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社区档案服务的行动逻辑:一个过程、主体和价值的三维框架

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

陈桂生 林路遥

摘  要:城市管理体制的变革和信息技术的发展,带来了社区治理的诸多挑战。社区档案资源的利用、管理和服务等过程分别指向社区档案资源的行政价值、社会价值和人本价值目标,并由其构成了社区服务治理的框架结构。从社区档案的三个过程到档案资源的三种价值传导,需要建构由政府主导的档案利用、馆社共建的档案管理和公众参与的档案服务等为核心内容的社区档案管理行动逻辑。

关键词:社区档案;社区自治;档案资源;档案管理;档案服务

Abstract: With the change of urban management system and the development of information technology, community governance faces many challenges. The objectives of the archival process, such as the utilization, management and service of the archival resources, point to the administrative value, social value and humanistic value of the archival resources. These three interacting subsystems together constitute the framework structure of community service governance and its action logic. From three processes of community archives to three kinds of value transmission of archives resources, it is necessary to build a community archives management system with the core content of government-led archives utilization, archives management jointly built by the museum and society, and archives service participated by the public.

Keywords: Community archives; Community autonomy; Archive resources; Archive management; Archive services; Social memory

1 問题提出与文献回顾

1.1 问题的提出。社区既是城市组织系统的构成细胞,也是城市社会治理的基础单位。随着信息技术、服务理念及治理需求的变化,社区作为基层组织单位的功能不断被凸显。

锚定社会治理体系的合作端点、联动节点和跨界支点,提高社会治理水平需要自下而上或自上而下地丰富治理组织的内涵和外延。将社区档案管理视为社会治理的有效端口的理由在于它是社区服务与居民参与的重要渠道之一。换言之,社区档案管理与居民服务之间的有效互动模式是居民自治权能释放的突破口。对此,完善社区档案管理的制度与机制、进一步夯实基层治理,对基层社区治理有着重要意义。

在鼎新祛故的社区自治进程中,档案管理所承载的治理层面的工具价值也逐渐显现。然而,面对“前未成熟、后有变革”的自主治理要求,社区档案管理面临着巨大挑战,社区档案意识尚不尽如人意,社区档案管理的客观图景与应然价值间还有较大距离。它表现为:一是社区档案的数据来源、数据种类与数量和数据载体等尚未满足社区居民和社会大众“对美好生活的向往”需求;二是匹配新时代需求的社区档案管理制度有待完善;三是面对大幅提升的社区居民和公众对档案管理的透明公开、便利服务和参与诉求的有效回应不足。此外,社区档案不仅是社区记忆的简单载体,它还是一个从“文件-档案(管理)-服务”渐次演进的“社会记忆理论”空间拓展过程。因此,在完善社区档案的收集、整理、保管和信息化等流程再造的前提下,如何打通公民参与社区档案管理与社区治理服务的藩篱,进而扩充基层治理内涵、开放居民自治空间并提升社区档案的治理与服务功能,是一个不容回避的命题。

1.2 国内外文献回顾。基于对社区概念的不同理解,国内与国外对社区档案管理研究旨趣不甚相同。通过文献调查,得出国外近五年关于社区档案的研究现状词频聚类图(如图1所示)。

国外的社区档案研究大致分为三类。第一,强调对社会弱势边缘群体档案记忆的构建,这是因为history(53)、memory(24)、heritage(12)等词的中心聚合性。丽贝卡﹒T﹒谢菲尔德(Rebecka Taves Sheffield)等研究者将视角放在LGBT、老年人和单亲群体等其他具有相同特质的弱势组团,并且联系特定的分析方法与社会影响因素相结合来得出可能的命题[1]。第二,聚焦社区档案体系的建立与技术方法的运用,这也是由于database(28)、model(25)、tool(18)、network(28)等高频词的聚合作用。在档案体系的构建上,阿曼达K(Amanda K. Sprochi)强调了档案机构、商业档案和博物馆等其他形式档案与社区档案多方协同及其数据的联合处理[2]。另外,格兰特﹒赫利(Grant Hurley)关注了诸如社区云档案新技术运用[3]。基于此,霍根(Mél Hogan)等呼吁技术变革中对档案内容研究与保护[4]。第三,identification(18)、variability(14)、dynamics(12)、evolution(11)等高频率词表明,社区档案内涵变化也是社区档案研究的焦点。特里﹒库克(Terry Cook)认为社区档案思维经历了证据、记忆、身份和共同体等范式演进[5]。此外,研究者也对特定的社区档案内涵进行了重新检视并且探究了变化机理,玛瑞卡﹒丝弗和斯坦斯﹒伍德(Marika Cifor & Stacy Wood)梳理了女权主义对社区档案内涵的影响[6]。

通过检索1998年至2018年的相关文献,制作得出包含“社区档案”和“社群档案”领域的主题词可视化聚类图(如图2所示)。从关键词结构及其聚合关系直观呈现了“社区档案”与“社群档案”研究现状。

对照词频聚类图梳理和归纳现有研究,可以发现其研究范围、内容和视角等方面的特点。

一是行政主导性。关于“社区档案”研究范围较其他命题更为聚合,这表现为其关键词聚合程度更高,它们多集中于诸如“档案局”(192)和“档案室”(50)、“建档工作”(34)以及“民生档案”(31)等表征“档案学话语体系”的关键词上。这说明目前国内对社区档案的研究多偏于行政主导的“档案管理”研究,而社区民生档案及其远程服务仍处于分散程度(张林华、潘玉琪,2016)[7]。《城市社区档案管理办法》(以下简称《办法》)所定义的社区档案[8]为学术研究提供了组织行政语境,通过行政与档案内容相结合,张石(2016)[9]构建民生档案新模式,孔祥威等学者则进一步研究了社区养老档案规范化流程[10](孔祥威等,2018)。

二是数字倾向性。目前国内社区档案研究内容大多从档案保管的传统“文件生命周期理论”到着眼于档案建设背景与管理过程的“后档案保管时代”,再到数字智能基础上“文件连续体理论”的发展;而档案管理工作从文件文本资源利用逐渐拓宽到档案管理流程和档案服务等“事中管理”,逐步前突至“前档案”形成的“事前整合”和后延至档案公共价值的“事后服务”等阶段。这表现为社区档案相关研究文献中有较多的高频关键词分布在“档案信息化建设”(19)、“档案服务”(10)、“社区卫生服务”(14)、“电子健康档案(7)”、“档案信息资源”(7)中。比如,通过web2.0环境下的档案虚拟交互行为与内涵[11](梁孟华,2017)、对虚拟社区档案用户提出UGC构建途径[12](周林兴、刘星,2016),并系统阐述了数字档案建设中的社区档案模式[13](加小双、安小米,2016),共同拓展了社区档案的服务路径。

三是多元合作性。文献研究中的“建设项目档案”(10)、“文化机构”(10)、“企业管理”(5)、“档案中介机构”(3)等关键词表明,社区档案管理需要引导社会资本补充社区档案建设和服务功能。通过档案多元论,李子林(2017)阐明社区档案建设多方合作的重要价值[14]。运用生态学理论,聂云霞等(2016)构建了多方合作的社区档案资源的运用逻辑的模式框架[15]。赵宇(2018)则直接探究了社区档案中社会力量的商业档案和草根档案员的培育[16]。

从国内外文献研究比较层面来看,国外文献关键词图谱集中于社会语境,而国内文献关键词图谱集中于政府语境,并且图2中“社群档案”与“社区档案”关键词联合度不高。这表现为国外更注重地理空间和社会空间结合下的档案管理研究,国内更注重于地理空间或基于此的社会空间的档案管理研究。由于国情差异,我们仍需要因地制宜地探索社区档案管理体系。因此,我们认为,社区档案管理是基层社会治理的重要构成,是一个多层次的三维运行系统过程(如图3所示)。

社区档案资源活动不仅包括初始文件、文本的利用,档案资料和场馆等资源管理,还包括面对主要以社区居民为服务对象的档案服务。从社区档案运行的主体维度看,政府主导的档案利用、馆社共建的档案管理和公众参与的档案服务应是社区档案协同治理范式的构成要素。从社区档案的理性价值上看,政府主导的行政价值、馆社共建的社会价值和公众参与的人本价值是构成社区档案自治服务理念的顶层设计。

2 基于公共服务逻辑的社区档案资源的框架结构

社区基层治理末端的元属性表明,社区档案资源的利用、管理与服务是社区档案服务自治的切入口和逻辑起点。在内部流程关系上,档案利用是档案管理的先导,档案服务是档案管理的目标,三者共同构成了社区档案资源的行动框架系统。

2.1 社区档案资源的管理。社区档案资源管理是狭义上的社区档案资源运行模式的管理过程,它包括管理理念与管理模式互动、管理主体结构互动、管理模式与居民互动等多形式。

从管理理念与管理模式的互动看,《办法》第三条规定社区档案工作在业务上接受街道办事处、档案行政管理部门和民政部门的监督、指导,但在实际运行过程中却多异化为业务管理,行政依附有余而管理服务不足。

从管理主体结构的互动来看,档案管理主体基本以指定人员或综合档案室为主(《办法》第六条),组织建制欠完备限制了社区档案主体间的协作交流。档案同质资源难以互通汇合,异质资源之间无法扩充。

从管理模式与居民的互动过程来看,社区档案应更趋向于民生档案载体。但实践中的社区档案管理是以档案馆(室)为主要形式的“典范档案”或“精英档案”管理,各类社区服务组织与居民等为主体的社区建设记录较少纳入,存在弱化档案管理内容的深度与广度,造成社会记忆体系和档案文化断层等问题。

2.2 社区档案资源的利用。社区档案利用体现为“探索”和“转化”两个过程,也即创造利用来源与资料转换服务。在现实中,各地关于“转化”过程的实践并不鲜见。例如,在社区健康档案利用的“转化”过程中,多见于通过居民电子健康档案对社区慢性病进行管理、利用健康档案分析社区高血压、冠心病等特殊病例用药情况及其规律等集中于社区卫生服务的相关举措。但毋庸讳言,从其“探索”过程看,在社区档案政策协调、档案社区服务设施配备等问题上程度不同地呈现社区档案利用“重藏不重用”的制度设计与执行弊端。

伴随着社区主体结构类型进一步多样化,带来了居民对社区历史记忆的再理解与重塑需求。若居民社区认知与基层治理者建构的社区系统发生冲突,就可能发生关乎城市权利维护的社区集体行动。

居民参与是社区档案服务的核心内容,而“參与式档案”就是由此形成的。参与式档案记录了各级各类行政部门与居民、社区与居民以及居民之间的集体记忆,它能够加强社区居民的身份认同、社区归属和责任心。

通过与民众、机构的通力合作,“杭州记忆工程”汇聚了散失在国内外的杭州零散记忆。最终为社会公众提供了多样化的文化体验、历史追溯、精神熏陶、审美鉴赏,形成了具有杭州特色的档案文化品牌,有效提升了档案部门的文化服务水平。因而,参与式社区档案既是居民参与的手段也是其结果。

由于服务理念的阙如,目前社区档案管理中的居民参与仍不免有诸如参与群体少、参与形式单一且多以“动员式参与”或“表演性参与”“仪式性参与”等形式主义,因而难以满足服务参与的指标要求。

社会治理结构优化带来了基层行政组织与居民的利益关系的变化,新社区治理下“居民参与”的主要驱动力从组织动员转变为依赖于业主权利意识的维护[17]。显然,从公民权利意识出发的业主维权所可能伴生的抗争式互动无益于社区和谐。为此,基于社会网络和情感因素的社区认同,拓展自愿性社区治理活动和“居民参与”式的社区档案服务成为可能。

3 基于公共服务逻辑的社区档案资源管理范式

社区档案资源管理的现实运行折射着当前社区档案资源利用目标单一性、管理行政依附性和服务理念孱弱等事实。由于合作互动是社区档案资源开发、运营和服务逻辑的内容要件,按社区档案资源运行过程,构建体现其行政、社会和人本价值的档案管理范式就势在必行。在利用环节,夯实行政主导的资源来源节点;在管理环节,健全“馆社共建”模式,打破“重藏轻用”壁垒,最大限度开发社区档案功能;在服务环节,加强公众与社区档案的有效互动,拓展基于流程再造的公民社会治理能力[18]。

3.1 夯实以资源利用为起点的“行政主导”价值。《办法》第三条规定了档案行政部门对社区档案工作的业务监督、指导职责。按照这一逻辑,开发和拓展社区档案类型、丰富和完善社区档案内涵都离不开政府主导的政策规制。融合顶层制度、中观社区建设目标和基层治理指标体系,共同为社区档案运行提供适宜的政策环境。

在硬件上,将档案室视作社区公共设施建设的标配。《办法》将社区档案建设列入社区绩效评价体系,旨在促进档案人才建设和档案资源开发利用。有政策支持与推动,就有了“小档案”服务“大民生”。

在软件上,需要探索档案数据转化与输出模式。社区档案数据并不限于工作人员的整理与输入,还包括“输出互动”。社区档案服务应当与政务服务平台融合,便利档案服务“取之于民,用之于民”宗旨。

2018年8月云南省档案局、省扶贫办联合发布的《云南省精准扶贫档案工作实施细则》要求全省各乡(镇、街道)统一组织整理贫困户档案,基本实现了扶贫档案与精准扶贫同步的部署、实施和验收,推进着精准扶贫工作开展到哪里,档案工作就跟进到哪里的服务延伸。由此可见,政府主导的社区档案利用不仅拓宽了行政服务,更凸显了档案资源价值。同理,有效的社区服务并不是被动满足居民需求,而是通过转化、提升使其成为促进居民自治的枢纽[19]。因此,“社区矫正政策”和“输出互动”正是居民需求在组织行政维度的转化与提升,它为社区治理提供了社区档案居民自治服务节点。

3.2 健全“馆社共建”管理的社会价值。“放、管、服”是当前公权力部门职能转变的基本路径,与之对应的则需要提高基层社会组织的事务承接能力,这是因为居民社会的自治能力提升与基层社区治理是同一序列的两端。“馆社共建”是以国家档案馆为主导、私人档案机构为辅助和社区档案室为基础的一种档案管理体系。其重要功能在于构建总体社会记忆、厘清各档案馆的职能边界,以共同完善社区档案的沟通管理机制。“馆社共建”管理的社会价值注入,一方面提升了社区档案建设水平,另一方面也增强了基层组织的承接能力。例如,武汉市硚口区档案馆与其他五个社区档案室联点共建、威海市与光明社区档案开展党建共建活动、定远县档案局与马桥社区共建等,共同丰富了社区档案的管理模式。但是,从实践层面看,私人档案馆的辅助功能还有拓展空间,社区档案的节点价值尚有进一步强化的必要。

“馆社共建”管理社会价值要求政策工具组合须由“政府主导模式”更多地转向“社会共建模式”。具体说来,构建“馆社共建”的管理体系可以从工作角色、运行机制和信息手段三个方面展开。一是需要社区档案工作人员优化工作理念和方式、学习信息技术,从整理收藏向协作共享转变。二是档案馆、档案室和私人档案馆需要建立常态化的工作交流和对话协商机制,共同构建融合各自的优势资源与特色资源,形式种类齐全、内容丰富的社区档案共享平台。三是基于信息技术构建共享平台。如依托规范的拓扑结构局域网,为新档案体系提供共同的资源界面入口,实现各层级档案资源互通[20],进而打通社区档案资源共享的“最后一公里”。

3.3 拓展“公众参与”档案服务的人本价值。随着科学技术的发展,公众参与社区档案建设途径越发多样化。参与式档案的价值观引导、社区档案建设参与平台的建立和数字社区档案与实体档案资源的整合是保证“参与式档案”顺利推进的有效途径,也是社区档案建设人本价值发挥的根本保证。2018年8月,浙江首次向全球全网征集改革开放40周年“一封家书”,它不仅挖掘与保护了珍贵历史文化记忆,而且也生动、接地气地践行着“以人为本”。因此,如何融合“线上线下”模式档案资源的开发与整合,是当今社区档案建设的“政策质量要求”[21]和有效“参与”的题中要义。居民参与的价值观建构,一方面来自于政府理念的再造,一方面来自于居民观念的重塑。于此,基层政府应秉持服务行政理念,提升社区治理水平,从自我管理中释放出来,将居民从孤立的单元房中“引出来”。例如,日本社区治理经验之一是有效利用学校这一维系社区关系的重要节点,将学校这一公共平台打造成相对稳固的社会网络。由此,基层治理单位需要善于开发社区网络进而形成基于情感维系的社区认同。从某种意义上说,社区档案平台正是社区关系网络的重要载体之一。

从人本价值服务来说,平台搭建是社区居民参与档案建设的重要抓手。随着互联网的普及,手机、电脑、自媒体和“两微一端一短”等APP融合了社区与居民。如“一网查档、百馆联动”的档案公共服务品牌,并落实与贵州、上海、江苏、安徽等地跨省跨馆查档等档案服务网应用工作,在“记忆浙江”品牌下推进效果良好。为进一步提升社区档案服務的人本价值,将线下资源集中于组织管理与线上集中于形式展现相结合,尝试联合其他热点社交APP并在便民栏目里加入“社区记忆构建”部分,增强其板块进入的非正式性和日常性。

4 结论与讨论

如果说社区是政府与社会关系的“试金石”,那么社区档案就是社区关系的记录者,表达着政府的工作痕迹、居民的想象认知,共同编织着社区集体记忆。本文从社区档案的利用、管理和服务等三个档案过程出发,解释和构建了与之对应的政府主导、馆社合作和公众参与相融合的管理范式。在此基础上,进一步推导出社区档案政府主导的行政价值、馆社共建的社会价值、公民参与的人本价值等社区档案公共服务逻辑。这一公共服务逻辑的目标在于将社区档案运行的三个过程及其对应的三种价值统一起来,共同完善和谐社区建设和基层社区治理体系。

基层社区治理的复杂性对社区档案建设既是挑战也是内涵发展的机遇。对此,一些问题需要我们着重加以关注:第一,理清社区类型与社区档案建设的关系。随着商品房市场逐步完善,目前市场中社区类型多样化,与基层政府关系的类型也多元化。传统型社区与基层单位之间关系稳定,依赖程度高;中高档型小区,特别是高度封闭的物权型社区,大部分由中产阶级构成,其生活模式或思维方式加大了居民参与治理的挑战。因此如何根据社区类型实施相应的社区档案服务需要探讨。第二,应关注社区的边缘人群。如关注流动人口在社区治理中的角色、关注人口老龄化改变了的社区人群构成,如何以社区档案服务稳定流动人口、如何优化社区档案促进养老服务的供给都是需要考虑的问题。第三,重视社区档案专业人才培养并多渠道拓展资金供给。信息技术是作为社区档案服务的挑战和机遇。换言之,专业人才建设和信息化资金是社区档案服务水平的制约变量。因此,如何做好社区档案人才的“内培外引”和信息化资金的“开源节流”,需要政府实践和理论探索的共同推进。

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(作者单位:天津师范大学  来稿日期:2019-08-22)