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大数据时代下高校校史档案资源利用平台构建研究

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

崔淑芳

摘  要:本文立足于大数据时代背景,探讨利用大数据技术构建数据库平台,并提出利用数据平台开发利用校史档案资源的路径。

关键词:大数据;校史档案;数据库;资源利用

整理校史不仅是对学校发展过程的梳理,同时也是对高校悠久的历史文化和精神的传承、发扬。因此,校史整理是一项十分严谨的工作,必须是在查阅大量史料的基础之上才可以撰写,而且入选校史的资料都经过精挑细选的。[1]许多高校对于校史档案的归档范围作了明确的规定,很多高校都要求必须具有现实查证作用的资料才能归档为校史档案。

对入选校史档案的人物、事件都是经过筛选和梳理的,并不是所有的高校档案都能够归为校史档案,这二者之间并不能画等号。长时间以来,高校档案工作在高校整体工作中处于边缘位置,而且档案工作基本都是停留在管理阶段。校史档案作为高校宝贵的档案资源,并没有被充分利用,自身优势没有被充分发挥出来。

在大数据时代背景下,高校校史档案越来越丰富,所以高校档案部门应该充分利用大数据技术,构建相应的数据平台,从而加强对校史档案资源的开发和利用,推动校史档案工作更好地发展。

1 传统校史档案的整理和利用情况

从当前众多高校校史整理情况来看,校史档案资源主要源于高校档案馆馆藏资料、校友捐赠、对散落在社会上的资料收集和考证后所形成的资料这三类形式。

一是高校档案馆的馆藏资源。高校档案可以看作是学校发展历史和文化传播的载体,而校史档案是经过精心筛选之后形成的,所以是高校档案的内涵所在。档案的本质特征要求必须是对学校发生的事情的客观的记载,学校档案馆馆藏资料是最真实的记录,所以校史档案必然要以学校馆藏资源为依据。

二是退休教师、校友捐赠。一所高校经过多年的发展,培养了一届届毕业生,也有大批教师退休。这些教师和学生手上也掌握了大量关于学校历史的资料,通过向他们征集可以获得重要的声像、文字材料,这些都是重要的实物档案。

三是对散落在社会上的资料考证后形成的资料。一所学校历经几十年甚至上百年的发展,因为很多历史原因,可能导致某些珍贵的档案遗失。尤其是那些百年名校,在新中国成立之前因为受到战争的影响而导致档案遗失,新中国成立后因为十年浩劫也可能遗失大量资料在民间,所以向社会征集校史资料也是常用的做法。但是,这些资料征集之后还需要进行鉴定,只有经过鉴定确保无误的资料才能够用到校史档案的编研中。

高校校史档案是非常重要的档案资源,加强对校史档案的开发和利用,有利于发挥档案的价值。从当前很多高校的做法来看,校史档案的利用途径主要包括三个方面。

一是用于服务用户多元化的需求。对于从事高校校史撰写工作者来说,可以根据服务对象撰写出不同主题的校史档案。譬如可以根据学校历史上发生的某一重大事件而重点描写、细化,由此形成专题档案;亦或者就学校的旧闻、趣事、回忆而撰写成校史档案,以此来吸引更多的师生对学校过往历史的关注,将学校生动的形象再次呈现在人们面前。[2]随着社会的发展,高校校史档案服务对象会更加多元化,这就需要高校档案馆加强和社会的互动,在互动的过程中挖掘更有价值的素材来进行研究,这也是高校档案馆提升管理水平的一种路径。

二是采用多种方式来开发校史档案。首先是将校史档案中与展览主题最为接近的部分,或者是校史档案中最精华的部分展出来,开展一种富有特色的展览活动;其次就是借助于各种渠道传播校史档案中的信息。在新媒体社会,借助新媒体技术,能够最快将校史档案中的成果、事迹等内容推送到社会中去;再就是将有相当价值的文献档案汇集成册进行专题出版。通过多种形式开发校史档案,有利于学校和社会之间的沟通,产生良好的社会反响。

三是利用信息技术开发校史档案。校史档案一般不涉及到保密内容,可以最大限度地向社会公开。譬如学校可以在网站上展示校史档案其中的重要部分,或者校史编撰的动态,这样可以让更多的人关注学校的动态。而这个过程则需要对校史档案相关信息的著录、标引等方面进行加工,还要编制相应的检索工具,从而实现校史档案的信息化,便于用户查阅和浏览,发挥校史档案的价值。

2 大数据技术对档案利用產生的重要影响

大数据技术对社会众多领域都产生了影响,对档案工作更是产生了非常重要的影响,带来了更多的变革和挑战。

一是缩短了档案和用户之间的距离。通过大数据技术能够实现多个数据库之间的联通,实现资源共享。[3]对于传统的实体档案来说,无论是鉴定还是管理都相对比较复杂,但将实体档案进行数字化加工之后,鉴定就只需要把握方向,而管理更多是依靠计算机。[4]因此,利用大数据技术可以简化大量档案资源的保存方式,便于查询和使用,还大大增加了档案资源的开发力度。

二是为用户提供个性化的服务。用户在查阅和使用档案之后会留下查询记录,大数据技术可以将这些轨迹整合起来,便于为用户下次查询提供特定的服务。还可以利用大数据技术获知用户查阅档案的目的、访问平台的数据等方面内容,并由此预测用户的兴趣爱好,从而实现及时跟踪和定制服务的目标。[5]

三是有利于档案编研活动的开展。有了大数据的支持,档案编研系统进一步升级,广大用户不仅可以突破时间和空间的限制,还能够借助大数据详细了解档案发展及档案馆的馆藏情况,相比较过去档案管理的方式,用户可以获得更多自己想要的资源和信息。

3 高校校史档案资源利用平台构建路径

校史档案属于档案的重要组成部分,要加强校史档案资源的利用,则必须要设计数据库,打造平台,从而为用户提供更多的服务。

从很多学校的校史档案资源来看,基本都是非结构化的数据,比如一些文档、文本,或者是照片、视频、音频等。描述校史档案资源的更多是元数据和结构化的数据,这可以借助二维表结构的逻辑来表达实现,这就是平时所说的目录数据。要打造档案资源利用平台,基于节约成本的需求,即便是非结构化的档案也同样能够直接通过文件的形式来存储。

基于以上分析,校史档案资源库主要包括了文档数据库和二维数据库,在数据库中建立关系表之后,则可以把二者REC_id、REC_add建立长期联系。[6]

首先是要分析元数据。元数据主要是描述文件形成的背景、具体内容以及文件的结构和管理过程的数据。换句话说,元数据也就是和数据相关的数据,或者说是和数据相关的结构化数据。以校史档案资源为例来说,譬如征集信息的过程中采访到一篇口述的稿件,而描写这篇稿件的背景及内容的信息就是元数据,其中包括稿件涉及的人物、事情等多个要素。从上文分析的校史档案来源就能够得出不同的元数据,这样有利于平台的建设和管理,可以利用同一元数据标准来进行描述。

其次是数据库的设计。这里所说的数据库指的是校史档案资源库的目录数据库,其中主要包括系统表、元数据信息表、用户表以及文档关系表等等,而利用关系型数据库则可以实现元数据及相关信息。根据实践需要设计相关的字段。

最后是确定电子文档的存储。校史档案资源涉及到的数据都是电子文件,必须是以文件的形式存储到服务器中,实现的过程主要包括以下几个步骤:

第一步,建立FTP服务器,提前设置好账号和电子文件存储的路径;第二步,在平台的系统中建立校史档案资源的数据表;第三步,在著录文件信息时会在数据库系统中生成记录,同时也会生成唯一的ID号;第四步,利用平台上传文件时,电子文件则借助于FTP服务器上传到已经设定好的存储目录中,系统并且会记录文件目录的ID号,还可以记录文件的名称、大小等相关信息;第五步,平台系统借助原文关系表中的Rec_id和门类表实现信息的关联,通过目录直接检索所需信息。

4 结语

校史档案作为一种特殊的档案类型,记录了高校发展的历程和重要时刻,是高校档案工作的重要组成部分。同时,校史档案资源内容非常丰富,其中很多资源具备开发和利用的价值。在传统的档案管理模式下,人们查阅校史档案需要到档案馆,通过繁琐的检索程序才能够获得有效的信息。在大数据时代,可以利用大数据技术构建校史档案资源开发利用的平台,广大用户借助平台可以查阅大量的校史信息。

构建校史档案资源数据库的主要目的是为了开发校史档案资源。通过平台开发利用校史档案资源就像是将原本散落的珍珠串联起来的过程,将学校校史信息主动呈现在广大用户面前,方便其查阅和浏览,以此达到发挥校史档案资源价值的目的。因此,前期校史档案的资料的收集、撰写都只是量变的过程,而建立校史檔案资源数据平台、充分开发利用校史档案资源则是一个质变过程,这对高校的发展也能起到很好的宣传作用。

参考文献:

[1]王燕.试论高校校史档案管理的作用及其开发利用方略[J].三门峡职业技术学院学报,2010(3):87.

[2]许萍.高校校史档案的管理与利用[J].太原城市职业技术学院学报,2012(7):95.

[3]王黎.大数据背景下档案文化资源的开发与应用[J].山西档案,2018(4):31.

[4]郎健华.挖掘档案文化资源推进档案文化建设[J].浙江档案,2011(8):56.

[5]赵之咏,张照余,黄青.档案文化资源商业化开发路径探索[J].档案学研究,2017(1):32.

[6]尹艳梅.校史档案资源库建设与资源开发[J].电子技术与软件工程,2017(12):179.

(作者单位:河南护理职业学院 来稿日期:2019-12-12)