张金颖

（河北省保定水文勘测研究中心，河北 保定 071051）

0 引 言

人事档案是企业对员工建立正确认识以及客观评价的重要依据。近年来，随着我国信息技术的不断发展，人事档案管理需要注重结合信息技术进行管理创新，才能有效满足新时代的档案管理发展需求。现阶段，事业单位人事档案管理需要基于现代信息技术与发展管理，全面开发和利用信息资源，着重突出人事档案管理价值，才能促进人事档案管理往科学化、规范化、系统化的方向发展。

1 人事档案管理信息化内涵

人事档案是个人身份、学历以及资历等方面的证据，与其工资待遇、组织关系等密切相关，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理信息化发展，是将诸多具有实际价值的信息资源通过信息技术转变为计算机能够识别的符号，进行归档、整合以及信息提取等操作，逐渐转为数字化信息的过程。总之，积极推动人事档案管理信息化建设和发展，能够充分展示事业单位运营实况、人员流动现状、发展规模变化等情况，方便事业单位针对性做好人事管理战略规划、人事培训、人才选拔等各项工作，加强事业单位内部人力资源储备，提高人力资源管理工作的有效性。现阶段，在人事档案管理信息化建设过程中，能发现其中存在的问题，并有针对性地提出解决措施，成为提高档案管理效率与质量的关键。

2 人事档案管理信息化的作用

事业单位的人事档案是个人信息的凭证，也是各部门开展工作的依据。因此，要想选拔优秀人才，就必须强化对人事档案管理工作的重视程度。在信息技术不断发展的新时代，我们可以利用其优势，解决传统档案管理工作中的难题，实现人事档案管理信息化建设，双向提升档案工作的质量与效率。相比于传统档案管理模式，信息化建设更有利于各个环节的创新，在降低档案管理成本的同时，推动事业单位档案管理工作高质量发展，以此为社会提供更加优质、高效的服务。

3 人事档案管理信息化的意义

3.1 顺应时代发展趋势

随着社会经济和科学技术的发展，事业单位的各项工作都在进行改革和创新。就目前情况而言，将计算机信息技术融入事业单位建设发展中已是时代发展的必然趋势。只有事业单位重视人事档案管理信息化建设，才能全面分析各项工作，打破传统人事档案管理模式的弊端，有效提升档案管理的质量与效率，实现事业单位的人才培养与优化。因此，只有与时俱进更新管理观念，顺应时代发展的趋势，做好档案管理创新工作，科学应用新型技术，才能有效发挥人事档案管理对事业单位发展的积极作用。

3.2 提升档案管理效率

事业单位人事档案管理工作看似简单，实则不然。该项工作涉及内容较为繁杂，主要包括工作人员的学习经历、工作经历等多项信息。因此，事业单位人事档案管理工作量大且较为琐碎。如果仅是依靠管理人员进行登记，不仅需要较长时间和较高成本，可能还会导致数据出现遗漏或者错误的现象，从而影响事业单位的发展进程。同时，还为后期档案提取工作增添了许多不必要的麻烦。另外，一旦有管理人员离职或者调任，其交接工作根本无法在短时间内顺利完成，这对事业单位的影响是较为严重且不容忽视的。因此，只有持续加强对事业单位人事档案管理工作的重视程度，合理应用新时代的信息技术，构建信息化的人事档案管理模式，才能在确保档案管理质量的基础上，提高档案管理工作效率，实现单位服务质量质的飞跃，进一步促进事业单位可持续发展。

3.3 降低行政成本

从传统档案管理模式来看，其管理类目相对较多，后续档案查阅效率较低，修改流程也相对烦琐，无法在短时间高效、高质地处理大量信息。一旦上级单位或者事业单位本身对档案整理工作有时间限制，就会进一步加大档案人员的工作量。通常情况下，他们会选择申请增加办公经费或者工作人员数量的方法，以此提高档案管理效率。但此种处理方式导致行政成本大幅提升，不利于档案管理工作的可持续发展。因此，应用信息技术对大量的人事档案信息进行电子归档，既可以保障后续档案查阅工作的便捷性，又可以有效降低行政管理成本，最大限度发挥信息技术对人事档案管理工作的积极作用，确保事业单位人事档案管理质量的稳步提升。

4 人事档案管理信息化现存的问题

4.1 没有意识到信息化建设重要性

就目前情况而言，大多数事业单位管理人员对人事档案管理存在一定的误区。他们片面地认为人事档案管理只是保存多项文件资料，只要确保不丢失即可，对事业单位发展没有什么实质性的作用。基于此，管理人员对人事档案管理重视程度不够，导致其信息化建设难以有序推进。因此，档案管理理念的落后，导致档案管理方式难以与时俱进，使人事档案管理始终处于被动发展状态，多项档案资料收集完整度不够。

4.2 配套基础设施不完善

在事业单位人事档案管理信息化建设过程中，没有与之配套的基础设施，就会使档案信息无法及时更新，信息传递效率不高，难以有效保障档案资料管理的效率与质量。另外，由于缺乏完善的基础设施，导致人事档案管理资料存在较大的安全隐患，很多不法分子会针对档案管理系统中的漏洞与薄弱环节进行一些非法操作。例如，通过植入木马病毒导致数据发生更改与泄露等问题，无法确保人事档案资料管理的安全性与保密性。

4.3 档案管理人员素质有待提升

档案管理人员的专业素养直接决定了档案管理的效率与质量。但现阶段，很多档案管理人员受到传统档案管理理念的限制与影响，对现代化信息技术的了解与操作存在一些问题，限制了人事档案管理信息化建设的发展。虽然，人事档案管理工作看起来非常容易，但实际操作过程中却需要极强的专业知识与方法才能实现档案管理的科学化、规范化发展。同时，档案管理行业整体待遇水平不高，工作环境有待改善等问题，导致很多高素质、高技术的人才并不愿意选择人事档案管理工作。因此，部分事业单位为了保持自身档案管理工作顺利进行，对选择内部或者外部类似从业经历的人员负责该项工作，导致组建的档案管理队伍缺乏专业性，不利于人事档案管理信息化建设的高质量、可持续发展。

4.4 档案管理职责范围不清晰

现阶段，大多数事业单位尚未对档案管理人员具体应该承担的职责与管理范围作出明确划分，导致人事档案出现问题时，容易因职责交叉、权责不清而引发互相推诿责任的现象，不利于人事档案管理信息化高质量发展。

5 人事档案管理信息化解决对策

5.1 提高对人事档案管理信息化的重视程度

要想有效发挥人事档案管理信息化建设对促进事业单位发展的积极作用，相关管理部门就要提高对其重要性的再认识。第一，做好人事档案管理监督与检查，督促管理人员做好人事档案管理工作，为开发和利用档案资料打下坚实基础。第二，定期考察人事档案管理信息化过程中存在的问题，并针对性提出解决措施，以规避信息化建设过程中的矛盾与冲突。第三，及时转变传统档案管理观念，与时俱进不断创新档案管理信息化技术，结合自身实际情况进行优化和调整。同时，详细记录事业单位工作人员的基本信息、个人成就以及能力水平等方面，使人事档案管理真实反映员工的个人综合素养，为事业单位人才选拔提供实质性的指导和帮助，全面发挥人事档案管理信息化技术应用的优势。总之，事业单位应紧跟时代发展步伐，巧妙结合信息技术与人事档案管理，强化对其各项工作的重视程度，落实各个环节的监督和检查，才能不断提升人事档案管理信息化水平。

5.2 完善人事档案管理信息化基础设施配置

“工欲善其事，必先利其器”，人事档案管理信息化建设也是如此。只有不断完善基础设施配置，才能促进人事档案管理方式创新、优化与完善，从而打造全新的人事档案管理模式。第一，构建人事档案管理信息化网络管理平台，以电子化数据信息处理方式积极落实工作人员个人档案信息的高效录入，规避传统人工整理档案信息的耗时、费力等弊端，保障人事档案管理的实效性、快捷性，从而为使用者提供更加方便的查询、检索等帮助，确保人事档案信息资源得到合理开发与利用。第二，建立专门的网络入侵检测防御系统，主动抵御非法入侵，确保进出数据的安全性。第三，建立网关病毒防御系统，阻断病毒传播路径。同时，重视防火墙安全建设，必须具备独立的硬件设施、软件程序、全状态监测模块以及权限划分功能。当人事档案管理信息化系统出现问题时，防火墙可实时发出警告，以便相关工作人员及时做出处理，保障人事档案信息资源的安全性与可靠性。

5.3 提升人事档案管理工作人员的专业素养

人事档案管理信息化建设的高质量发展离不开专业的档案管理人员加持。因此，要想有效保证人事档案管理信息化发展的效率与质量就必须重视对档案管理专业人才的培养。第一，可定期组织档案管理信息化建设专业知识与技能培训，提高专业人员的专业素养。第二，采用激励机制，针对考核合格的管理人员适当的物质与精神奖励，调动管理人员的工作积极性，从而以饱满的热情投身到人事档案管理信息化建设过程之中。第三，邀请行业专家开展档案管理信息化建设专题讲座或者实践活动，提升管理人员的实际操作能力。第四，给予工作表现优异的管理人员更高层次的进修机会，进一步提升事业单位人事档案管理信息化建设水平。第五，加大人事档案管理岗位的福利待遇，采取“留住”核心人才，“引进”专业人才等方式，组建专业人事档案管理信息化建设团队，全面提升人事档案管理质量与效率。

5.4 明确事业单位人事档案管理信息化职责

为高效、高质落实人事档案管理信息化发展与建设，事业单位必须结合自身实际情况，打造个性化的人事档案管理系统。利用新时代的大数据技术、电子扫描技术以及计算机技术加强对人事档案信息资源的更新、归档与整合，充分落实人事档案动态化、信息化管理目标。总而言之，人事档案管理信息化系统的构建，不仅需要记录人事档案资料的日常使用，更要加强人事档案的智能化、自动化管理应用。针对人事档案管理信息资源中涉及员工个人隐私的资料，必须加强权限设置，在不损害他人合法权益的基础上，提升人事档案信息资源的使用安全性。另外，事业单位要不断完善人事档案管理信息化机制，严格实施权责制度。首先，人事档案管理部门要与人事档案生成部门之间加强沟通和交流，确定人事档案管理整体目标和分解具体职责，将其落实到各个岗位之上，划分具体责任到个人。一旦人事档案管理出现问题，就可直接追溯到个人，快速查找问题根源，方便及时采取解决措施，规范化人事档案管理工作，提升人事档案管理效率。

6 结 语

综上所述，事业单位人事档案管理信息化建设正处于持续发展阶段。因此，针对管理过程中存在的问题，我们应提高对人事档案管理信息化的重视程度，完善人事档案管理信息化基础设施配置，提升人事档案管理工作人员的专业素养，明确事业单位人事档案管理信息化职责，才能有效促进其人事档案管理工作逐渐转变为信息化管理过程，真正发挥人事档案资料对促进事业单位发展的积极作用，推动事业单位高质量、可持续发展，从而为广大人民群众提供更加优质的服务。