OA+金蝶云系统对科研项目经费管理的实践

2021-11-25陶荣

大众投资指南 2021年6期

陶荣

（上海环境保护有限公司，上海 200235）

A公司作为一家环保国企，每年承担了20多项市生态环境局的科研项目，如何管好用好科研资金，好钢用在刀刃上，A公司充分分析在科研项目经费管理上的短板，实践出用OA+金蝶云系统核算管理科研经费的方法。根据《B市生态环境局科研项目管理办法》，科研项目承担单位应根据课题研究开发任务的特点和实际需要，按照《B市生态环境局科研项目经费预算编制要求》，遵循政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则，科学、合理、真实地编制项目课题经费预算。项目实行独立核算。A公司严格按上述要求开展工作。

一、A公司科研项目经费管理的现状

（一）项目事前审批阶段

1．线下审批效率慢，时间长。由项目组负责人走立项申请流程，填写立项审核单，将相关信息按照审核单的要求填列，并附上合同，逐个找部门领导、财务负责人、分管副总、总经理签字，最后到综合办公室盖章存档。有时碰上领导出差、外出开会。一次次吃闭门羹。既浪费项目组成员的宝贵时间，又延误了公司的日常经营。

2．项目编号跳号、重号现象时有发生。合同盖章后，由合同管理员归档并人工赋予项目号，项目号共八位数字，前四位是年份，第五位代表项目类型，后三位表示流水号。由于合同管理员要负责公司所有项目的归档和编号。不可避免地会发生疏忽和大意，跳号、重号现象难以避免。

（二）项目事中管理阶段

1．核算软件老旧、功能单一。公司目前使用博科财务软件+Foxpro数据库软件两套系统进行项目经费管理，博科财务软件从2010年开始启用，负责出税务账。而科研项目要求有独立账号，单独核算收入和支出，类似管理报表。现有财务软件无法出具。Foxpro数据库软件是20世纪90年代的一款产品，用来登记项目的收支流水账。两套系统由不同人员独立操作，缺乏内部稽核，登记收支账的人员甚至没有财务从业经验，错记、漏记现象严重，造成项目经费的真实性和准确性无法得到保证。

2．经费管理手段落后。根据经费管理办法，科研项目经费支出有明确的预算项目，且必须按照费用预算数严格执行。一般立项后，会计人员会根据项目组提供的项目预算表，手工在Excel中做一份预算执行情况表，按项目编号和费用项目记录经费使用情况。从而造成一系列问题。

（三）项目资金与预算控制难

会计人员根据报销单上的信息，需要审核费用项目预算数和项目资金结余数。在Excel中一个项目对照一个表格查找费用项目的预算数、已使用数和剩余数。再到Foxfro数据库中查找项目资金结余数。每个月有10来个科研项目，一个项目11个费用预算项目，反复切换软件界面、工作簿界面。一边审核一边记录，时常发生差错，返工情况严重。

（四）预算经费统计口径不规范

由于报销人是手工填写纸质报销单，并且非财务人员，填写报销单时一般只写报销事由，在填写“费用项目”时，缺乏统一标准，比如“差旅费”，有的同志会完全规范的填写，有的人会写“交通费”“办事车费”，有些人就空着不填。再比如“燃料动力费”，项目组成员普遍将车辆加油费发票报销在此项目下，表面上看似正确。但是根据管理办法的解释，“燃料动力费”是指在项目实施过程中直接使用的相关仪器设备、科学装置等运行发生的水、电、气、燃料消耗费用等，差之毫厘谬以千里。造成日后项目组与财务部核对经费预算与实际使用时发生差异。互相推诿，扯皮。

（五）项目结题审计阶段

财务账表整理费时费力。根据管理办法的要求，科研项目结题前必须经会计师事务所审计。注册会计师要求提供该项目周期内所有的现金流水账、各预算项目费用明细账等资料。由于财务软件没有将项目编号作为辅助核算内容。造成无法直接从财务软件中获取。只能手工查找编制。另外由于收支明细是在Foxpro数据库中，并且数据输入不规范，不能与财务系统数据直接对应，造成事务所不认可费用发生的真实性、准确性。拖延了结题的进度。对未来继续承接科研项目造成不利影响。

二、OA+金蝶云方案目的与实施

（一）方案设计目的

第一，实现无纸化办公。将科研项目的审批事项全部置于OA系统中进行。第二，大幅度提高核算质量、避免重复劳动。将博科财务软件与Foxpro数据库合二为一。利用金蝶云软件的BOS平台，开发自定义报表，满足科研项目个性化财务核算需求。第三，建立适合公司的业财信息共享模式。在OA系统中完成签字审核工作，将财务需要的数据传输到金蝶云系统后，通过云计算再次返回OA。实现信息共享，提高会计核算质量，更好地为科研项目服务。

（二）方案实施

实施计划共8个月，分三个阶段：第一步、各系统独立运行3个月；第二步、协调OA公司与金蝶公司技术人员进行软件的二次开发工作，开放各自软件接口、确定传输字段、读取方式、联合调试等工作；第三步、实现OA+金蝶云对接运行。

（三）OA系统实施过程

1．新建基础档案。建立“员工”“部门”“费用科目”“供应商库”“客户库”“项目库”“项目账号”等档案库，用于存放相关信息。

2．新建“立项审核单”流程。将纸质表单格式呈现在网页上，将线下审批节点植入系统，申请人点击提交后，系统会自动按预设流程节点进行流转。归档后系统会自动赋予一个八位项目编号，保存在“项目库”中。前四位是年份号，第五位是项目类型号，1表示“科研项目”，2表示“工作专项”，最后三位是流水号。如，科研项目20201001，工作专项20202001。

3．新建“用款计划单”。在表单中输入项目账号（同项目编号）和项目总经费，根据费用科目填入预算额，归档后，项目账号自动保存在“项目账号”库，“费用科目”库会生成规定的费用科目和预算数。

4．新建报销单据。包括“借款单”“员工报销单”“对公付款单”和“差旅费报销单”。填报时须选择项目编号、报销账号（同项目编号），选择费用科目，输入摘要，发票号码、金额等。提交后报销单会根据单据种类自动编号。编号规则为：单据名称首字母+年份+流水号，如员工报销单，YGBX-2020-0001。

（四）金蝶云实施过程

1．新建会计科目表。根据新准则要求，结合公司实际情况，建立新科目表。根据收入类型，在“主营业务收入”下增设二级科目，“主营科研收入”“主营专项收入”，同时增加核算维度“项目编号”“客户”；在“主营业务成本”下增设二级科目，与收入科目对应，“主营科研成本”“主营专项成本”，核算维度同收入；在“销售费用”“管理费用”所有明细科目中增设“项目编号”核算维度。2．新建“项目账号余额表”，根据已审核的“收款单”“付款单”计算出项目资金结余数并存放。第三、新建“项目台账”用于存放项目编号等信息，作为核算维度，可按关键字查找财务单据。第四、新建“项目收支明细表”可直接按照所输入的项目账号和期间，引出收支明细和余额，表单字段包括“日期”“报销单号”“项目账号”“摘要”“费用科目”等。第五、新建基础资料“员工”“部门”“费用科目”“供应商”“客户”“项目账号”，用于保存从OA同步传入的数据。

（五）二次开发实施过程

1．开放系统接口，设置触发规则，使OA中的“员工”“部门”“费用科目”“供应商”“客户”基础档案每5分钟会与金蝶云同步一次。保证两个系统中数据的唯一性。

2．“立项审核单”审核归档后，自动发送表单内的“申请日期”“申请人”“项目编号”“项目名称”“项目类型”“部门”至金蝶云，存放在金蝶云的“项目台账”。

3．“用款计划单”审核归档后，生成具体的项目账号和费用科目并分别存放在“项目账号”和“费用科目”档案库中，之后同步至金蝶云，费用预算额只存放在OA“费用科目”中，在审核报销单时带出。

4．“借款单”“员工报销单”“对公付款单”“差旅费报销单”审核通过后，将相关字段如，“流程编号”“报销日期”“申请人”“申请部门”“付款单位”“费用科目”“摘要”“金额”“税额”“项目账号”发送至金蝶云，金蝶云中会对应生成一张应付单，应付款上的“单据编号”同OA的“流程编号”。

5．金蝶云的“项目账号余额表”存放资金余额，金蝶接口开放给OA，由OA自动读取并存放于基础档案中。该余额根据金蝶云中的“收款单”和“付款单”的金额计算得出。

6．收到项目款项时做“收款单”，录入项目账号、金额点击审核后，作为一条记录统计进“项目收支明细表”。应付款在实际付款后，下推成付款单，点击审核后统计进“项目收支明细表”。

三、OA+金蝶云方案在科研项目经费管理中的实施效果

（一）从OA流程管理上提高科研项目经费管理

因为在OA中报销费用，在填制报销单时必须选择账号，否则没法提交。所以没有做用款计划单也就没法报销，而用款计划单既生成账号，也同步编制了各费用项目的预算额。从源头上控制了预算的发生。

（二）通过二次开发提高科研项目经费管理

首先，申请人在报销科研经费时，项目编号、项目账号、费用科目等只需点击下拉列表直接选择即可。系统会自动根据所选择的信息，自动读取账号余额，计算费用科目的已使用金额和审批中金额。其次，审核时，报销单据上可以同步显示项目账号余额、已报销金额和审批中金额。以及该费用科目的预算数、已使用数和审批中金额。审批人可以方便、直观的计算出报销金额是否超过账号余额或预算数，避免了超预算报销和账户余额透支的情况。