨询及竣工资料的整编,发现竣工资料内容存在诸多问题,为保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全、真实,对竣工资料存在的问题及原因进行了分析,并提出了相应的对策。

关键词水利工程竣工资料;存在问题;原因;对策

中图分类号G275.3文献标识码A文章编号 1007-5739(2009)15-0273-01

水利工程竣工资料贯穿项目建设全过程,包括从项目建议、可行性研究、施工准备、建设实施、生产准备到竣工验收等过程中形成的文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的的各种历史记录。竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目的安全运行的重要文件,必须完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映施工和竣工验收的全过程,做到原始资料和实物相符,技术数据真实而可靠,签字手续完备齐全;又必须规范、标准,符合归档要求。

1竣工资料存在的主要问题

1.1内容不齐全

施工综合管理文件原件不齐全;设备构件合格证不齐全;原材料检验报告和自检报告不齐全;技术交底、各种检查验收记录签章不全;工程质量验收签证资料不齐全;工程质量评定表格填写不完整等。

1.2内容不真实

有些评定资料及试验数据明显错误;有些报批文件日期前后倒置等。

1.3形式不规范

竣工图文件编制不够规范;施工原始资料书写不规范;工程质量评定表内容填写欠规范等。

2原因

2.1思想认识偏差与管理不到位

工程技术人员的资料管理意识和思想认识,直接关系归档文件材料的自然规律性和内在联系的紧密性。一些领导对归档文件材料的重要性认识不到位,强调抓工程建设而忽视资料整编工作,在一定程度上影响工程档案的完整性。

2.2从业人员业务素质与工程技术复杂性相比偏低

水利建筑的科技含量越来越高,涉及的专业越来越多,质量技术要求也越来越高,在质量评定上各有差异。由于新技术、新产品的不断出现和应用,在质量控制与评定上又缺少规范支持,往往给质量评定表述和质量数据指标定位带来困难。要做到归档文件材料符合自然形成规律和保持内在联系性,从业人员不但要精通工程技术,还要掌握档案知识。一些施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,竣工资料档案质量标准学习少,考虑欠全面,对新技术、新产品未能及时掌握,是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。

2.3资料管理制度不健全

虽然建立了一些资料管理方面的制度,但一般都不够健全,难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定,编号不系统甚至混乱,其规格大小也往往不统一,给整编造成困难;没有定期的资料整理、分类制度,没有规范的资料查询、索引体系,没有资料的保管与移交专门制度。由于建设周期长、人员变动较频繁,人员变动时资料交接手续不到位,往往造成资料的遗失,最后只有写“回忆录”,给归档工作造成很大的困难。

3对策

3.1转变观念,提高认识

尽快转变以前只注重抓工程而忽视资料工作的观念,提高对资料整编归档工作的认识,将其上升到应有的高度,是搞好这项工作的关键。只有真正重视,才能改变以往在工程竣工验收前突击整编的状况,保证资料按质按量归档。

3.2建立健全资料管理制度

要做到工程建设各阶段竣工资料的有序管理,保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范。项目法人档案管理人员,在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况, 按照国家和行业主管部门的有关规范、标准,制定相应的工程项目竣工档案管理制度,明确设计单位、施工单位、监理单位在工程档案形成过程中各自应承担的职责。建设单位和监理单位在工程项目开工前应结合实际情况,制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程评定文件。只有建立完善的资料管理制度,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备,保证资料真实可靠,竣工图与实物相符。

3.3加强学习、培训

在工程项目开工后,项目法人就应高度重视和加强水利部工程档案质量标准的基本知识宣贯工作,有计划、有措施、分期分批对监理单位、施工单位人员进行工程档案质量标准知识的培训,详细介绍工程项目档案质量标准要求,学习施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求,提高施工管理工作水平,杜绝施工过程中产生不规范的原始施工资料和文件,确保竣工档案资料质量。

3.4做到竣工资料编制与工程建设同步

在工程开工前,根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施,尽量做到资料收集、整编及移交与工程建设同步。工程建设进展到1个阶段,资料收集整编完成到1个阶段;工程项目完工1个,资料移交1个,验收1个。对在整编资料中发现的原件不齐全、签证资料不齐全、不规范、不统一等问题,要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题,要加强监督检查,要求各单位按标准执行,不符合标准的文件要拒收,从源头保证整编资料的质量。

3.5严把竣工验收关

进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收。因此,在竣工验收阶段,工程项目管理部门、监理工程师及档案管理人员要严格把好审查验收关,对各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查,着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更的落实情况,查看竣工图及文字资料是否完整、准确,签证是否完备,组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性,使其竣工档案资料在工程项目合同决算时,真正发挥凭证作用,达到收集整理竣工档案的目的。

4结语

参加工程建设的有关单位必须转变观念,加强对竣工资料工作的重视,提高资料管理人员素质,将工程竣工资料纳入合同管理,建立以项目法人为责任主体,明确施工单位、监理单位与建设单位在竣工资料管理上的各自职责,加强施工过程原始资料控制,坚持竣工资料工作与工程建设同步,才能保证竣工资料完整、准确和规范。