新时代高校二级学院办公室管理工作路径

2023-09-30成都理工大学旅游与城乡规划学院路婷婷韩琴

办公室业务 2023年6期

文/成都理工大学旅游与城乡规划学院路婷婷韩琴

2017年，教育部等五部门联合印发的《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》中提出“完善高校内部治理”和“强化监管优化服务”要求。2019年，由中共中央、国务院印发的《中国教育现代化2035》提出“加快信息化时代教育变革”和“推进教育治理体系和治理能力现代化”等要求。由此可见，国家对高等教育管理提出了新要求，为高等教育管理内涵式发展指明了方向。

二级学院是大部分高校实行的校、院两级管理模式中的第二级（学院制）办学主体，是高校发展的重要依托。二级学院直接面向师生群体开展教学、科研、人才培养、学生管理、师资队伍建设等工作，是落实具体工作的实践者，在高校管理中发挥着十分重要的作用。办公室作为二级学院的行政管理中枢，为学院各项工作的开展提供了重要的支撑。

一、高校二级学院办公室工作职能

高校二级学院办公室在院校工作顺利开展过程中扮演着重要的角色，其主要承担以下功能：

（一）参谋助手功能。办公室作为二级学院的行政管理中枢，是各种政策文件、通知等信息的汇聚点和传输点，这为当好领导的参谋助手提供了有利条件。办公室应依据学校政策文件要求，在理解吃透政策文件的同时，紧紧围绕学院的工作目标和重要任务以及需要领导决策的重大事项，积极主动参与各项调查研究，收集、筛选、综合分析各种信息，从而提炼出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，并及时向领导反馈，协助领导实施科学宏观的决策，确保各项工作目标及任务圆满完成。

（二）沟通协调功能。唐朝宰相陆贽认为：“上情不通于下则人惑，下情不通于上则君疑，疑则不纳其诚，惑则不从其令。”学院办公室作为承上启下、协调左右、联系内外的纽带，在日常信息传达和协调沟通中具有十分重要的作用。办公室主要承担着纵向、横向、内外协调功能。1.纵向协调指上、下方协调，既包括各职能部门以及学院政策、决定、通知、工作任务的上传下达，又包括民意的下情上传，其有利于上、下沟通，整齐划一，也保证了政令畅通，使得各项政策、任务被认真贯彻执行。2.横向协调指的是学院领导、科、系、室、教职工等之间的协调，包括事务沟通协调（如学院人才引进、岗位聘任、年度考核等事务的沟通联系）、文书沟通协调（如征求教职工意见、流转公文、收集总结计划等）和关系沟通协调（做好院领导、同事、教职工关系的黏合剂）。3.内外协调指的是办公室内部工作安排（如科研、人事、后勤保障等）和外事工作的协调（如与校外兄弟院校、企事业单位之间的沟通联系）。良好的沟通协调方能确保学院任务圆满完成，进而带动整体工作的高效运转。

（三）服务保障功能。服务是二级学院办公室的基本职能，包括如下方面：1.服务于师资队伍建设。积极做好人才引进、人才称号申报、职称晋升、人才办公环境打造等工作，为人才发展提供畅通通道和良好环境。2.服务于科学研究工作。汇总整理科研信息，及时发布传达有效信息，积极解决教师在项目申报过程中遇到的各类问题，组织专家初评项目申报书等工作，努力营造学院科研氛围，促进学院内涵式发展。3.服务于师生其他工作。做好开具介绍信、交流函、在职证明、学院行政章用印以及后勤维修保障等工作。学院办公室是学院对内、外服务的窗口部门，面向的对象为院领导、学院全体师生、职能部门及来访人员，与人交往频繁，工作过程中的服务保障意识和服务保障能力都能体现学院的整体工作风貌，这就要求学院办公室人员坚持“以人为本”，力戒官僚主义，用心用情为师生办实事、做好事、解难题，并完善各项服务保障制度，提升服务保障水平。

二、高校二级学院办公室管理工作现状及困境

（一）工作任务繁杂。学院办公室人员几乎每天都要面对大量的事务性工作，同一时间段需处理协调不同的大小事务，与不同的人员沟通交流，日常事务头绪多且繁琐。一般高校设置的职能部门达20多个，学院办公室需对接的职能部门涉及10多个，每个职能部门又下设多个科室，在完成各职能部门各科室下达的各项工作的同时，还需完成学院层面的各项事项，如各项会议的筹备，校院公文及信息的流转，学院会议记录与纪要的撰写，为学院行政管理工作正常运转提供后勤保障，完成领导布置的工作以及应对各种突发性工作等。由此可见办公室工作饱和度之高。在事无巨细的情况下，二级学院办公室工作人员疲于应对各项事务，稍有不慎，就容易出现纰漏，甚至影响学院大局，这导致办公室工作人员长时间承受着巨大的心理压力，然而年底总结成绩寥寥无几，其存在感、认同感和成就感不高，易出现职业倦怠。

（二）职业发展前景不清晰。高校长期存在“重教学科研，轻行政管理”的现象，大部分师生未认识到行政管理的重要性，有的甚至认为学院办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作，谁都可以干，谁都可以干好。对辅导员、教师、实验室人员，高校会组织相关高质量培训，从而提升工作人员的职业技能和个人竞争力，而很少组织办公室人员进行管理学、心理学、礼仪接待、公文写作和办公自动化软件等培训。部分办公室人员仅依靠个人经验和个人意志开展工作，导致工作格局和工作思路打不开、工作效率低下，出现自我提升停滞不前、职业发展空间受限、工作积极性不高等问题。办公室人员职称晋升渠道少。目前行政管理人员中辅导员职称晋升的成果认可，可通过以指导教师的身份指导所管理学生参与竞赛获奖来认定。此举措提升了辅导员的工作积极性，拓宽了职称晋升渠道，但办公室人员却缺少类似的职称晋升举措。

（三）信息化平台建设薄弱。部分高校缺乏统一互通的信息化平台。有些职能部门无信息管理系统，若其他部门和学院需要，需通过申请方能获取。即使部分职能部门有对应的信息管理系统，但信息不能互通共享，未建立职能部门信息系统之间的纽带，形成信息孤岛，若其他部门和学院需要相关数据，需通过系统导出后方可获得所需数据，且获取的数据需花费大量时间和精力进行后期整理与分析，在此过程中，若数据内容有变化，又得从头再来，存在大量的重复性工作，这极大地影响了工作进展速度和工作效率。

（四）解决问题缺乏智慧。办公室管理工作是综合性工作，涉及方方面面，相关工作与教职工的利益福祉息息相关，如职称评审、岗位聘任、绩效分配、人才申报、经费支持、后勤保障、纪律约束等，在沟通中难免存在由于信息不对称导致的误会、误解，双方甚至产生矛盾和怨言。若办公室人员处理稍有不当，则会导致领导不满意、同事不理解，导致办公室人员处于夹缝之中，进一步加剧了工作难度。同时，会致使办公室工作人员产生委屈感、挫败感和失落感。

（五）缺乏有效的管理沟通平台。办公室人员受到部门内部各项繁琐事物的羁绊，除了在工作中与上级和同事间进行临时性的、个人性的沟通外，缺少有规律的、集体性的、心理建设性的沟通。若缺少让办公室人员敞开心扉交流、诉说的平台，致使心中不满或压抑的情绪不能得到有效释放，将严重影响心理健康，导致对学院的归属感降低，从而影响办公室整体工作的开展，对个人和学院发展都是极为不利的。

三、提升办公室管理工作效能的建议

（一）科学统筹安排，明确责任分工。二级学院办公室管理工作能否行之有效，关键在于科学统筹安排，明确责任分工。1.办公室工作的安排，可根据对接的职能部门划分工作职责，这将有利于责任的明确和工作的开展，并确保工作的连续性和完整性。2.团队协作能力对办公室工作效能有着重要的影响，若办公室人员在工作中遇到困难或突发性工作时，内部人员应多沟通协调，相互尊重、理解、信任、包容、补台，在和谐轻松的办公氛围中解决好问题或应对好突发性事件。在工作中要善于发现同事的优点，取其所长；认识自己的缺点，弃己所短，各得其所、各有进步。3.用好准备从事行政工作的学生助理，可将少量常规性工作，如会务准备、文件复印、文字校对等交由学生助理协助处理，让办公室人员有更多精力投入管理理念与管理创新上，进而发挥办公室人员的主观能动性，打开工作新局面。

（二）搭建成长平台，突破职业瓶颈。二级学院办公室承担的任务十分繁杂，有较强的综合属性，办公室人员的工作能力和素质直接决定工作质量和工作效能。同时，办公室作为窗口服务科室，也直接影响学院外在形象的树立。因此，构建一支业务能力强、综合素质高的办公室队伍，可切实提高学院的工作效率和外在形象。过去，新办公室工作人员入职，既无前辈指点也未进行相应培训，仅凭个人经验和个人意志开展工作，工作效率不高，影响工作进度和质量。新时代，高校要紧跟时代步伐，组织办公室人员参加各类交流学习与培训（如法律法规、办公自动化软件、管理学知识、心理学知识、礼仪接待、公文写作等），以快速开阔其眼界并提升其业务能力和综合素质，这对高质量办公室队伍建设起着重要作用。办公室工作千头万绪，工作人员经常加班加点，但难以出成绩，此时要多一份坚守，少一份浮躁，要跳出繁忙工作的“怪圈”，不断提炼总结管理经验，创新工作思路和方法。学校在职称认定条件方面应向办公室工作人员进行某种程度的倾斜，使得他们在职称晋升中有所突破，在平凡岗位中实现自我价值。

（三）加强信息化建设，助推管理效能的提升。信息化时代为高等教育管理带来了新的机遇，加强高校信息化建设是推动教育治理体系和治理能力现代化的有效路径。二级学院办公室信息化管理工作的开展，必然是建立在完备的信息平台上的。架构高校信息服务平台，打通各职能部门及学院间的信息壁垒，让信息“跑起来”“活起来”，在高校信息服务平台的大构架下结合办公室具体工作和要求将各项业务工作搬到线上，将大幅提升办公室管理效能和水平。同时，办公室人员要有信息触角的敏锐度，能及时捕捉领导、师生、社会公众关注的重点、热点和焦点信息，广泛收集、整理、加工此类信息，通过分析、归纳、总结和提炼各种数据信息，挖掘数据隐藏的规律和特征，提高信息的可用度，为校院治理提供科学依据。

（四）善用换位思考，解决矛盾问题。二级学院办公室作为面向师生的基层单位，有关工作涉及教师的利益福祉，难免出现部分教师语言不友好的情况。此时，办公室工作人员应避免情绪化，灵活处理教师的疑惑和问题。处理方法上要注重礼节、耐心倾听教师提出的疑问和遇到的困难，心平气和地与对方沟通交流。遇事不推诿不敷衍，在准确把握学校政策的同时，要设身处地站在对方立场考虑问题，知晓对方的不易与难处，耐心细致地向对方解释，积极寻找解决问题的平衡点，从而使问题得到圆满解决。对一时难以解决的问题，要耐心解释并及时向领导反映，为解决问题争取时间，避免事态扩大化。

（五）发挥工会作用，营造和谐氛围。工会组织是党联系职工群众的桥梁和纽带，提倡人性化、亲情化管理，在构建和谐单位中发挥着重要作用。二级学院工会可通过以下方式提升教职工幸福感：1.畅通教职工诉求表达渠道，工会干部要经常深入基层，到群众中去，掌握思想动态，倾听他们的心声，帮助教职工及时发现并疏导焦虑、抑郁等不良情绪，此举有利于教职工身心健康，强健的体魄和积极健康的心理是提高工作效率的基石。2.开展形式多样的文体活动，让教职工在活动中愉悦身心，改善人际关系、提升团结协作能力、增强教职工的凝聚力和归属感。

（六）塑造阳光心态，乐于敬业奉献。二级学院办公室工作具体又繁杂，但默默无闻，从事的是“绿叶式”衬托工作。办公室人员要摆正位置，理性、正确看待工作，要树立强烈的责任意识，认真履行好本职工作。要塑造阳光心态，应对复杂的人际关系，以冷静的态度对待是非，以宽容的态度对待得失，以清净的态度对待名利。在工作中，要甘为人梯、甘做幕后英雄，从而赢得领导和师生员工对办公室工作的支持与合作，让工作开展更顺畅。