文/钟议容

网络信息技术的发展，使人们生活和工作变得十分便捷，而传统的档案管理工作模式陈旧，已不能适应时代的发展。要想让档案管理工作发挥自身的价值和作用，可以利用信息化技术改善传统档案管理模式存在的问题。信息化技术的应用能在一定程度上提高企事业单位档案管理工作的整体水平，使档案信息的整理和存取更加方便，极大地促进档案管理工作的创新与发展。

一、信息化技术在档案管理中的重要性

我国网络信息化技术不断发展并广泛应用在各个领域。利用互联网信息技术进行档案管理，充分发挥了信息化技术的优势，对传统的档案管理工作方法的改革产生了很大影响。

第一，强化档案存储的安全性。在新的社会背景下，对档案管理的要求也越来越高，档案的保存是一个周期较长的过程，必须保证档案信息数据的保密性，保证储存环境干燥，避免因档案受潮以及火灾等问题导致档案信息缺失。由于传统的纸质档案经过多次查阅后磨损严重，既无法有效保证档案的存放和安全，又增加了档案管理工作的难度，而利用信息化技术来管理档案可以显著解决上述问题，信息化技术让档案以电子档案的形式进行保存，在整理或查阅时只需通过计算机进行，极大地提高档案管理工作的效率和质量。在信息化技术的应用下，档案管理的现代化观念与新时代的发展趋势相适应，从而改变了传统的档案管理工作方式，提高了档案管理的效率。

第二，适应社会发展需要。档案管理信息化发展体现了企事业单位信息化建设的水平和质量，在新时代背景下，科学、合理地使用信息化技术是顺应时代发展的必然要求。将信息化技术应用到档案管理工作中是企事业单位信息化建设任务，信息技术的应用使档案管理工作方法更加规范化，保证了档案管理工作的透明度，提高了档案管理工作的效率，促进了档案管理事业发展。

二、目前档案管理工作中存在的问题

1.缺乏档案管理系统。一些单位的档案管理工作流程还没有形成完整的档案管理系统，导致档案管理和仓储管理缺乏现代化进程，档案管理的真正价值尚未释放。在实际档案管理工作中，企事业单位缺乏相应的策略目标和指导方针，对一些存放时间较长的档案没有进行有效的整理，导致档案管理问题增多，不仅增大了工作的难度，而且大大降低了档案管理的效率和质量。

2.档案管理人员缺乏对档案管理的认识和理解。工作人员在更新存放档案时，往往在首次归档后就置之不理，没有对其实施有效管理。随着档案管理的频次相对较少，降低了档案管理工作人员的工作积极性与管理水平。一些档案管理员对档案管理的信息化认识不足，极大地限制了档案管理工作信息化的推广，主要有两个原因：第一，大量的存档数据当前都是通过人工输入，耗费大量的时间与精力，偶尔会存在数据录入不准确，没有及时存档与备份等问题；第二，不能熟练使用计算机是档案管理的一大缺陷。大部分档案管理人员年龄较大，他们不太熟悉网络办公技术[1]。

3.档案管理设施滞后。在信息时代，传统的档案管理往往缺乏良好的档案存储环境，其存放设施陈旧落后。通常来说，档案需要单独存放，但在个别企事业单位中，档案大多存放在办公室，这不利于档案管理，也不利于正常的办公环境，容易造成档案丢失、损坏或人为破坏，影响档案的存放质量，增添了档案管理工作难度[2]。

4.缺乏先进的档案管理工作理念。大部分企事业单位档案管理的服务理念较为落后，跟不上时代的发展。在信息时代，档案管理工作要与时俱进，加强企事业单位的信息化建设，摒弃传统的工作观念。不同的单位主体，应结合自身的发展情况，接纳创新的技术和理念，充分发挥现代信息技术在促进档案一体化管理中的作用，同时一些档案管理人员缺乏档案管理专业知识，这不但影响到档案管理工作的质量和效率，而且影响到单位事业的全面发展。

三、信息化技术在档案管理工作中的应用价值

1.提高档案管理的安全性。传统的纸质文件存放方法容易使文件损坏，导致档案内容缺失，并且当档案积累到一定程度时，很难查找。而利用信息技术管理档案，只需将有限的档案信息存入无限的网络空间中。借助智能技术，档案管理将构成一套完善的智能系统，不仅可以避免对档案的破坏，而且便于查找，有效解决纸质档案存放、查找等各种问题，提高档案处理的存放安全性和存储容量。

2.提高档案管理的效率。在档案管理中，传统的方法会使用大量的人力进行收集和整理，这不仅增加了人力成本，而且浪费了大量的时间和精力，使档案管理工作效率低下，员工的积极性也不高。随着信息化技术的发展，仅需在计算机中进行档案存储数据，而无须人工手动进行特定分类和存储，从而有效提高了档案管理效率，减少人力成本。

3.提高档案利用率。传统档案管理利用水平很低，档案管理的工作大多流于形式，这就是传统档案管理不能发挥其真正价值的原因，导致档案信息没有得到有效利用。在将信息化技术应用到档案管理工作的情况下，通过一台计算机可以更加高效地记录档案管理信息数据。不仅让工作更加便捷，也让档案的查阅更加方便。档案内容可以在统一的文档中进行制作，它极大地提高了档案管理的效率，很大程度上发挥档案管理的价值。

4.档案管理资源共享。信息技术在很大程度上满足了当前社会现代化的发展需求，实现了不同行业的资源共享。信息化档案管理平台大多数是企事业单位自己的系统平台，可以与他人交互和共享信息，如果需要外部文件签名和档案信息时，可以通过网络信息平台直接操作，使档案管理更加透明。实现信息公开透明，将资源合理共享，能有效促进现代化社会的发展。

四、信息化技术在档案管理工作中的应用措施

在档案管理工作中，由于档案数量过多以及档案的存储条件差、检索利用率低、档案管理知识缺乏等问题，使档案管理面临着严峻的挑战，解决这些问题的最佳途径是实现档案管理的信息化。要实现档案管理的信息化，必须从装备标准化管理、建立标准化管理机制、提高综合素质等方面入手。

（一）为实现档案管理的信息化，提高装备水平是建立数据库、实现档案管理信息化的前提

利用计算机档案管理系统，可以实现档案的自动编目和检索、全文自动存储和检索、档案业务管理、计算机辅助档案自动化、档案编目、档案综合管理等。因此，只有实现标准化、规范化、计算机化的档案综合覆盖，才能为档案管理提供硬件保障。随着企事业单位档案数量的增加，档案管理面临着存储空间有限、易受潮老化等问题。通过计算机磁盘存储系统、光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储困难、人为损坏等问题。充分利用大容量的存储载体，能减轻档案管理的工作量，还能有效提高档案管理的效率。

在档案管理信息化的执行过程中，首先要建立档案数据库。档案数据库是对收集的档案信息进行收集和检索的基础。在建立档案数据库时根据实际需求可以分为目录数据库和档案资源数据库。

1.目录数据库

目录数据库的建设主要分为以下几方面的建设：①档案检索；②专题目录；③全文数据库。在对目录进行分类时要根据实际需求来确定目录种类，并在建设时附属检索等多种实用性功能。为了能更好地对档案进行有序编目，通过设立相关的档案工作制度详细阐述目录的分类标准，可以通过收录的实质内容细分为文书档案、会计类档案和实物档案等，并对每个目录范围进行具体分类。目录建立完成后还应结合国家目录标准对目录的字段进行详细比对和简化，从而方便后续使用时能更快速准确地进行检索。

2.档案资源数据库

档案资源数据库是各单位通过统计系统对每日的工作数据进行采集等内容，这些档案资源普遍采用纸质化办公。档案管理信息化建设，关键在于如何将数据从纸质化转向电子档案，在此过程中则要以纸质化为基础，通过扫描等方式将纸质信息转变为电子信息，便于信息的储存与管理。但大部分在转换过程中普遍存在转换不完全的问题，主要原因有以下几个方面：第一，随着社会的不断发展，其档案资源日益增多，因此需要录入系统的档案数据也逐步增加，这就需要花费大量的人力物力成本，并且在转换后的数据储量较大，如果维护不及时很容易导致数据丢失等情况出现；第二，对档案资源的重要性没有深刻的认识；第三，为了避免不必要的资源浪费，就需要档案的实际使用者对需要转化的档案资源进行评估分类。结合档案资源的具体情况，将必不可少的档案资源信息化。例如，文书档案必须进行信息化转化。文书档案包含了日常的制度和政府的相关政策合同等重要文件，鉴于其特殊性和重要性，文书档案等纸质文件必须全部扫描转化成电子信息。

另外，在对纸质化档案数据扫描后要对其扫描的范围进行审核。例如，在对图纸档案进行扫描时，由于图纸涉及后续施工校验等问题，所以对其扫描的清晰度和精确性要求较高。因此，在对图纸档案进行扫描时就要安排专业的人员对图纸档案扫描后的文件进行校验，通过后再纳入档案资源数据库内。

在档案录入档案资源数据库后要对录入的数据进行分类存储，结合目录数据库的具体分类将录入的数据存储到各个目录下。在数据分类存储完成后，整个档案数据库也基本建成，但还需要对收录的数据进行最后的验收。验收的内容主要包括目录数据库的检验和档案数据质量等内容。通过建立完善的电子档案数据收录流程，极大地提高了档案数据的收录效率。

（二）建立规范的档案管理机制，确保档案信息化的安全运行，必须建立规范的档案管理机制

按照《电子档案管理办法》的要求，建立适应信息化建设的档案管理体系：一是完善档案管理业务流程和技术标准，完善电子档案工作的环节和步骤；二是制定必要的安全措施，档案管理的标准化是保障电子档案安全、完整的基础，同时也是档案信息化建设的重要基础，档案分类标准、统计标准、服务标准、各类技术标准等是衡量工作效率的一种手段[3]。如果档案管理不符合统一标准，建立自己的档案信息网络系统，档案信息网络资源共享难以顺利实现。

（三）提高档案管理人员的综合素质

在信息化时代，为实现与档案管理工作的同步发展，必须提高档案管理人员的综合素质，更好地将信息技术应用于档案管理工作中。加强档案管理办公室计算机系统培训与实践，让档案管理人员能有效地体验到信息化技术带来的优势。传统档案管理的主要缺点是手工操作、管理效率低、查阅速度慢、档案存储空间有限。掌握了信息化技术，能够让档案的登记与管理更加便捷，有效提高工作效率。

档案管理工作人员作为档案管理流程的核心，无论是在档案管理信息化的过程中还是信息化的档案管理系统使用中都起着重要作用。档案管理的信息化是顺应时代需求的必然发展趋势，是进步的体现。只有通过改革，不断加强自身的核心竞争力，才能在市场经济中占据一席之地。随着社会的不断发展，档案管理工作也要紧随时代步伐，运用最新的技术，并在工作中不断地进行创新，这样才能为提供更好的基础保障和信息资源。而档案管理的创新往往需要不断总结和实践，因此就需要档案管理工作人员不断地通过学习更先进的档案管理工作模式，并通过实践不断完善，这样不仅可以改善原有的重复性工作模式，员工还能在学习过程中不断地接触新技术、新方法激发工作兴趣，充分利用互联网提供的便利条件接触新知识，从而为档案管理工作的创新贡献自己的力量。

在提高档案管理人员的综合素质方面，可以通过以下几种方式：第一，要积极组织档案管理工作人员参与相关培训，保证每一个档案管理工作人员都能有过硬的专业知识，通过培训促使原专职档案管理人员发展成全方位人才，使其参与到各种档案相关的管理工作中。还可以通过与具有更高信息化水平和技术的公司合作，组织人员进行参观学习，组织相关的讲座，为参观人员分享经验并提供参考，通过学习更先进的实践经验为自身档案管理工作提供帮助；第二，由于档案管理方面专业人员相对较少，而且现有员工年龄也在不断增加，很容易出现人才短缺。就需要做好档案管理人才的储备。在进行档案管理人才招聘时，要着重考虑有计算机和档案管理相关经验的人才，并对相关技术进行知识考察。这样不仅可以让新员工更容易接受档案管理信息化的改革，而且还能为档案管理信息化提供新鲜活力，提供更具创新性的意见；第三，要为档案管理工作人员提供信息技术、管理学等深造的机会，积极鼓励员工参与学习，并对那些为企业带来管理效益的员工进行奖励，例如：休假福利、资金奖励等，这样不仅能增加员工的工作热情，还能激发他们参与档案管理事业建设的投入力度。

将信息化技术应用到档案管理工作中是顺应时代发展的必然趋势。为有效推进这一工作，企事业单位必须增强档案管理观念、加大信息化管理设备的投入、建立健全规范化档案管理机制、培养高素质的档案管理专业人才，通过采取这些措施，能提高单位档案管理的工作效率，更好地促进企事业单位的高质量发展超越。