中图分类号:C931 文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)12-192-01

摘要:档案是企业重要的信息资源,档案资料是与企业同步发展的无形资产,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式需要进行发展和改革。本文在分析现代企业制度下档案管理特点的基础上,阐述了企业档案管理模式的构建,包括分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

关键词:档案管理;现代企业制度;管理模式

在信息技术飞速发展的知识经济时代,信息的重要性日益凸显,已经变成与有形资产同样重要的战略资源。企业管理工作的重要组成部分是档案的管理,档案是企业重要的信息资源,是企业科研、技术、生产、经营的一项基础性工作和真实记录。档案资料是与企业同步发展的无形资产,发挥着应有的重要作用。对档案进行科学化、标准化的管理,是一项基础性工作。在企业中建立一套体现公司科学管理水平的标准化的档案管理体系,使档案工作同步于企业发展,将为企业的各项工作的开展创造必要条件,也为企业抵御和规避经营风险发挥一定作用。应该看到,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式与体制已经显得滞后,需要对脱离企业实际的档案管理工作进行发展和改革。

一、现代企业制度下档案管理特点分析

我国企业随着改革进程的逐步推进,受到了极大的冲击,为不断适应这些变化,档案的管理也做着相应调整。在这些变化的冲击下企业档案管理表现出的变化具体有:

1.集中管理模式向集中-分散结合管理或分散管理转变

在计划经济的背景下,我国企业的档案管理采用集中统一管理模式。在积累和控制企业档案资源的要求下,集中统一的管理模式发挥了极大作用。随着计划经济向市场经济的转型以及我国社会的改革开放,我国不断加大脚步融入世界经济,加上民营经济的不断崛起以及国外企业的进入,国内企业受到越来越大的冲击,传统的在国家规划下对档案进行集中统一化管理的单一模式也变得无法适应企业的实际需求。作为企业管理必不可少的一部分,必须构建更加适合的档案管理体系以维持企业的高效运行。在这样的情况下,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式逐步得到了发展。作为独立法人机构,企业自主拥有档案资源,加之随着企业管理模式向横向扁平化管理演进,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式更有利于企业效率的提高。

2.由手工管理向计算机网络化管理转变

根据实际企业状况,企业档案管理模式结合特定思维与特定环境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于计算机网络的档案管理方式。基于网络的集成化档案管理通过网络连接起独立的管理终端,整合企业各类软资源,融业务知识管理、信息处理、档案管理于一体,是一种现代化的管理模式。基于网络的集成化档案管理有很多优势,有利于部门间信息交流与分享,有利于分布式的处理数据,也有利于企业统一管理各类资源。因此,网络化管理是企业档案工作未来的发展趋势。

3.企业档案管理部门由星型结构转向复合型结构

所谓星型结构,指的是档案管理部门受公司级档案管理机关的直接领导,档案部门与机关之间是领导与被领导的关系。档案管理部门对公司档案管理的运作进行负责,在其领导下,各部门进行档案移交和负责,呈现出典型的直线职能式企业档案管理模式。而所谓的复合型的网络结构,指的是分布式的企业档案管理体系。各个部门对自己档案管理效力负责,之间没有行政领导关系,在企业管理向扁平化进展的情况下,复合型结构是适应企业管理发展趋势的档案管理方式。

4.加强了企业档案社会化协作

当前,企业经济效益是企业的主要关注点,因此企业倾向于外包管理非现行档案。目前社会上出现了专业型档案保存中心的机构,为企业档案的外包提供了可能。社会化协作可以降低管理费用,缓和企业档案保管的压力,符合政府转变职能的需要,实现非行政职能社会事务的分离,有利于集中精力进行宏观管理。在制定基本目标和标准,政府督导的前提下,企业档案形成了管理的社会化竞争,由此产生的社会化竞争激励机制,将使档案事业充满活力,促进档案管理效益的提高。

二、现代企业制度下档案管理模式的建构

综上所述,本文作者认为,当前企业在档案管理方面应当采取的管理体制与模式为:坚持社会化与市场化的有机融合,依照企业自身管理特点,企业自主的管理档案,并采取分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

1.企业档案的分布式集中管理模式

所谓分布式集中管理企业档案,指的是企业档案管理形式采取事实上分散、形式上集中的管理形式。事实上分散,是指由企业档案形成部门对企业档案具体事务进行具体管理,企业档案的利用、保存,制定均由企业各职能部门负责。形式上集中,是说由企业一级管理层总负责完善档案管理流程、制定企业档案管理制度、进行企业档案管理,但是企业一级管理层只对文件形成版本进行授控,而不参与企业档案具体管理事务。上文所提及的分布式集中管理从核心来讲其实还是一种分散管理,不同之处是必须符合法律要求,并遵守企业法规的约束,意即遵循形式上的约束。

2.企业档案的信息一体化管理模式

企业档案的信息一体化管理是从系统论的角度出发,借助计算机和网络技术,以文件生命周期理论为基础,对档案进行统筹和管理,使之发挥各自以及总体的最大效能,实现系统化和规范化,企业档案的信息一体化管理模式是档案管理与文件管理内在联系的必然结果。有利于最大限度地对文件和档案信息资源进行开发。企业档案的信息一体化管理模式具体内容包括信息利用的一体化、流程管理的一体化和档案生成控制的一体化。其技术支撑是网络技术何计算机为代表的信息技术。这些数字化技术的推广和应用档案管理的工作效率,简化了工作程序,改变了档案的载体性质和生成方式,使得档案一体化管理有了技术基础。

3.企业档案的标准化管理模式

企业档案管理工作的发展方向就是实现管理标准化,规范化与标准化的管理可以加速档案工作的发展,把新的先进的管理方法与管理技术引入档案工作。具体的方面包括:企业档案工作名词术语标准化、企业档案代号代码标准化、企业档案著录标准化、企业档案标引语言标准化、企业档案的收集、整理、鉴定标准化、企业档案的统计、提供利用标准化以及企业档案编篡及出版格式标准化等。

三、结束语

企业档案的管理模式与管理体制是动态发展的,需要结合先进理念和具体实际去对其加以充实,从而推进企业档案管理模式与管理体制研究的不断深入。

参考文献:

[1]宗培岭.试论现代企业档案管理制度[J]档案与建设,2008,(08)

[2]宗培岭.现代企业档案工作运行机制的建立[J].北京档案,2008,(09)

[3]宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案,2009,(02)

* 作者简介:白彩芹,女,现为延长石油集团西安延炼工贸有限责任公司档案管理员。