铁路审计管理信息系统应用探析

2022-08-24靳征

中国管理信息化 2022年11期

靳征

（中国国家铁路集团有限公司审计局，北京 100844）

0 引言

随着铁路内部审计管理体制改革的不断深化，铁路内部审计管理模式由分级管理转变为垂直管理与分级管理相结合，审计查证范围得到进一步拓展，逐渐从传统的以查错纠弊为主的财务合规性审计转型为为企业经营发展保驾护航的管理型、咨询型审计。审计方式的转变，客观上需要对审计查证方式进行革新，传统的人工翻账抽查的方式在工作效率和审计效果上弊端已逐渐显现，运用大数据和计算机审计，实现了从对检查对象的点状抽查到全覆盖，审计署原审计长刘家义提出“审计的根本出路在于信息化，而信息化的基础是数字化”。推进数据审计，提高审计监督的质量和效率，创建并使用铁路审计管理信息系统对促进铁路内部审计工作开展具有重要意义。

1 铁路审计管理信息系统的构建

为加强铁路审计信息化建设与应用，强化对现场审计工作的管理和指导，规范审计人员作业流程，辅助审计人员分析数据，确保审计信息安全，铁路审计部门于2016 年建立了铁路审计管理信息系统，并在各铁路局集团公司审计部门推广应用；2019 年扩展至各专业运输公司和直属企业。

铁路审计管理信息系统分为国铁集团和所属企业两级建设、应用和运行维护管理。按照管理、使用、责任相统一的原则，国铁集团及所属企业审计部门根据管理权限负责审核、更新、维护相关信息。两级审计部门按照实际需要，在审计信息系统中设置计划管理、综合管理、档案管理、审计业务管理、系统管理等角色，按岗位职责分工对审计信息系统相关信息进行维护。铁路审计管理信息系统包括：审计管理、审计作业、分析预警、决策支持、数据管理等模块。各模块内部信息交互处理实现一体化协同运行，外部从会计核算系统、收入管理系统等铁路财务系统和其他相关业务系统中采集所需数据，作为铁路审计管理信息系统的数据来源和基础。铁路审计管理信息系统涵盖的项目类型有经济责任审计、经营业绩审计、建设项目审计及各类专项审计调查等，反映了审计项目从立项、实施、报告、决定、整改、统计等全过程的项目数据信息和相关证据资料。铁路审计管理信息系统的应用，能够规范审计项目信息化操作处理，实现全流程信息在铁路审计管理信息系统中的实时反映，推进审计电子档案管理和大数据应用分析。

2 审计人员使用铁路审计管理信息系统的项目操作流程

2.1 审前准备

第一，建立项目计划。经审计部门领导审批后，计划管理员编制年度计划和临时项目计划。年度审计项目计划经审批确定后，计划管理员编制年度审计项目计划，作为审计部门初始年度项目计划。经批准的年内临时增加的审计项目，项目确定后由相关业务部门将审批的审计项目情况提供给计划管理员，编制临时项目计划。

第二，财务数据准备。目前，定期接入铁路审计管理信息系统的财务数据分级存储在国铁集团及各铁路局。审计项目确定后，由审计组向审计部门信息部提供所需财务数据明细，信息部核对所需的财务数据是否已存储在审计数据库中，若数据前期尚未接入，需制订数据导入计划并组织系统运行维护部门分批导入。审计组在审前准备阶段，可使用“在线分析—财务数据分析—阅账中心”对数据是否能正常使用进行测试和确认，若发现问题审计部门应及时组织处理。

第三，制订实施方案。组长可在该项目类型实施方案模板基础上，结合本组的实际情况使用“审计作业—审计准备—实施方案”编制审计实施方案，使用“审计分工”进行人员分工，方案编制完成后直接从系统导出打印。审计实施方案需按审批流程提交组长审核。

第四，编制项目文书。编制审计通知书，主审或组长使用“审计作业—审计准备—审计通知书”创建审计通知书，通知书编号由系统自动生成，通知书内容根据预置模板及相关信息自动创建，通知书内容可以进行编辑修改，编制完成后可以直接从系统中导出打印。审计通知书需按审批流程提交组长审核。

2.2 项目实施

第一，数据查询分析。审计人员利用“在线分析—财务数据分析”检测、查询、分析财务数据。审计人员根据审计查证需要编制查询书及取证记录并按照审批流程提交主审、组长审核。查询书、取证记录选择对应文档模板导出纸质文件交被审计单位答复或确认。被审计单位的回复资料扫描后作为相应审计工作底稿附件上传系统。

第二，编制工作底稿。审计人员按照分工编制各岗位与具体审计事项相关的综合底稿，发现问题编制相应的单项底稿，相关附件一并上传系统。主审及组长按审批流程对全部底稿审核完毕后，单项底稿选择对应文档模板导出纸质文件交被审计单位签认，被审计单位的回复资料扫描后作为底稿的附件上传系统。综合底稿由审计人员按本人分工事项汇总导出后交主审复核签字。由组长对前期审计发现的问题分配跟踪人，由跟踪人逐项进行整改落实。

第三，创建审计报告。组长对单项底稿对应的审计问题选择进入报告操作，并选择对应项目类型的预置模板创建审计报告初稿。审计报告初稿按照审批流程经组长审核后由组长形成审计组审计报告，交被审计单位征求意见，完成现场审计阶段的审计工作。

2.3 项目终结

第一，项目复核审理。审计组在审计组报告的基础上，以附件形式上传审计实施方案、被审计单位对审计组审计报告的书面意见、审计组对被审计单位意见的说明；复核审理完毕后，以附件形式补充上传复核审理记录；审计组按照复核审理意见及业务会决议起草部门报告。

第二，整改信息录入。组长根据下达的审计决定，按照对被审计单位提出的整改要求进行整改信息设置，并对被审计单位的整改情况进行录入。整改跟踪信息录入完毕提交后，相关整改情况将自动补充归入项目电子档案。

第三，电子档案归档。组长对完结的项目进行电子文档归集整理。项目归档前，按照决定内容录入项目台账信息提交复核。确保项目结束后归集的电子档案完整准确。

3 应用铁路审计管理信息系统过程中存在的问题

一是审计人员尚未完全适应信息化审计方式方法。信息化审计需要审计人员具备发散性思维及关联分析能力，充分利用业务、财务信息分析查证疑点。传统审计就某一查证事项点进行对规审计，多为点状思维，在实际查证中应充分将相互关联的业务数据钩稽分析。这与审计人员的教育背景和知识结构有关，审计人员专业背景多为财务会计，查证问题时多将财务问题作为出发点和落脚点，在审计信息化应用后，获取的是海量信息，如不能充分关联分析，查证结果可能以偏概全，不能真实反映审计问题实际状况，未充分应用审计系统切入查证的问题，审计部门对审计人员信息化应用的激励考核机制也尚未建立。随着信息化审计应用的不断深入，审计人员需要增强信息化应用意识，主动适应信息化审计的各项要求。

二是审计系统设计未密切贴合用户需求。审计系统目前主要是对计划、实施、报告、整改等阶段的信息化反映，侧重于结果导向。对用户在审计前期的调查分析和数据统计还未有效涵盖。实际应用中，审计人员基于实际工作需要，从立项开始，进行审前调查，搜集被审计单位有关资料，基于数据分析结果编制具体的实施方案，这些审计前期的有针对性的分析并未体现在信息系统中。已建立的系统模块功能没有充分开发利用，辅助审核分析功能有待进一步开发与完善。系统开发与使用要更好地对接起来，系统开发者需要不断地升级完善系统来满足使用者的业务需求。

三是审计系统未与主要业务系统充分对接。审计系统目前接入的主要是财务数据，运输生产数据尚未接入。内部审计是对被审计单位一段时期的业务、财务、经营、管理等进行监督，审计系统数据源如果仅有财务数据，对于经营管理事项点的查证就仅局限于财务范围。审计工作的开展客观上要求，进一步拓展审计系统数据采集范围，接入与经营管理有关的业务数据，从而有效辅助在线审计查证分析，切实提高审计分析水平。

四是审计人员职业胜任能力有待提高。审计人员多为财会、工程类专业背景，主要从事具体业务工作，且审计部门较其他部门人员平均年龄偏大，对于信息技术方面的知识不够熟悉，接受新事物新方法的态度不够积极。审计部门在对审计人员开展继续教育培训时，对审计信息化方面知识的讲授还不够全面和具体，培训效果达不到预期。现阶段，审计人员通常是被动地使用信息化手段进行查证分析，在主动创新和主动作为方面还比较欠缺。审计部门对审计人员日常使用信息化审计方法的考核激励措施尚未落实到位，奖惩制度有待进一步建立健全。审计部门应采取有效措施充分调动审计人员运用信息化工具开展审计的积极性，不断拓展审计信息化应用领域，推进审计人员知识体系的迭代更新。

五是大数据审计应用水平还需提升。大数据审计围绕一个事项点，运用信息化手段综合分析多种类型数据。审计人员从审计案例中提炼出审计业务模型，再经过计算机技术固化为审计数据模型，遇到类似审计事项点时，只需将数据直接导入模型，计算机自动运算得出结果。运用大数据审计方法能够实现更精准的查证，提高现场审计效率，有助于实现远程审计和线上审计。现阶段，审计业务模型、审计数据模型还未得到有效开发，数据的关联性分析尚处于起步阶段。

4 进一步加强铁路审计管理信息系统应用的建议

第一，优化系统功能，适应信息化审计需要。在审计系统中增加事项点优先级排序功能，对重点优先审计事项的落实完成情况加强监督。其中，事项点优先级排序功能可对每个事项点设置优先级，审计系统对高优先级事项或重点查证事项突出显示，提示审计人员优先完成该事项的查证工作，同时提示过程监督人员重点关注该事项的查证情况，将相关核实过程在审计系统中予以反映。编制审计实施方案前，对重点查证事项的查证方法予以梳理，到被审计单位进行调研，进一步优化该事项的查证方法，在审计系统内增加被审计单位个性共性问题实时分析及导入导出功能。

第二，加强过程管理，贴合系统用户实际需求。基于系统分析、发现疑点、分散核实、精准定位的信息化审计作业方式，要充分利用审计系统即时通信手段，构建现场和非现场审计有效结合，既达到信息共享、全程互动的效果，又为现场审计升级、导航提供有力支持。将审计质量把控关口前移至审计过程中，确保线上线下协调一致。审计人员在编制审计单项底稿时针对问题的主要性质选择问题点，主审和组长在审核底稿时，对问题点的选择进行复核。加强过程监督，按照审统报表的统计口径要求对审计单项底稿的问题点再次复核。

第三，强化人机互控，实现业务数据有效对接。结合管控要求，不断完善审计系统各项功能，根据审计质量管控需求，增加、调整审计系统中审计作业关键环节的控制措施，优化和完善审计系统的各项功能。相对于人控，机控较为刚性，若所采取的措施不够切合实际，不仅增加了现场审计人员的工作量，而且也未起到预期的效果。在试行阶段先采用人控的方式，经运行测试验证可行后，采用机控的方式进一步加强管理。在审计系统内对审计人员合理分工，审计部门利用审计系统查询功能及时掌握审计组现场审计工作情况，要求并督促审计组人员根据实际工作进度及时提交审计底稿、审计报告等现场审计过程资料。

第四，加强审计人员考核培训，提高职业胜任能力。将审计系统的使用情况纳入考核，提升审计人员计算机使用水平。将审计系统使用情况与审计人员考核相结合，努力提高审计人员使用审计系统的积极性。同时鼓励审计人员提炼总结计算机审计方法，对提出能够查证普遍性问题或重点问题审计方法的审计人员给予一定奖励，将审计系统的使用从“要我用”变为“我要用”。加强审计人员应用能力培训，提高审计系统使用水平，可采用远程视频、集中或分散等方式开展审计系统使用培训。

第五，维护探索系统数据应用，提升大数据审计应用水平。采取多种措施更新审计信息系统法规库、方案库和人员库。加大数据的集中、整合和综合分析力度。通过对业务数据的实时动态监控和分析，发现业务疑点和异常情况，把审计人员从繁重的凭证查询工作中解放出来，关注风险变动情况，及时发现问题疑点，提升审计工作效率和质量。与业务部门沟通，取得相关数据，不断探索调试，比对分析出可用数据，为现场核查提供可靠依据，逐步提升信息化审计运用效果。