文/吉林省交通运输综合行政执法局 孙阳

交通行政综合执法档案的规范化管理要求比较严格，管理工作人员需要想方设法提升自身的综合技能，逐步完善档案管理体系，明确具体的档案管理指标。整合利用多种技术渠道，全面创新档案管理模式，确保交通行政综合执法档案管理工作实现规范化运作并稳步发展。管理工作人员需要强化自身对交通行政综合执法档案管理工作的理解及认知，围绕当前档案管理工作的现实条件，积极分析主客观的影响因素和内外部条件，实现与时俱进和对症下药，确保交通行政综合执法档案管理工作能够更上一个台阶。

一、交通行政综合执法档案概述

与其他的档案记录形式相比，交通行政综合执法档案的法律性、时效性和信息性比较明显，能够实时记录交通行政执法的具体流程，所涉及的工作事项比较复杂，能够为交通行政执法提供信息凭证以及原始依据。因此交通部门十分注重交通行政综合执法档案的规范化管理，以此作为组织开展各项管理工作的前提和基础保障，将这一工作贯穿于整个业务部门的始终，逐步打造科学完善的业务体系，始终坚持规范化管理以及科学运作，更好地实现自身的可持续发展。

在全面推进改革开放后，我国的交通运输管理体系更加完善和成熟，管理部门逐步优化交通行政综合执法档案，当前的档案管理与质量有所提升，存在分类化和统一化的特征。工作人员主动统一交通行政综合执法档案类型，实现综合归纳以及宏观统筹，将交通行政综合执法档案分为处罚类、纠正类、许可类、路权类以及强制执行类和车辆传播类，涵盖了与交通运输行政执法相关的诸多事项。要想更好地实现自身的稳步运作，交通部门需要全面加强对交通综合执法档案的规范化管理，实现自身的高质量发展，逐步打造完善的运行机制，以此更好地应对时代发展的挑战及冲击。

二、交通行政综合执法档案的管理现状

（一）档案管理体系比较混乱。在对地方交通行政综合执法档案的管理工作进行分析后不难发现，个别交通部门的综合实力有限，未构建科学完善的档案管理体系，存在体系不健全以及体系混乱的问题。管理工作人员无法结合分类管理以及分类处理的具体要求全面落实档案管理工作，不同类型的档案信息混为一谈，最终导致信息缺失和信息遗漏问题时有发生。在有效搜集整理以及保管档案时，实质的工作程序比较混乱，无法按照统一的档案目录进行全面调整以及改进，忽略了信息内容的有效检索以及档案目录的科学设定，严重影响了档案搜集工作的全面落实以及有效改进。在存放档案资料时，管理人员无法按照统一的标准以及要求进行调整，存在许多的主观随意性，档案存放质量和效率不够理想。在接收电子档案时，档案管理工作人员没有严格按照档案程序的具体标准一一执行管理工作，后续的档案管理工作流于形式浮于表面，信息不对称以及资料缺失等问题较为严峻。在有效执行档案管理制度时，个别工作人员的综合能力有限，过于注重档案的收集，忽略的了档案的整合利用，前期的档案管理目标比较单一，存在诸多的局限性，所采取的档案管理方法和手段陈旧落后。管理层没有站在时代发展的视角积极创新并拓展档案管理模式，档案管理手段与档案管理需求相脱节，导致一部分档案管理资源被浪费。

（二）档案管理人员技能素质较弱。交通行政综合执法档案管理工作比较复杂，专业性和系统性较为明显，需要由专门的工作人员统筹管理、全权负责。但是结合相应的数据统计以及实地调查分析不难发现，个别交通行政综合执法档案管理人员的综合能力有限，专业素养偏弱，还未形成规范化管理意识和理念，对档案管理工作的认知和理解不够深刻，在上岗之前没有接受专业系统的管理技能和技术训练。有些档案管理人员缺乏专业教育背景，非档案管理专业出身，因此难以全方位、多角度地落实好档案管理创新工作，无法凸显自身的专业特长及优势，整体的档案管理质量和效果大打折扣。有的地区经济实力比较有限，地处偏远，在组织开展档案管理工作时，交通管理部门的现代化人才缺失，档案管理工作人员由其他的职员兼任，存在一岗多职的问题。管理层不够重视交通行政综合执法档案的规范化管理，缺乏高素质、高水平的档案管理人才，严重阻碍了档案管理工作的规范化运作。

（三）缺乏档案信息化建设及规范。在信息化以及科技化的大环境下，档案管理信息化建设工作势在必行，大势所趋。但是有的交通行政综合执法档案管理工作模式单一，信息化水平不够理想，管理层对信息化建设工作不够重视，前期的资金投入较少，存在资金链断裂的问题，无法提供扎实的技术保障。交通行政综合执法档案的类型比较复杂，除了包含八大类型之外，还涉及日常工作中所生成的各种资料信息以及档案，包含群众意见、收集档案和地方性的合作档案。这部分档案的管理质量不够理想，保存时间比较长，难以充分发挥档案的参考作用和价值，整体的档案管理信息化程度偏低，当前的档案管理系统不够完善，缺乏安全保障。与其他的档案管理工作相比，交通行政综合执法档案管理工作关乎国家和人民群众的利益，所涉及的信息非常重要，很有可能被不法分子所侵袭。交通部门需要加大力度，坚持规范化管理以及安全建设，想方设法提升整体的档案信息化水平，实现与时俱进。

三、交通行政综合执法档案的规范化管理对策

（一）逐步完善档案管理体系。科学完善的档案管理体系以及管理指标能够为交通行政综合执法档案的规范化管理提供必要的支持，管理层需要抓住这一工作的重点及核心，以构建档案管理体系和指标为基础以及前提，进一步规范档案管理机制和流程。加强对档案管理规则的有效分析及研究，积极统一当前的交通行政综合执法档案类型，结合《机关档案工作条例》以及《档案法》，进一步完善档案管理体系以及指标。其中档案管理的类型比较复杂，电子档案和纸质档案的归档以及移交要求不容忽略，管理工作人员需要综合对比电子档案和纸质档案的管理条件以及现实环境，从归档、移交、保管、销毁、保密、借出等不同的程序着手，主动理顺工作思路以及工作方法，以此更好地提升管理质量和管理效率。档案管理的合作分工不容忽略，有的档案的保密要求相对比较严格，需要进行保密处理。管理层需要通过对档案保密协定以及规定的有效分析及研究，妥善保管好纸质化资料以及电子档案备份，有效避免各种档案信息丢失。归档文件材料的整理和搜集比较复杂，管理人员需要坚持系统性、准确性和真实性的管理原则，确保内容完整，逐步完善硬件设施和软件设施，以目录编订和归纳为基础，逐步提升档案信息管理的安全系数。在档案管理之前，档案管理工作人员需要签订保密协议，主动承担起相应的责任和义务，形成良好的责任意识，在档案规范化管理的过程中发挥自身的才智。

（二）提升档案管理人员的技能素质。面对新的发展环境，交通行政综合执法档案管理人员需要意识到自身的重要责任和社会使命，积极提升自身的管理能力及管理水平，逐步形成规范化管理意识。交通行政综合执法档案的规范化管理工作要求比较严格，难度系数偏高，需要由专业化高素质的档案管理人员来完成。管理层需要积极组建一批优秀的档案管理人才队伍，加强对档案管理工作的有效调整以及规范指导，以档案管理人员的技能培训为重点，有效建设档案管理人才队伍，严格按照规范化管理的具体要求全面推进档案管理创新以及改进。首先，相关单位部门需要积极搭建信息技术学习平台，加强与其他机构以及组织之间的合作及互动，组织开展联合培养工作。着眼于信息技术能力培养的实质要求，稳步提升档案管理人员的综合素质，确保其积累丰富的信息技术管理经验，主动与他人进行合作。其次，档案管理人员自身需要注重自我教育和终身学习，意识到档案管理工作的重要性和迫切性，掌握档案规范化管理的技巧，逐步形成良好的工作意识以及责任心。最后，交通部门需要逐步完善档案管理监督机制，真正实现责任落实到位，建立问责机制以及监管机制，确保每一个档案管理工作人员都能够主动为档案管理工作的规范化运作建言献策，做出相应的贡献。档案管理人员工作绩效的突击考察以及定期考察最为重要，有助于档案管理人员形成良好的工作意识，更好地体现档案管理的标准化以及规范化运作要求，全面实施档案管理工作，提升整体的规范化管理质量及水平。

（三）全面提升档案信息化建设。交通部门需要加强对档案管理实际需求的有效分析及研究，坚持标准化、安全化、完整化的管理准则，打造科学完善的档案管理网络系统，真正实现纸质档案管理向电子档案管理的顺利过渡。档案信息化建设的系统性比较明显，涉及硬件和软件两大层面，软件设备的逐步完善不容忽略，需要由机关单位打造完善的网络系统平台，保障该平台的专用性以及科学性，安排专门的工作人员进行宏观统筹以及科学管理，设计专用档案管理平台网址。对于电子档案管理系统来说，实质的功能比较强大，以管理、检索、立卷、分类、搜集档案为基础，由专业技术人员进行系统设计以及宏观统筹，适当增加系统参数维护功能、人员权限管理功能以及后台管理功能。在软件设施方面，则需要配备扫描仪、高拍仪、计算机、高端服务器、通讯机、打印机、路由器以及数据交换机，注重日常维护以及科学管理，以此更好地提升整个交通行政综合执法档案管理的质量。

（四）创新档案管理模式与技术渠道。在新的时代背景下，交通行政综合执法档案的规范化管理工作备受关注，管理工作人员需要以技术渠道以及档案管理模式的有效创新为基础，坚持针对性、科学性以及专业性的管理准则，加强对不同类型档案的有效分析以及科学管理。将分类化管理和针对性管理相结合，围绕以事分类的管理原则，积极实现电子档案管理和纸质化档案管理的有效结合，稳步提升档案管理的规范性以及安全性。比如在管理路产类档案时，管理工作人员需要以搜集公路的基本信息资料为基础，进一步了解与桥梁和路面相关的基础设施建设情况，做好文件资料保管工作，按照双重形式全方位管理重要的文件信息，将与之相关的档案资料归纳到路产类档案库中，科学高效地完成档案整理和归纳工作。严格按照目录设定准则，合理分类整理具体的档案资料。在设计档案目录时，可以根据档案出处、档案库类型、档案日期以及档案用途进行调整，全面加强安全检测，有效规避信息缺失和信息遗漏。

四、结语

综合上文的论述和分析可以发现，交通行政综合执法档案的规范化管理比较复杂，交通运输部门需要意识到自身的重要责任，加强对各类管理任务以及管理要求的深入分析及研究。将这一工作作为落实综合执法工作的前提和基础，进一步提升整体的执法效能，有效突破各种管理困境及矛盾，积极利用多种技术渠道以及档案管理模式，实现稳步创新以及与时俱进，为交通行政综合执法档案的规范化管理助力。