□ 北京 王开拓

采购是一种购买形式，它受到《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律的约束，采购的方式主要有七种，分别是：①公开招标；②邀请招标；③竞争性谈判；④竞争性磋商；⑤单一来源采购；⑥询价；⑦国资委认定的其他方式。

一般情况下，国有企业采购业务的基本流程如下：①接收采购申请单；②沟通采购物资的相关要求；③货比三家并进行询价对比，最终锁定最优供应商；④执行领款单手续，并到财务处领款；⑤货物抵达后，申请人需核对货物的数量和质量；⑥按照财务管理制度相关标准执行发票报销。

一、国企采购业务内部控制主要风险

（一）采购计划安排不合理，可能导致企业资源浪费

1.采购计划偏行政化。国有企业物资采购过程中需要制定采购的程序和采购的计划，但是在制定以上计划，安排整体工作的时候，可能存在不合理之处。在采购程序上，一些国有企业在制定采购内部控制制度的时候，多参考政府采购法。但政府采购法的制定是为了提升财政资金的使用成效，其复杂性决定了政府采购效率较低。但是，国有企业不属于政府采购法所规定的采购主体，也不适用于政府采购法，而过于行政化的采购程序往往会导致国有企业难以快速针对市场做出反应，进而影响到采购的整体效率、影响业务的拓展水平，因为行政化的采购程序也会导致资源的浪费。

2.没有持续优化意识。国有企业的采购工作内部控制制度的构建旨在提高企业采购的规范性和效率性。整体上，构建采购内部控制制度既要不违反国家和地方的法律法规，又要与国有企业目前的主营业务、规模和管理状况相契合，整体要考虑的因素众多，且需要根据市场的变化不断优化。在法律法规的更新和企业的发展带动下，国有企业采购内部控制制度也应与时俱进，不断修订。但事实上，很少有企业会单独定向进行此工作，甚至于一些国有企业在采购工作中存在“一锤子买卖”的思维偏差，在内部控制制度的制定上缺乏持续优化的意识，进而使采购内部控制制度脱离企业实际运作，出现采购工作“有章难循，无章可循”的尴尬局面。

（二）采购物资供应商选择不合适，定价审批不够规范

1.没有关注电商采购的重要性。在互联网的发展带动下，以电子商务平台作为采购平台成为一大趋势，在大型、正规的网络商城上交易不仅采购效率高，采购成本还低。电商采购所能选择的物资供应商更加广泛，一些大型国企通过创建交易网站的方式来进行内部采购，而尽管有互联网的加持，却未能发挥出电商平台在对比价格、确定供应商方面的优势，且物资采购的供应商选择中更倾向于线下，导致一些物资在采购中存在价格虚高，性价比不高的问题。

2.采购过程可能出现违法乱纪。国有企业作为市场主体，它需要以招标投标法中的相关规定，优化国有企业的公开招标和邀请招标的方式，借鉴政府采购法中规定的非招标采购方式。但是，国企具有其特殊性，需要参与到市场竞争中，且根据市场的需求做出快速的反馈。在采购方式的确定上，国有企业招标采购领域中多出现违法和违规的问题，一般集中于采购程序不规范、内定中标单位、应公开招标而未公开招标以及招标采购的竞争性不足等情况。以上违法违规的行为出现会导致违法乱纪，也不利于国有企业内部的管理。在采购业务控制的时候，没有考虑到国企的未来长远发展计划和安排，并可能因为供应商和国企之间签订战略合作协议，以互惠互利的角度互相采购而影响采购效率，进而产生采购风险。

（三）采购验收审核不严格，存在信用受损风险

在物资抵达的时候，相关负责人需要对于物资进行验收审核，避免在物资验收中出现证件不齐、数量短缺、质量不合格等异常问题，也防止问题物资进入仓库并投入使用。在实际的物资采购过程中出现验收异常的情况比较多，审核不严格就会导致采购物资的缺失，资金的损失以及信用的受损。在公司的SAP系统中，不同的部门以及不同岗位用户的权限不同。物料验收合格之后，采购部门在SAP系统中做收货处理，然后才能由采购人员办理应付账款的挂账和支付，但如果为了完成业务违规开通权限以外的功能，没有履行收货程序的物料也会收货或挂账，同样会让验收工作产生风险，影响整体工作有效性。

二、优化国企采购业务内部控制的主要策略

（一）在采购环节的内部控制

1.建立采购申请制度。采购申请制度的建立，对于规范个人行为、提升采购质量、避免多头采购的问题非常关键。在实际的工作过程中，可以根据购买的物资类型或接受劳务的类型等，确定好相关的归口管理部门，并规定只有赋予相应的请购权之后才能够审批相关的采购物资。在实际的工作中，要明确相关工作人员和部门的职责以及权限后，部门根据发展需求提出采购申请，请购部门对于提出请求的部门需求进行审核，审核通过之后要将各类采购信息分类汇总，因为不同部门采购内容存在交叉重叠，如非紧急物资，需要汇总之后统筹安排采购和分配。若因为生产经营之用而急需购买相关物资，根据实际制定限额，并由负责人批准，其他物料采购需要经由采购部门办理采购。采购申请制度的建立能统筹安排整体的采购工作，严格规范各个部门的采购行为，并能引导部门按照预算执行进度办理请购手续，提出采购申请。一般情况下，使用单位需要以节约本部门费用为目标，选择物美价廉的物料供应商，并提交给采购部门。若存在超预算和预算外的采购项目，则需调整预算履行程序之后驳回，部门再次审核物资采购需要，经过相关部门和人员审批之后，再办理采购申请。

2.科学评估供应商资质。企业需要构建科学的供应商评估机制和准入机制，严格按照国家法定和中国中铁股份有限公司的规定，结合采购项目的规模和属性，选择采购方式。公共采购是采购物资的主要方式。选择非公开采购方式应规范决策程序，严禁化整为零规避招标。在选择供应商的时候，可以委托有相关资质的机构进行资信调查，实时管理供应商的经营情况和资信情况，并进行综合评价，确定是否继续与供应商合作，并保证采购工作的顺利有序进行。在确定好合格的供应商清单之后，要与相关供应商签订协议，并建立供应商管理系统。采购文件应当明确诚信要求，明确双方的责任和义务，并按照要求签订诚信协议或者将诚信要求纳入采购合同。在签订协议的时候，供应商需要对其合作年限和产品质量做好保证。国有企业对于供应商提供的劳务和物资质量、价格、供货条件、供货时间等进行协商规定，并根据国有企业的实际发展需要，及时和供应商协商调整供货计划。

3.采购人员定期轮岗。采购具有其专业性，提升采购人员的专业度至关重要，但为了控制出现腐败风险，积极组织定期轮岗，能规避不必要的风险。保证整体工作的顺利有效，遵循先熟练后轮换的原则，建立在采购人员自身职业发展规划之上，做好轮岗计划。同时，为了避免采购人员出现消极情绪，企业也需要做好员工疏导，给予采购人员更大的成长空间。这样，轮岗制度才能被广泛接纳和认可。为保证轮岗有序，并避免因为轮岗人员无相关采购经验而影响采购质量，在轮岗的时候可以划分领域轮岗进行物资采购，并确定该类物资是否需要轮岗，例如采购日常管理办公用品不需要频繁轮岗，在一些技术类器械的采购中也需要保持稳定。

4.规范采购合同。签订采购合同能够规范双方的行为并优化供应工作，在采购合同的制定中应当规范科学，且能保障企业的自身利益。从合同起草方面上看，国有企业合作的供应商众多，拥有标准的合同文本才能降低工作压力。但考虑到供应商众多、情况各异的问题，在制定标准文本的时候应当有浮动范围。一般情况下，在标准文本的基础之上，可以加入特定供应商有关的内容，并形成合同初版文件。在签订合同的时候，按照物资采购的相关规定，需要按照公司范本签订合同，尽可能选择公司拟定的合同模板或建立在公司合同模板之上进行裁判，如存在其他无范本的采购合同，应严格按照采购文件签订，并经公司法律部或法律顾问审核，大额合同应联合签订。具体合同中要根据采购内容的不同以及业务的需要，及时修订和增补删除相关的条款。在修改合同之后，相关工作人员要对合同中的相应财务条款进行审核，例如财务部要对合同中的财务条款进行审核和价格监控，并审核物料请购单和物料报价单。审核完毕之后，要明确相关条款是否清晰明确，并对合同进行二次审核，审核之后，相关部门做好合同的归档管理。

（二）在付款环节的内部控制

1.保证付款的合法性和真实性。采购部门需要对采购的合法性和真实性负责，并保证企业存货的安全性以及存货计量的准确性。由专职的采购人员负责拟定采购合同后，必须由采购管理人员进行审阅，并交由相关负责人审批通过后才能签订采购合同。为保证付款的合法性及真实性，需要企业财务会计对采购业务的各种原始凭证展开审计，重点审核采购中各类单据、凭证是否齐全，内容是否真实，计算是否准确。严格资金支付审批程序，在审核通过后由财务部门负责会计付款凭证，并按照资金支付规定、合同约定和物资供货验收情况进行支付，由采购员及时与供应商进行联系。一般情况下，合同付款以月结为主，并开具增值税专用发票，大额资金支付实行联签制。对于一些不含税的、开增值税普通发票等情况的付款，应当做好审批，供应商应说明理由，财务负责人同意之后方可付款。

2.加强预付账款和定金管理。在工作中，要建立国有企业应付账款和定金管理的相关责任制度。在财务部门中，相关人员负责应付账款和定金的管理工作，如工程管理人员则负责其中的设备管理工作，材料核算人员负责其中的材料借款管理，供应部门负责其中的清查。催收通过优化优惠账款和现金的管理，能够保证资金的周转效率，也能够提升资金的使用效益。要做好预付账款的控制，在发生预付款项时，必须签订合同并上交一份由财务部门备案。为了节省资金支出，相关部门也需要在财务部门和总会计师的审批之后，按照购货合同的相关规定，严格控制各种款项的额度。若购货合同中业务明确规定不得发生预付账款，则不得给予预付账款的额度。对供货商而言，相关部门应当与供货商协商，并建立预付账款台账，对于各项预付款项，应按照合同的规定明确记载，并与购货合同和台账等一并保管。一般情况下在购货合同规定的时间内组织交货，并验收入库，七日之内要进行报销，若超过报销期限，则需要追究经办人的责任。建立责任制度的目的是保证避免因为供货单位破产或供货撤销等原因，难以回收货物所产生的资金损失问题。

3.定期核对往来账款。国企在采购业务的付款环节，应加强对往来账款的核对，选择适当的对账时间，只有通过定期核对才可以保证双方账目一致性。往来账款核对周期需要由采购业务的大小决定，业务较小可以按照季度、半年设置核对周期。在业务量较大的情况下，可以按照月度、季度、半年度设置核对周期。无论核对周期的长短，在每次进行往来账款的核对时，都需要填写对账单，且需要双方签字确认，并由相关负责人做好保管。针对往来账款的核对，需要确定正确的对账方式，如财务少且交单的采购业务，可以通过电话核对的方式，如双方距离较远，可以采取电子邮件、传真等核对方式。倘若采购量庞大、账目比较复杂的，双方必须进行面对面核对。

4.建立验收及退货管理机制。建立验收及退货管理机制，需要企业安排相关部门按照企业验收规定做好对采购物品的验收，明确验收责任，材料部门应负责组织对材料的外观、数量、规格的检验，专业技术部门应负责组织对材料的性能、质量和技术文件的检验，必要时可委托第三方进行质量检验，在验收中一旦发现问题需及时报告采购部门，由采购人员根据实际情况进行处理。在验收过程中，需要重点查看采购商品是否与企业规定相符，由采购人员提出解决方案并由采购管理人员负责审批。严格核对材料，确保两人以上参与验收工作。对质量缺陷、技术证书不全等不符合合同要求的产品，按合同规定进行退货处理，确保入库物资的质量。针对验收中存在重大质量问题的情况，需要由采购管理人员组织财务部门、质量管理部门等进行集中处理，制定解决方案并由上级管理人员进行审批后，交由采购部门进行处理。在退货管理机制的建立上，需要明确退货的要求、标准，在撤销请购事项时，需要由原请购部门及时通知采购部门，并在请购单上做好相应的标记，说明撤销请购的原因。采购部门在办理退货业务时，需要在原请购单上加盖相应的章，并将其送回原请购部门。

三、结语

一个企业若想在复杂多变的市场经济环境中发展下去，优化内部控制至关重要。采购业务的内部控制关系到企业的供应链顺畅，在难以改变外部宏观环境的条件之下，企业将目光放在提升内部管理效能之上，也能够完善内部控制体系。内部控制能让企业由内而外提升自身的竞争力，在企业的内部控制工作中，定期根据自己的实际情况进行分析并优化改进。提升内部控制的有效性，切实保证物资采购内控有效才是采购工作的重中之重。总之，在采购工作中，应当结合实际情况，全方位梳理、落实好采购流程，并统筹安排整体的采购计划，规范各自的审批权限，并按照流程办理采购业务。在实际的采购业务内部控制中，应当根据采购过程的薄弱环节进行有序控制，才能够保证物资采购满足企业的生产经营需要，并保障整体采购工作的有效性。