冉福松

【摘要】票据管理是高校财务管理工作的重要组成部分,是规范收费行为、杜绝乱收费、防止“小金库”产生的一项有效的方法,是高校健全财务制度、强化内部监管的重要保障。本文就目前一些高校在票据管理工作中存在的问题进行探讨,提出加强高校票据管理的几点措施,旨在使高校票据管理制度化、规范化,从而进一步完善高校内部控制制度。

【关键词】高校;票据管理;问题;对策

近年来,随着我国社会主义市场经济的发展和经济体制改革的不断深入,高校得到了前所未有的发展。高校的办学规模不断扩大,办学层次和办学质量均明显提高,高校的财务管理工作也得到了加强。然而,从目前一些高校暴露出来的收费问题可以看出,高校的票据管理工作仍须加强。笔者就高校票据管理存在的问题进行探讨,并提出几点建议。

一、高校在票据管理方面存在的主要问题

(一)对票据管理工作不够重视,缺乏相应的制度措施

许多高校没有意识到票据管理是高校财务管理工作的重要组成部分,是规范收费行为、杜绝乱收费的一项有效的方法,是维护国家和人民利益的有效途径。许多高校没有建立相应的票据管理制度,票据管理混乱,缺乏有效监督。如有些高校没设票据专管员专门负责票据的领取、保管、使用和核销工作;有些高校票据的发放随意,结报不及时,票据混用,丢失、毁损、被盗现象时有发生,甚至出现开票收款不入账等违法现象。

(二)票据管理手段落后

随着我国科学技术的快速发展,电子计算机广泛应用于财会领域,人们对会计工作实行电算化已基本达成共识,对以会计电算化替代手工记账、算账和报账等工作所带来的好处毋庸置疑。而目前,多数高校对票据的领用、发放、核销、查询等管理工作仍然采用传统的手工记录方式,票据管理员并没有摆脱繁杂的重复性劳动。这样的管理手段已经落后,工作量大,效率低,差错难免,不符合现代财务管理理念,更不符合高校信息化发展的要求。

(三)票据使用不规范

主要表现在:不少高校的票据管理人员未经正规业务培训,对票据的使用缺乏足够的认识,对《票据法》和相关的税务知识知之甚少,以至于出现填写内容不齐全、字迹模糊不清、随意涂改、上下联次不一致、随意转借票据、开人情发票等现象。还有一些财会人员对高校收入的性质存在模糊认识,分不清何为财政性收入、经营性收入和一般往来款项,对所收到的款项不按票据的使用范围开具,经常出现票据混用、串用等现象。

(四)票据的购、领、缴、存等管理环节存在漏洞

一些票据管理人员工作责任心不强,疏于职守,在票据的购、领、缴、存等环节存在不少问题。如在票据购(印)、核销过程中记录不全;票据存根联没有做到专人、专库(柜)管理,随便堆放,票据存根霉变、遗失、毁损等现象时有发生;票据的领用、核销手续不严密,对作废、退费发票处置手续不全,缺乏严密的内部核销控制制度;票据的回收和收缴款不及时,对无法收回的票据处罚力度不够;票据管理人员更替移交不清,责任不明等。

(五)票据的稽核工作有待加强

票据稽核是对票据使用情况的检查与复核,是确保票款足额上缴、防止贪污挪用等行为发生的有力保障,是保证正确使用高校收费票据的有效途径。当前,许多高校由于对票据稽核工作缺乏足够的认识,没有设置专门的票据稽核岗位(或人员)对票据的使用情况进行检查监督,使得一些收费员对使用过的票据没有通过稽核就予以核销,对所收款项是否足额上缴缺乏有效监督,容易导致收费员收款后票款不缴、收入私吞、私设小金库等贪污犯罪行为的发生。

二、加强高校票据管理的新思路

高校票据管理好,对规范高校的收费行为、杜绝乱收费、防止“小金库”产生,缩短资金回笼的时间,促进高校资金高效运转,有力地保障学校各项收入的全面实现,完善高校内部控制制度,均有着十分重要的意义。

(一)建立健全高校票据管理制度

票据管理是高校财务管理工作的重要组成部分,是高校合法收费、 维护学校经济秩序的有效途径。高校应建立健全票据的管理制度,制定收费票据管理的暂行规定,明确票据管理的职责和权限。如建立健全《收费人员工作制度》、《票据管理员的工作制度》、《收费人员的交款制度》、《票据领用保管管理办法》、《票据缴销管理制度》等。由财务部门负责全校收费票据的管理,并指定专人具体负责票据的购领、印制、保管、发放、检查、回收、核销等日常管理工作,组织贯彻实施,定期或不定期地进行监督检查,从而使高校的票据管理有章可循。

(二)推行高校票据电算化管理

引用现代化管理方法与手段,将票据入库、发放、核销、汇总、查询等全部纳入电脑管理,实现票据管理电算化。这不仅有利于对票据的入库、出库、库存、存根的管理和对票据信息进行快速查询、汇总,还有利于提高收费票据管理的严密性,最大限度地避免和减少差错的发生,弥补手工记录的种种不足。目前,市场上有许多票据管理软件已经相当成熟,如:财政票据管理软件(金财软件系列)、广州小蜜蜂科技公司的T8 票据管理软件、票据管理圣手。它们均能对票据的领购、发放、使用和缴销的各个环节实行即时监管,发现问题即时解决。并实行台账电算化、智能化管理方式,系统数据库内储存所有票据的情况,方便查询,可以提高效率和准确性,逐步实现票据的电算化管理。票据实行电算化管理后将提高票据管理的及时性、准确性,使繁琐、复杂的票据管理变得轻松、明晰,工作效率大大提高。

(三)加强票据管理的宣传和培训

财务部门可以通过管理手册、宣传窗、网站等方式加强对票据使用和管理的政策宣传,通过开展培训会的方式集中讲解学校收费票据的管理模式、管理流程和具体操作规范,使广大师生员工养成良好的“交费索票”的习惯,提高其依法使用发票的意识和自我保护意识。同时,也有利于从源头上控制各种乱收费、私设“小金库”和票据使用、管理中的违规行为。财务部门内部要把责任心强、办事认真细致、业务精通的人员安排到票据管理岗位。并建立票据管理员的业务培训制度,培训时间要充足,内容要丰富,培训方法要务实,以此提高票据管理队伍的整体业务素质,提高其严格执行票据管理规章制度的自觉性和责任心,确保票据的使用、管理规范有序。

(四)加强高校票据的稽核工作

票据稽核是高校财务部门内部控制制度的组成部分,只有不断地加强对高校票据的稽核工作,才有可能保证各项收入数据的真实、准确。高校票据稽核的主要内容包括:

1.票据的填写是否符合要求,主要检查票据的金额大小写是否一致,上下联是否相同。

2.收费票据的金额汇总是否正确,是否全额上缴。财务部门可设一名复核人员对收费员缴回的票据进行复核,以保证各项收入汇总数据的正确性。笔者认为,随着高校会计电算化的全面普及,一些有条件的高校可在现有的财务核算软件中增设一个票据管理子模块,专门用于票据的会计核算工作(主要是对上缴票据的号码、金额进行分类统计)。方法是:要求会计在每填制一张收入凭证时就将每张票据的号码、金额和开票日期录入其中,或者将多张连续号码、汇总金额随同收入凭证一同录入,这样就可对票据使用和票款的上缴情况进行统计、汇总、分析,票据稽核人员可直接对收费员的缴款情况进行审核监督,确保票款全额上缴,防止票款的截留、挪用和私设小金库的现象发生,促使各项收费收入及时、足额地上缴学校,缩短了资金回笼的时问,可以促进高校资金高效运转。同时,大大提高了票据稽核的工作效率。

3.核查票据的领、销、存数量是否正确,票据存根号码是否连续不断,以保证高校收费票据的安全、完整。

总之,加强高校票据管理对规范高校收费行为、杜绝乱收费、防止“小金库”的产生,确保高校各项收入的完整和教学经费的正常运行有十分重要的意义。高校应制定一系列的收费票据内部控制制度,使高校票据管理制度化、规范化,从而完善高校内部控制制度,使高校规范化管理工作迈向制度化、科学化、高效化。●

【主要参考文献】

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