夏 虹，蔡文磊

（东华理工大学，南昌 330000）

0 引 言

随着经济的不断发展，企业也在不断变革。传统手工报账模式不但浪费大量资源，而且纸质财务报告容易出现磨损、遗失等问题。许多企业引进财务共享模式，实现线上报账、结算。这一业务的出现节约了大量人力物力资源。但在普及过程中也存在一系列的问题，如应用财务共享的教程没有宣传到位，部分老员工有抵触，财务人员信息技术应用能力不足等，造成财务共享的普及遇到一定的困难。对此，企业应该根据自身的具体状况，提供多种优化方案，不断完善业务流程，促进企业发展。

1 企业财务共享模式应用现状

1.1 对财务共享模式理解不到位

大部分企业经过多年的经营，无论是业务人员还是财务人员都已习惯传统财务报账模式，不愿意接触新的理念，对财务共享报账模式抵触情绪较大。单位负责人对财务共享模式的宣传推广不到位，致使企业员工更愿意使用传统的填写报销单等方式，如果单位负责人没有及时做好协调工作，很容易使业务人员和财务报账员发生冲突。对财务共享模式的理解不够，员工工作分工不明确，增加了对财务共享模式的怨言，使财务共享模式推进缓慢。

1.2 财务共享系统不够完善

实施财务共享模式意味着业务人员需要在客户端开展发票申报、上传相关凭证附件等工作。财务人员在网络上对相关单据进行审核。相较于传统会计审核整理纸质发票的方式，会计人员需要根据单据附件的扫描件来判断手续是否齐全和真实。事后业务人员将报销单据按月寄给财务共享中心，在此过程中产生对原始单据审核的合规性如何判断的问题，同时又增加了票据遗失、损坏的风险。一旦报销出现问题，如何追回已支付的资金也是令企业头疼的问题。

为了保障财务共享中心的顺利运行，必须有专业人员负责设计其管理信息系统并不断优化其功能，而且优化的过程并不是一帆风顺的，需要建立长效优化机制，需要企业花费巨大的财力去支持，会给企业造成很大的负担。此外，对企业的流程再造一定程度上会削弱独立公司的现有权利，容易受到独立公司的抵制。而且有的企业下属公司内部系统差异大，再加上文化差异和跨职能带来的挑战，数据的共享和利用都会受到很大的影响，从而影响信息系统的集成性能。

1.3 财务信息化人才不够

传统会计只要求手工记账，现在财务共享中心不仅要求应用计算机进行账务处理，还要利用网络系统对业务员提交的单据进行审核，实施财务共享模式需要使用的现代化设备，都需要财务人员掌握使用方法，对会计人员的要求大大提高了。此外，不仅是财务人员，业务人员也需要掌握信息化的报账流程，还要在移送单据前妥善保管报销附件。对于业务人员来说，信息技术应用能力也是其必备的工作能力。另外，会计工作是持续性的，一旦出现人员离职或无法到岗的突发状况，其他人员是否能及时接替也是财务共享中心运营中的风险之一。

首先，在财务共享模式下，对财务人员的职业素质要求高。其次，财务人员脱离了业务，更多地依赖信息技术，导致人与人之间缺乏交流，他们面对的仅仅是大量的数据，导致工作相对单一化、机械化，从而使财务人员产生倦怠。杨寅、刘勤（2019）以财务共享服务中心的员工为研究对象，基于ERG 理论对员工工作满意度进行了分析研究，结果表明员工对成长需要方面的关注度最明显。这种相对简单的流水化作业过程会限制员工的职业发展，降低员工的满意度，从而增加员工的流失率。最后，员工需要转变现有观念，从传统的“记账先生”转变为“价值创造者”，这对他们来说是个极大的挑战。所以企业的管理者需要做好员工管理协调的工作，这加大了企业管理难度。

2 实施财务共享模式的意义

2.1 提升企业工作效率

财务共享模式能有效提高财务部门的管理水平，利用信息化技术，将财务工作汇聚在一起。最大限度避免下属单位财务人员对报账的执行标准不一致造成财务问题的出现。另外，财务的年终清算是一项重要的工作，也是各企业一年业绩考核的重要指标，相比于总公司财务部门与各下属单位财务数据一一对接，财务共享模式将财务数据集中，统筹管理，使企业在整理数据时更加便捷。随着企业财务共享系统不断完善，企业财务工作质量和效率不断提高。

2.2 有效控制成本

财务共享模式的应用首先从人力的角度出发，改变传统的每个子公司都配备财务部门的情况，节约大量人力成本，将会计人员集中。另外，通过财务共享中心对整个企业统筹核算、预算、结算，了解企业的运营状况。成本控制始终是企业经营者首先要考虑的问题。因此，将信息化技术融入财务工作，实施财务共享，可以不断优化企业成本管理，提升企业效益。

2.3 加速企业商业版图扩张

财务共享模式利用先进信息技术，实现各个地方分支机构会计核算和财务管理系统统一，加快资金周转，为企业在商业竞争中占得先机。另外，通过财务共享系统，企业可以扩张商业版图，实时了解分支机构的成本与收入，为企业整体发展制订更合适的计划。

3 财务共享模式优化路径

3.1 不断优化、完善财务共享系统

实施财务共享模式需要确保其符合财务基本流程。例如，传统报账模式需要主管领导和财务负责人在报销单上签字审批，在财务共享模式下，需要审批人员在手机端或者电脑端审核，如何用最简单的方式呈现给审批者，使他们能快速、准确地进行审批工作，是财务共享系统未来有待升级之处。另外，财务共享模式要与预算系统相结合，对企业成本进行监控，避免造成企业经济损失。

应该将系统优化结果及时传达给使用人员。提高财务人员与业务人员对财务制度与流程的了解及认知，企业应加强对财务政策与财务流程的宣导，对员工关切的信息做到充分传达，让基层员工对财务工作流程更加熟悉与了解，使基层人员对财务人员给予更多支持与理解，降低时间成本和沟通成本。另外及时编制财务系统的使用手册，并减少对财务专业术语的使用，便于业务人员学习和了解。

企业在建设财务共享服务中心的时候要积极调动各下属公司参与规划，建立管理标准，在完善业务流程的基础上，减少中间环节和接口，打通各个分子公司和各个业务流程的系统屏障，注重对资金管理系统的整合，开发必要的核心系统，提高智能化管理水平，构建数据、协同与连接、智能化、平台四个要素共同驱动的财务共享服务模式。另外要利用可扩展商业报告语言（XBRL）实现对各个分子公司的信息集成，提高财务管理的效率。

3.2 重视财务信息化人才队伍建设

人才是企业运营的根基，是保障企业发展的核心力量，每一次变革都离不开专业人才的支撑。传统财务转向财务共享模式亦是如此。对财务人员的要求已不只是懂得分录、装订及打印凭证，还需要掌握财务系统里的报表生成、预算构造、成本监控等，以及对各种共享设备的使用。可见，实施财务共享模式需要高素质人才的支撑。如今已有高校开设云会计等专业，以适应现代财务发展的潮流。所以企业除了在财务人才上“增量”，也要注意“存量”，挖掘培养内部人才，节约成本，适应企业发展。

3.2.1 定期组织财务人员培训

在建设财务共享服务中心时，企业需要对财务岗位和财务人员重新定位，对他们提出更高的技能要求。企业必须加强对他们的培训，不仅要培养他们的职业素养和工作能力，还要在较短的时间内转变他们传统的财务工作观念，通过物质奖励和精神奖励等方式激发他们的学习热情。企业要深度研究新型财务模式对专业人员的需求，准确定位现有的财务人员，了解他们的工作状态，考虑其诉求，人尽其才，重视各类人员的引进和培训，争取发挥每个专业人员的最大价值，促进财务人员由传统的“记账人员”向“企业价值创造者”和协作伙伴转变。

举办小范围的财务人员心得交流会，可以增强员工之间、员工与领导之间的沟通，也可以加强员工对各岗位工作的了解，建立全流程的业务概念，通过信息的分享和交流，让员工获得公司及同事的认同。另外可以组织专业技术培训，全面提升财务人员的专业水平。其中比较重要的是对财务人员平时使用较多的工作技能和方法以及整个财务共享系统的逻辑和具体模块的运转逻辑的培训，让每个员工了解财务共享模式的整体运作，也为员工的轮岗和工作交接节约了成本。除了内部的财务专业技术培训，也可以邀请外部专业培训机构进行财务最新政策培训、财务管理理论和前沿知识培训。员工的归属感以及专业水平的持续提升，能大大降低财务人员的职业焦虑感。

3.2.2 建立轮岗机制

建立财务工作岗位轮动机制，根据不同岗位的需求、员工个人意愿以及人员岗位匹配度等进行适当的岗位轮换，从而使有能力的员工能获得更多的经验和机会，也能增加工作的挑战性，激发员工斗志。只有这样，在重要岗位人员离职时，才能及时补缺，不造成工作流程的停滞。通过合理的工作变动机制，缓解单一性和重复性工作给员工带来的心理疲劳，工作技能的提升，也会提升员工工作成就感和积极性。

3.3 提升信息化系统风险防范水平

3.3.1 员工方面安全防范

在信息系统的使用和维护过程中，企业需要注意加强信息安全培训，将信息安全制度落实到位。每位员工都需要遵照信息安全相关规定，进行系统访问及业务处理。信息安全部门需要加强对制度落地的监督，定期对信息系统进行检测和维护，并定期检查数据备份系统，确保数据备份系统正常运转，备份数据完整准确，保证业务数据不丢失不损坏。另外对信息技术人员以及掌握重要数据的业务人员，加强职业道德教育，并签订保密协议，避免数据泄露，给企业带来风险。

3.3.2 权限设置安全防范

明确员工系统操作职责范围，由风险管控部门制定具体规定，明确每个部门与每个员工的系统操作权限和数据权限，如集团可以查看自身及所有子公司的数据信息，但子公司仅能查看自身数据信息；某员工仅能查看本公司本部门自己的单据数据，但本部门领导可以查看本部门所有数据信息。

3.3.3 数据库安全防范

关于数据库安全，除了需要加强技术管理之外，还需要加强数据库审计管理，加强内外数据库网络行为记录，及时对数据库进行备份操作，安排专岗专职对数据库进行细粒度审计的合规性管理，查询数据库异常记录，一旦发现数据库遭受恶意攻击，要发出警报并拦截，及时对漏洞进行修复，技术人员在后台搜索用户访问数据库行为记录，将其作为事故发生时追根溯源的依据，进行分析和汇报后，编制符合规定的报告。

3.4 沟通机制的优化

财务共享模式下，财务共享中心工作人员与前端业务是脱离的，如果沟通不及时，便会造成数据失真、结果不准确等后果。所以，企业应该建立财务共享服务中心与各机构层级之间良好的沟通文化，建立定期沟通交流制度，并根据企业的业务情况，适当调整沟通频次，给财务共享服务中心员工与业务人员充分的自主权，根据业务需要定期或不定期地召开讨论会，提高员工参与沟通交流的积极性。

4 结 语

财务共享模式是企业财务管理发展的趋势，也是企业财务转型的必经之路。将企业资金集中管理，可以更好地管控成本，集中资金优势，符合企业改革发展方向。因此，要建立健全财务共享模式，不断完善共享财务制度。同时，增强财务监管能力，完善风险防范措施。明确资金使用计划，对每一笔资金支出做到严格审核，保证企业资金安全性。另外，加强财务信息化人才培养，支撑财务共享模式的运行。通过各种方式，逐渐完善财务共享模式，促进企业财务管理良性循环发展，为企业决策提供财务数据支撑，使企业有能力在商业竞争中占得先机，实现持续健康发展。