文/医药卫生报社 胡阳阳

信息化背景下，只有在办公室档案管理的各个流程和细节融入信息化的技术方法，结合目前办公室档案管理工作中存在的问题，进一步完善规范化的管理制度，充分发挥办公室档案管理工作的优势，才能保证单位各项工作的有效开展。

一、档案管理概述

档案管理指针对档案实体以及档案信息进行管理，并利用档案内容完成各项业务工作的活动。主要工作内容包括档案信息的收集、档案整理、档案信息的价值鉴定、档案保管、档案检索统计等。档案管理工作的特点主要体现在以下几个方面：第一，需要针对有价值的信息内容进行收集和保存。目前，办公室档案管理具有一定的复杂性，由于信息总量较多，在收集汇总的过程中需要重点保证各项资料信息的完整性，并将档案内容按照特定的分类进行存储，便于后续工作的使用。第二，在办公室档案管理工作中，文书档案的比重较大，不仅需要完成档案信息的收集，还需要进行分类和承办，必要时还会针对档案内容进行鉴定和检索。第三，办公室档案的种类较为丰富，包括会计、法律以及行政等多个方面，管理的形式多样，可以使用视频、录音以及文字的方式进行保存。目前，随着信息数据的不断增多，档案管理工作的内容复杂，工作量也较为庞大，为此，需要采取规范化的管理模式。

二、办公室档案管理规范化的重要意义

在办公室档案管理中应用规范化的管理理念，开展规范化的管理模式，其重要意义主要体现在以下几个方面。

（一）提高单位管理水平。在经营管理的过程中，办公室档案发挥着重要作用，档案信息不仅需要针对单位业务活动、人事变动信息进行详细的记录，还需要针对发展过程中的各种资料和活动记录进行存储。规范化的办公室档案管理模式，可以针对管理的流程和管理的内容进行优化，在此基础上提升单位的效益，尤其是在与其他企业或单位进行合作的过程中，需要利用档案信息内容进行沟通交流，确定合作的方向，保证自身的利益。因此，办公室档案管理的规范化，可以有效提升单位管理的水平，助力长远发展。

（二）丰富档案管理方式。在新时期背景下，推动办公室档案管理的信息化发展已经成为主要趋势。传统的档案管理以人工管理为主，在管理效率以及档案信息的准确性方面有所不足；利用现代化的技术手段可以有效提升办公室档案管理工作的效率，保证管理工作更具科学性和系统性。同时，利用信息化的管理平台可以在档案信息收集、存储、管理中实现效率的提升，能够有效减轻工作人员的管理压力，保证管理质量。

（三）满足档案管理的内在需求。在传统的管理思维之下，部分档案管理工作内容的实施难度较大，规范化的管理理念可以改变传统的管理模式，帮助单位制定更加详细、规范的管理制度流程，进而满足办公室档案管理工作的内在需求。

三、办公室档案管理存在的问题

结合目前办公室档案管理工作开展的实际情况以及效果，笔者认为还存在制度不完善、管理人员的专业程度不足、新技术的应用不到位等问题。

（一）办公室档案管理制度还有待完善。管理制度是管理工作开展的重要基础。目前，部分单位虽然制定了档案管理措施，但是仍然存在诸多不足。一方面，办公室档案管理制度未能针对管理工作的各种职能进行明确的划分，导致管理工作全面性不足的同时，也会严重影响管理人员的工作态度，出现管理懈怠的问题；另一方面，由于缺少完善的管理制度，针对档案信息的管理细节落实不到位，多数单位的办公室档案管理还停留在档案信息收集、存储、整理的层面，在深度分析和应用方面有所不足。

（二）办公室档案管理工作缺少专业人员。管理人员是管理工作开展的主要执行者，其管理能力以及职业素养直接关系到办公室档案管理的水平。目前，部分单位从事办公室档案管理工作的人员没有相关专业背景，或是其他部门的兼职员，因此办公室档案管理工作的质量无法得到有效保证。此外，管理人员在管理能力方面也存在不足，主要原因是管理人员未能树立终身学习的意识，在实践工作中对自身工作能力的提升重视程度不足，而单位以及管理部门也未能针对管理人员进行专业化的培训，导致管理人员的专业水平未能得到有效提升，严重影响办公室档案管理工作的质量。

（三）办公室档案管理工作缺少新技术。信息化的技术手段已经成为办公室档案管理工作的主要趋势。然而部分企业和单位受资金等方面的影响，导致针对信息化技术方面的投入有所不足，未能搭建科学有效的信息管理系统，办公室档案管理人员也未能有效掌握信息化管理模式的操作方式，严重影响了信息化技术的应用效果。

四、新时期办公室档案管理策略

结合目前办公室档案管理中存在的问题，在新时期，需要采取信息化模式，将规范化的管理理念融入管理的各个方面，积极探索有效的办公室档案管理策略。

（一）建立健全管理制度。针对办公室档案管理工作制度，需要明确办公室档案管理工作的主要内容，制定开展管理工作的基本流程。同时，还需要构建管理工作监管体系，保证办公室档案管理工作的有效落实。首先，办公室档案的内容包括单位档案信息的收集、整理、存储、鉴定、统计以及应用等，每个环节都需要制定详细的工作流程，例如，办公室档案管理人员需要做好各类文件的收发、归档以及立卷等相关工作，针对需要归档的文件进行检查核对，对于一些技术性的文件资料和营业执照等需要进行相关证件的收集，并针对办公室档案的借阅情况进行详细的记录。其次，管理部门需要将办公室的档案管理流程同步给管理人员，要求管理人员必须依此开展相关工作。同时，还需要针对办公室档案管理人员的管理过程进行定期检查以及随机抽查。监督机制建立的主要目的是对办公室档案管理人员的工作行为进行约束和督促，从而提升管理人员对该项工作的重视程度。最后，还需要针对办公室档案管理工作制定奖惩制度。如果管理人员在管理制度的要求下高质量完成了管理工作，可以适当提升工作绩效，激发管理人员工作的积极性；如果管理人员由于个人工作失误，造成档案信息数据的丢失和损坏，导致办公室档案管理工作质量受到影响的，应追究其责任。

（二）组建专职管理团队。为进一步提升办公室档案管理工作的质量，需要组建专业化的管理团队，进而提升办公室档案管理水平。首先，单位的主要管理者需要明确办公室档案管理在单位管理发展中的重要意义，应用规范化的管理理念，在单位内部形成规范化管理的氛围，可以定期组织管理人员进行总结汇报，详细分析目前办公室档案管理工作中存在的问题，集思广益，制订解决措施，实现办公室档案管理的规范化发展。其次，单位可以单独成立办公室档案管理部门，统筹规划所有的档案管理工作，由单位内部具有丰富办公室档案管理经验的工作人员担任部门管理者，同时加大优秀人才的引进力度，例如在招聘阶段，可以针对应聘人员的专业背景、工作经验等信息提出明确的要求，采取笔试、面试相结合的方式对应聘人员的专业能力进行测试，可以在条件允许的情况下，适当提升办公室档案管理人员的薪资待遇，以吸引更多的优秀人才。最后，组织办公室档案管理人员针对管理工作进行专业化的学习，全面提升管理人员的专业能力。可以结合办公室档案管理岗位的实际需求设置专业化的课程，包括办公室档案管理专业知识、档案管理的法律知识等，定期组织管理人员进行学习，全面提升管理人员的专业水平。此外，还需要建立公平公正的职位上升渠道，从而激发管理人员对该项工作的热情。

（三）融入现代化的技术手段。在应用现代化管理技术的过程中，需要针对技术形式以及新时期的办公室档案管理要求进行详细的分析，适当加大在信息技术应用方面的投入力度，全面提升员工对信息化管理的认知程度，要求办公室档案管理人员主动学习并应用信息技术，逐渐形成现代化的管理思想。同时，单位要积极引进信息化管理设备，推动办公室档案管理的信息化发展。办公室档案管理部门要组织员工学习信息技术知识，使其可以在管理中充分发挥信息化管理系统的优势，实现办公室档案管理工作的规范化，保证办公室档案的信息技术应用工作顺利开展。

在利用信息技术的过程中需要构建科学的信息管理平台。传统的档案管理模式在档案信息的保存方面可能存在不足，而信息化的管理系统可以通过电子档案的形式对内容进行存储，有效保证了档案信息的安全性和完整性。同时，信息化管理系统需要按照一定的标准操作，可以有效提升办公室档案管理的规范性。在实际管理过程中需要建立加工系统，对办公室档案信息进行数字化的转化，并按照单位管理的实际需求进行分类保存，并且建立文件档案的存储系统，重点提升办公室档案的安全性，可以根据具体的档案内容设置不同的权限，避免出现信息泄露等问题。此外，为保证档案信息内容在应用过程中更加便捷，可以设计检索系统。

传统的纸质档案应用的主要问题是档案信息的内容过多，信息整理、检索以及保存等方面都需要耗费大量的人力、物力，且准确率不高。而利用信息技术可以针对办公室档案的搜索目录进行编制，根据办公室档案的分类情况，建立目录数据库，实现专题整理以及分类整理的自动化操作。同时，信息化系统中的功能具有多样性的特点，管理人员可以借助信息技术进行档案信息的登记工作，保证办公室档案的归档和使用都可以实现规范化。目前，部分单位已经开始搭建信息化的管理体系，但是在应用水平方面还需进一步提升，在应用新技术的过程中，不仅需要实现对办公室档案的科学、规范管理，对信息内容进行妥善的保存，还需要实现档案信息内容的实时共享，拓宽办公室档案的管理范围，让单位内部可以按照访问权限使用档案信息。同时，还需要建立多样化的反馈机制，使得办公室档案的应用更加快捷、便利，转变传统的办公室档案管理模式。例如，郑州某单位在进行档案管理和公文管理的过程中，以致远OA系统为基础，构建了文档管理中心。该文档管理中心可以支持自定义的文档库，将档案和文件内容推送到集团、单位以及个人的档案中心，其中，公文档案是主要的功能模块，可以实现对档案信息的存储和归档，并由管理员进行管理，普通用户想要查看已经归档的档案需要通过管理员进行借阅，同时设置了借阅期限、借阅权限、操作权限等属性，极大地提升了档案管理效率。

五、结语

综上所述，办公室档案管理工作对企业单位的长远发展尤为重要，只有不断提升办公室档案管理工作的规范性，才能真正发挥办公室档案信息的作用。办公室要结合现阶段档案管理中存在的问题，明确问题产生的根本原因，在原有管理制度的基础上进行完善，使管理人员的管理工作有据可依；要组建专业化的办公室档案管理团队，全面提升办公室档案管理人员的管理水平，保证管理工作的有效开展；还需要加强信息技术的应用，全面提升管理工作的规范性。