吴 思

（湖北大学资源环境学院 湖北 武汉 430062）

近年来，学位与研究生教育事业发展迅速，教育部愈发重视研究生的教育质量和管理水平，在《关于进一步严格规范学位与研究生教育质量管理的若干意见》中指出，“严抓培养全过程监控与质量保证”[1]。而研究生教学档案正是研究生学习历程、在校生活的真实写照，记录和反映了高校研究生培养工作的真实面貌，是反映研究生素质和培养水平的重要凭证。同时，在研究生教育评估中，研究生教学档案也是必不可少的文件，可以体现出高校研究生教育特色、学科建设水平和综合实力，是高校办学质量高低的“量表”。由此可见，研究生教学档案的完整性、准确性和系统性对于提高学校研究生教学管理水平、提升高校学科整体竞争力和办学水平具有重要作用。

一、研究生教学档案管理：现状与问题

高校教学档案是师生在教学实践中长期积累形成的具有保存价值的并按照一定方法组织起来的第一手资料，反映了学校的教学特色、办学质量和综合实力。具体到二级学院，研究生教学档案包括研究生培养方案、课程设置、课程授课计划、课程考试试题、课程实验报告（课程考试参考答案）评分标准、修课学生名单、考勤记载表、课程论文（考试答卷）、课程考试成绩单、专业实习手册、学位论文等相关材料。[2]教学档案的管理则是把这些零散的和需要进一步条理化的教学档案资料进行科学的收集、整理和归类，维护档案的完整与安全，保证档案信息的开发和利用。《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）第三条中提到“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”[3]。然而在学校层面，大多数高校并未重视档案管理工作，尤其是研究生教学档案形成时间跨度长、形式多样且阶段性特征明显，增加了管理难度，由此导致研究生教学档案管理工作普遍存在一些问题。

1.管理机构配备不全

随着学校将行政权力下放，管理重心下移，研究生教学档案主要由承担着教学工作任务的二级学院进行管理。由于编制的限制，大多数二级学院研究生管理机构人员紧缺，研究生管理仅由一名研究生秘书负责，其工作内容不仅包括常规教学管理：硕士招生、学籍、课程与培养、学位等，还包含研究生日常管理：评奖评优、科创、思政、就业等，工作纷繁复杂且担责重大，教学档案的收集和管理工作则呈边缘化状态。《普通高等学校辅导员队伍建设规定》第六条规定，“高等学校应按总体上师生比不低于1∶200的比例设置专职辅导员岗位”[4]。然而以笔者所在的资源环境学院为例，在校研究生465人，只有一名研究生秘书兼任辅导员，工作内容涉及研究生管理的方方面面，导致教学档案管理工作分身乏术，无法进行科学规范化的教学档案管理。

2.教学档案管理意识薄弱

由于二级学院以科研和教学为工作重心，学院领导、教师以及学生对档案管理的重视度低、意识薄弱，甚至档案管理人员对自身工作积极性不高，导致档案管理工作成效不足。尤其研究生教学档案是学院档案管理的基础性工作，它以一学期为周期进行整理归档，然而部分教师忽略了对日常工作中研究生教学材料的归档，认为归档工作跟自身关系不大，反而会加重自己工作负荷，因此对归档工作不重视甚至产生抵触情绪。每学期都有部分教学材料无法按时收齐，导致教学档案归档难、材料缺失等问题突出，教学档案的完整性受到了严重的不良影响。

3.归档不规范且数字化水平低

目前研究生教学档案以纸质版为主，档案的检索查阅主要通过人工去档案室按照年份、学期目录查询。很多学院没有教学档案目录编制的规则，更没有进行归档整理，材料一股脑地堆放在档案室，“要找什么你自己翻”的做法屡见不鲜，给后续档案的保管、检索、编研、利用带来了巨大的阻碍。同时，电子档案较少，主要以光盘形式存放，而工作人员由于不具备档案管理专业背景，对相应的专业知识不熟悉，主动运用信息技术处理教学档案的能力不足，不能及时、有效地将纸质档案转变为电子档案，档案的数字化建设仍停留在初级阶段。

4.教学档案利用服务功能缺失

由于目前多数学院进行研究生档案的管理主要是便于学校审查和为学科评估提供支撑材料。在学院教学、育人、管理等方面，研究生教学档案未能发挥其应有的作用，且与师生直接关联不大，因而档案利用率不高，在服务师生上，没有达到应有的效果。

二、研究生教学档案管理应遵循的原则

研究生教学档案管理中存在的问题会直接关系到档案功能和效用的发挥，档案的存在的意义绝不止步于“置诸高阁”，其最终目的是便于高校评估检查和师生利用。笔者认为要想科学合理管理研究生教学档案应当遵循的主要原则，就是实事求是，保持档案之间的有机联系。具体来说，要结合学院学科、人才培养特色等，根据其在教学管理和教学活动中形成的规律，制定针对性强的研究生教学档案管理策略。

以资源环境学院为例，2003年成立，截至目前，学院设有生态学博士点，两个学术型硕士学位点：生态学和地理学。三个专业型硕士学位点：农业（农业工程与信息技术）、资源与环境（环境工程）、学科教学（地理）。今年环境科学与工程学硕点获批，全日制在校研究生也从最开始的10人增加到如今465人次。在学科建设发展的不断完善和学生规模不断扩大的过程中，内容丰富种类齐全的教学发展材料大量累积，为研究生教学档案提供了更加广阔的来源。根据《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）[5]，结合学院学科和人才培养特色，以及从事研究生教学管理工作经验，研究生教学档案一般可划分为以下几类：

1.文件档案

指研究生管理和培养的规章制度、文件和政策等，包括研究生培养方案、研究生管理手册、检查评估文件以及日常教学管理文件等。

2.课程档案

是研究生教学档案中资料最丰富的一类，以学期为周期，每学期进行更新存储。分为考试和考查两类，包括课程授课计划、课程考试试题、课程实验报告（课程考试参考答案）评分标准、修课学生名单及考勤记载表、课程论文（考试答卷）、课程考试成绩单。

3.招生档案

包括招生宣传、历年招生简章、初试命题及复试安排、新生录取库、学籍材料等。

4.论文档案

包括研究生在校期间科研成果汇总表及证明材料、开题报告、答辩安排、答辩记录、答辩总结、终版论文等。

5.专业实践档案

包括学硕社会实践表、教育硕士实习实践手册、专硕（非教育硕士）实践手册等。

6.日常管理档案

包括在校研究生信息和导师信息、研究生奖助学金管理文件、研究生评奖评优材料、研究生请假记录等。

三、加强研究生教学档案管理的路径选择

研究生教学档案要实现科学的管理，需要在实事求是原则的基础上，探求新的路径。

1.健全研究生管理机构

学校应立足长远发展，从全局出发，在提高研究生教育质量的基础上，建立健全研究生管理体系。在具体执行层面，二级学院应实行“三到位”：专职机构到位，配备人员到位，岗位职责落实到位，研究生秘书和研究生辅导员合理分工，各司其职。此外，学院应建立规范化管理制度，确保研究生教学档案的管理有明晰的制度依据，严格档案管理过程，重视日常研究生教学和科学研究成果的积累，把控研究生培养的各个环节，以促进研究生教育事业的稳步提升。

2.增强研究生教学档案管理意识

为有效开展二级学院研究生教学档案的管理工作，首先需要从思想意识上加强，在全体教师和工作人员中定期开展档案业务的宣传和学习活动，强化全体师生档案意识，师生以科学严谨的态度对待每一份档案是确保档案完整的必要条件。其次，在制度设计上，学校应出台详细的教学档案管理方案，作为教学一线的二级学院必须严格执行的方案，制定研究生教学档案管理实施细则，将其列入学院制度建设中，避免研究生教学档案资源的流失，保证其完整性和有效性，做到“三列入”，即列入学院规章制度、发展规划和教职工的职责范围；研究生教学档案的管理实行“四同步”，即常规化教学档案管理工作，实施教学检查过程中同步开展教学档案的布置、检查、总结、验收工作；同时建立档案管理者的人事考评机制。[6]

3.遵循档案管理原则，对建档材料合理分类科学编目

二级学院需要结合自身实际情况，遵循实事求是的原则，确定研究生教学档案归档范围和类别，建立档案分类目录，科学地分类整理、立卷归档。可运用语义清晰、指向明确的词汇将教学档案进行编码，科学的编码有利于档案的快速查阅和提取，便于建立不同档案之间的联系。[7]以资源环境学院为例，依据类别、时间、数量等要素，可以给研究生教学档案编制四级目录。一级目录：学院名称首字母缩写，为区分各二级学院的教学档案材料，将一级目录设置为学院拼音缩写，例如，资环院为“ZHY”。二级目录：主要用于区分教学档案的类别，根据前文所述将研究生教学档案分为6大类，如论文档案编码为“LW”，课程档案编码为“KC”。三级目录：主要目的在于将同一类别的档案进行细分，可设置为专业拼音首字母或者学期。例如：生态学的论文、实习档案可直接编码为“STX”；2020—2021第二学期的课程档案即可编码为“202102”。四级目录：考虑到教学档案的个性特点，四级目录可以是学号、工号或档案序号。例如，资环学院学号为20190071学生的毕业论文的标准化编码就是ZHY-LW-STX-20190071。

（四）提高信息化水平，便于师生利用

校院领导应创新管理理念和管理方式，改革旧的档案管理模式，提升档案管理的信息化水平。首先，二级学院加大档案管理的专项资金投入，引进先进技术和设备，如数据采集设备：高速扫描仪，数据存储设备：硬盘、存储器，软件服务系统：数字化档案系统等，为信息化档案建设提供必要的支撑条件。[8]其次，有效结合纸质化与信息化管理，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将传统的纸质教学档案转换成数字档案。最后，建立研究生教学档案数据库，将教学档案的编码录入数据库中，便于档案目录检索、档案查询，同时利用校园网优势，实现研究生教学档案资源的传递和高度共享，切实提升研究生教学档案的利用服务水平。

四、结语

研究生教学档案管理是否科学高效，既是衡量研究生教育、培养水平的重要标志，也为研究生教育评估、高校建设等工作提供重要依据。本文仅结合工作经验，分析研究生教学档案管理的现状和遇到的问题，探求科学管理研究生教学档案的最优路径。由于篇幅有限，未能进行深入分析。而随着信息社会对档案资源管理和利用需求日益增长，档案信息化建设将是信息时代档案事业改革与发展的重要主题，如何根据研究生教学档案的特点，研究和实践教学档案的信息化、数字化，建立完善的教学档案资源体系，助力高校教学科研的跨越式发展，仍是一个需要不断探索求知的过程。