任小兵

（香港大学深圳研究院，广东 深圳 518000）

一、引言

作为科研单位，我们每年都有机会申请大量新的科研项目。在科研团队中，既有丰富经验的项目负责人和项目组成员，也有初次投入科研项目的新项目负责人和科研工作者。科研人员是非财务工作者，引导他们制定合理的经费预算和后期管理具有十分重要的意义。

二、科研项目预算管理的重要性

（一）近年来，随着科技强国战略的大力实施和科研事业持续的蓬勃发展，国家在推动技术创新、提高科技研究能力、增强综合国力方面的投入扩大，科研单位承担了大批各类科研项目，项目经费已成为科研单位的重要的资金来源之一。我国在科研经费的投入继续保持持续增长，国家财政科技支出增速加快，研究与试验发展（R&D）经费投入强度持续提高。根据国家统计局公布的全国科技经费投入统计公报统计结果，我国研究与试验发展（R&D）经费投入力度逐年持续增长，从1999年度投入的678.9亿元人民币，到2019年度科研经费投入增至2 2143.6亿元人民币，21年间全国累计投入科研资金达16 7176.5亿元人民币。

（二）科学技术是第一生产力，创新是引领发展的第一动力，是建设现代化经济体系的战略支撑。科研经费是推进科研课题顺利推进的先决条件和基本保证。在科研课题预申请前，在项目组申报的项目申请计划书中，除了精炼的阐述项目立项依据与研究内容、研究目标、拟解决的关键科学问题等等之外，科研经费预算的合理编制也是该项目能否成功申请的关键因素之一。

（三）项目经费预算过低或过高，或者预算预估的不合理性等等，都将严重影响该科题能否通过科项目主管部门的立项和审批。如果科研项目得不到正式立项，无论项目组拥有多么优质的科研团队成员还是有着前沿的科研目标，在没有取得正式立项并获批相应科研资金的前提下，这一切都无法付诸实施。这也常常给科研团队的立项带来深深的遗憾，因科研项目无法获批立项，也打击了科研团队的后续参与积极性。所以能够合理地编制科研预算，对科研立项成功与否具有重大而积极的意义，这一点要引起科研团队、科研经费管理部门和财务部门的高度重视。

三、科研项目预算管理存在的问题

（一）科研预算编制不合理

在科研项目申报立项时，项目组成员对预算理解不够充分、对预算科目的理解不够，对预算的原则性把握不准。

1．是设备费。在实际工作中，项目人员不清楚哪些预算要归类到设备费中，有时候与材料费混淆核算。另外，有的项目组对科研经费管理的执行原则不熟悉，或者误解其他科研项目组成员分享给他们的经验。通常情况下，设备费在项目结题之前是不允许调增的。但有的项目组误以为在项目执行阶段，设备费的预算调整权限，也是同样下放到了科研单位内部可以自行调节使用。常造成原预算预估不足或将需求混淆归类到其他的预算科目中，导致后期在项目实施阶段，因设备费原预算不足导致无法购买课题所需要的科研设备，或者只能购买性能相对低端一些替代设备来推进该科研项目。有的项目组将设备费的预算做得很大，这样又违背了经费使用经济合理性的原则。在项目预算总额不变的情况下，这样将导致其他的预算科目金额偏小。

2．是材料费。在预算过程中，对科研所需耗材使用的频率和数量预估不足，造成多估或少估耗用材料使用数量的情形，或者在计算金额过程中忽略了需要支付的增值税、运输费、装卸、整理等费用。

3．是差旅/会议/国际合作与交流费。项目组人员对 《中央和国家机关差旅费管理办法以及因公临时出国经费等管理办法》不熟悉，导致相应经费做预估时，测算值偏大或偏小，因而形成该预算科目结果超标或预估不足。有的科研项目对该科目的预算总额，同时要求不能超过该项目直接经费总额10%的限制。

4．是劳务费。对计划聘用的研究人员、科研辅助人员劳务费的发放基数，以及聘用期长短预估不足，造成劳务费总额测算偏小。而在项目实施阶段，实际发放劳务费时面临着该项目经费不足、实际发放基数与预算编制时的差异较大。后期需要缩短科研人员聘用期或者降低每月支付劳务费的标准，这些方案会降低科研人员的积极性，对科研项目的后期推进执行产生负面的影响。

5．是间接经费预算。间接经费除了绩效支出外，还有一部分间接经费是用于依托单位的管理费以及依托单位水电费的补偿。间接经费总额占整个项目预算总额的比例，各类型科研项目都有相应的政策指引。但由于项目组成员对该类科研经费的间接经费补偿标准政策认知不足，经常造成间接经费遗漏申请，或者实际申请的比例明显低于该类科研课题政策规定允许申请的最低比例，这样无形中给科研单位带来了一定的损失。

综上所述，预算编报始终要坚持“目标相关性、政策相符性、经济合理性”的基本原则，所有预算支出科目、支出项目和支出标准等都要符合上述三个原则的精神。同时要注意各个预算科目在项目执行过程中的调整原则，以及某些预算科目总额不允许超过该整个项目预算总金额的规定比例。

（二）科研经费在使用过程中存在的问题

科研项目获得基金委的成功立项后，科研团队在实际使用经费的过程中，经费的使用进度安排不合理。经费报销不及时，导致经费实际支出的进度与财务台账核算有时间差。有些经费的支出，未与科研项目的预计研发进度相匹配，导致实际经费支出与项目实施进度不同步。还有的项目组，因为在制作项目申请时预算编制考虑不全面，在实际执行中，实际经费的使用与预算科目不匹配，需要经常申请做预算调整。有的项目组在国内差旅或开展国际合作交流时，因不熟悉其差旅费执行标准，会形成实际支出与原预算之间平衡。有的科研团队在整个科研项目执行中，实际使用经费明显偏低，以致结余经费比重过大，情形严重的甚至影响该课题的成功结题。也有的项目负责人同时有几个在研课题，由于课题的研究方向相关度类同，项目组在使用经费时，会在几个项目之间进行经费混用的情形。

（三）科研经费的内控监督管理不完善

科研单位内部在经费使用过程中，经费使用制度不健全，内部审批流程不完善，监督不充分。科研经费的使用存在一些不规范的地方，尚需进行强化管理。

四、完善科研项目预算管理与经费管理的对策

为了优化科研经费在预算阶段和执行阶段出现的问题，科研单位在内部可以进行以下方面的改善。

（一）给项目组安排经费预算制定与经费使用相关的培训

首先，每年正式申请新的科研项目课题之前，科研单位财务部可以先组织内部培训，向计划申请新课题的项目组成员分享与解释项目预算科目的含义与编制原则、预算测算技巧。其次，项目组向基金委提交新的课题申请书之前，财务部门可以协助复核新申请的课题经费预算的合理性与准确性，并提出合理的建议和修改意见。再次，科研单位每年征订适合本单位的科研项目指南或其他书籍。有些科研项目每年都出版一次新的项目指南（如国家自然科学基金项目指南），科研单位每年可以同步征订该指南，以便及时了解当年科研项目申请中的最新变化。在提供内部培训时分享解读最新的科研政策。最后，加强财务部与项目负责人、项目组成员之间日常沟通。财务部门尽量用通俗的语言，去沟通、讲解、诠释科研经费的规则制度、管理办法、预算说明。

（二）加强科研经费在使用过程中的监督与管理

首先，财务部门需即时跟进各个科研项目的经费使用进度，向科研经费使用偏低的项目组了解原因，并做出合理的经费使用计划，这样有利于推进项目的中期和最终顺利结题。其次，结合项目推进的进度，项目组要合理的规划科研经费的使用进度。已发生的经费支出，及时提交到财务部报销。最后，科研单位需要将本单位的科研经费管理制度、报销制度、审批制度与管理办法等分享到项目组。项目组根据经费管理制度可以合理合规的安排经费的使用，可以减少经费使用过程的误区，提高经费使用流程的效率。

（三）优化和改善科研经费使用管理制度与内控制度

首先，国家每年都在优化各项科研经费的管理，而且同一个科研单位也有不同类型的科研课题（如国家自然科学基金项目、国家重点研发计划项目、各省、市不同类型科研项目等）。财务部门需要将不同科研经费管理的异同进行分类汇总，以方便项目组成员了解，同时也有利于提高财务部内部的审核与内控管理。其次，即时完善科研经费管理制度和经费使用、审批流程，内控流程、以防范经费使用过程中舞弊情况的发生。再次，财务部门即时与科研项目团队分享最新的科研项目政策。最后，结合本单位会计师事务所的项目审计经验和审计过程中发现的薄弱环节，优化科研单位的内部管理制度与流程。

五、结束语

综上所述，科研单位需要高度重视预算管理在项目申请阶段和经费后期使用的重要性。科研人员要结合所申请的科研项目类型最新的经费预算管理指引，深入理解各类预算科目的含义。科研项目团队与财务部门需要保持紧密沟通联系，使得所申请的科研项目预算能够尽量符合“目标相关性、政策相符性、经济合理性”的基本原则。这样有助于促进拟申请的科研项目提高获批立项的机会，结合本单位的经费管理办法合理合规的使用科研经费，提高科研经费的使用效率。