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程长源档案学思想述评

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

肖秋会 王玉

摘  要:程长源是我国早期档案学家,他参与了20世纪30年代民国地方政府的档案工作改革,首次提出了档案十进分类法,并在档案编目、档案行政、档案保管、档案人员等方面提出了独到的见解。程长源的档案学思想是近代中国档案学思想体系的一个重要组成部分,对当前的档案学理论研究和实践工作仍具有借鉴价值。

关键词:程长源;档案学思想;县政府档案管理法;档案十进分类法

Abstract: Cheng Changyuan was an early archivist in China. He participated in the reform of the archives work of the local government in the 1930s, proposed the decimal classification of archives for the first time, and put forward his own views on archives cataloguing, archives administration, archives preservation and archivists. Cheng Changyuan's archives thought is an important part of the modern Chinese archival ideology, and still has reference value for the current archival theoretical research and practical work.

Keywords: Cheng Changyuan; Archives Thought; The County Government Archives Management; Decimal Classification of Archives

程长源是20世纪30年代民国地方档案工作改革的代表性人物,他在浙江兰溪县政府开展的档案工作改革在当时影响较大,所著《县政府档案管理法》作为民国档案的经典旧著之一,是近代中国档案学研究的重要成果,对中国档案学的产生和发展产生了重要影响。本文旨在梳理程长源的档案学著述,研究其档案学思想及特色。

1 程长源档案学思想形成的前期积累——早期的圖书馆工作经历及文华图专求学经历

程长源1908年生于浙江永康,1929年进入浙江湘湖师范学校学习,因家庭贫困,由恽逸群安排其进入学校图书馆半工半读,自此开始接触图书馆工作。1932年下半年由校长金海观介绍,参加了浙江省立图书馆开展的培训实习,与出身文华图专的于熙俭以及著名图书馆学家金天游、罗家鹤等前辈共事。在这些学者的帮助与影响下,程长源在图书采购、编目、阅览等方面均有接触,坚定了其致力于图书馆、档案行业的信心,成全了他“终身的职业[1]”。这一时期程长源系统阅读了杜定友《汉字形位检字法》、万国鼎《母笔排列法》、洪业《中国字度撷法》等专著[2],掌握了图书排检的基础知识,对图书馆业务工作有了初步接触。

1932年,程长源在浙江省立图书馆馆长陈训慈的推荐介绍下进入文华图书馆专科学校学习,就读于文华图专图书馆学讲习班。此时的文华图专正处于稳步发展阶段,形成了以校长沈祖荣为核心,由毛坤(1928年入校,讲授《中文参考书举要》[3])、皮高品(1928年入校,任研究部编辑,负责用打字机打写所编中英文十进制分类法的工作)、徐家麟(1930年入校,先后讲授《图书分类法》《图书经营法》与《英文参考书》等课程)、查修(1933年入校,美国伊利诺伊大学博士学位,在校任研究暨编纂部主任并担任西洋目录学等课程[4])等一批杰出学者组成的强大师资力量。在这些优秀师资的培育熏陶下,程长源系统地学习了西文编目法、检字法、文书处理、图书馆学等课程科目[5],接触到国内外图书馆学的最新理论知识和专业技能,为其今后从事档案工作和档案学研究奠定了基础。

2 程长源档案学思想的初步形成——兰溪县档案工作改革的实践基础及理论总结

1934年程长源从文华图专毕业后,便投身于文书改革运动,受命前往当时被称为“实验县”的浙江兰溪,任国民党浙江兰溪县政府档案室主任一职。当时的兰溪县政府尚未采取合理科学的方法进行档案管理工作,而是全凭管卷人员的记忆,导致管卷人员与档案本体联系过于密切,人员调动成为困难。随着档案数目的增多,管卷人员的有限记忆力难以应对愈加庞大的档案数量,遗忘、遗失、遗漏之现象时有发生[6]。为此,程长源提出了档案分类、保管、利用的新观点和新方法。随后,程长源回到武昌文华图书馆学专科学校研究剪报方法及档案管理工作,并将其档案管理方法运用到本校档案管理实践中来[7],出版《县政府档案管理法》等著作,系统阐述了档案工作改革的新思想,成为我国最早将图书馆学理论和方法灵活应用于档案领域的第一人。

20世纪30年代中后期是程长源档案学思想初步形成时期,其代表性著述如下:

(1)《档案整理法述要》(1936年)。该文强调了档案整理工作的意义,提出“整理档案最重要的条件是整理方法的决定和内容的选择与审定[8]”,并详细比较了国内外档案整理的三种方法及其利弊。

(2)《兰溪实验县县政府整理教育部分档案的尝试(附表)》(1936年)。该文指出,全凭管卷人员记忆的档案管理方式不科学,并提出了改革措施。他从教育类档案整理工作着手,以戴时熙县长所呈的《县政府档案分类分项目录草案》为基础,编制了新的教育类档案分类表,细化了项与目,并增加了部分细则[9]。

(3)《县政府档案管理法》(一说1935年[10],但有文献考究应为1936年[11])。该书总结了两年来在兰溪县政府推行档案工作改革的经验,在县政府范围内,以实际运用为准则,编写完成并出版发行[12]。全书分为20章,13.6万余字,包括档案的收发登记,分类编目,检字法的运用,档案价值鉴定与保管,以及档案室、档案器具的管理等诸多方面内容,对县政府档案管理的工作提出了较为详尽的指导,能够举一反三,参考处理其他档案机关的档案,极大地便利了当时的实际应用。胡鸿杰曾于其所著《化腐朽为神奇:中国档案学评析》一书中指出,《县政府档案管理法》的出版,标志着我国档案学正式诞生[13]。

(4)《行政机关参考事物管理之建议(档案,图书,公报)》(1937年)[14]。该文论证了档案集中管理的必要性,探讨了档案、图书、公报三者间的关系,对档案管理者应有之素质、图书与公报的整理提出了意见,并阐述了参考室建造的五项原则。

这一阶段,程长源在图书馆学领域的成果也颇丰,先后发表了《中文图书标题编制法管见》(1934年)、《管理中等学校图书馆的鳞爪(附表)》(1935年)、《中等学校圕①的杂志管理》(1936年)以及《阅浙江圕图书总目后的一点感想贡献给县民众圕》(1937年)等。此后,程长源一直专注于图书馆学领域的研究,并在主题目录编制、标题法及图书开架制度等方面的研究卓有建树。

3 程长源档案学思想之主体

程长源“最早将图书管理法运用于档案管理[15]”,他的档案学思想,多从图书馆学借鉴而来,因此带有较为明显的图书馆学理论与方法的印记,但他并未完全套用图书馆学理论和方法,而是将其灵活应用于档案工作实践。

3.1 对档案及档案整理工作的认识。(1)对档案、图书、公报之间的密切关系及公文和档案之间的关系提出了个人见解。程长源否定了行政机关通常采用的将档案、图书、公报三者各自管理的做法,认为三者紧密联系,不可完全分割开来,应在同一参考室下共同管理,体现了三者一体化管理的思想。他于《县政府档案管理法》凡例中指出,“档案室与县政府图书馆关系甚密切,每需互相检查”,该书第十六章“公报的管理”、第十七章“参考书的置备”中也有类似阐述。他认为档案是图书的前身,而公报则是介于档案与图书之间的过渡阶段,三者只是一种形式上的不同,内容与实质并无本质差别[16]。当上级机关只发公报而不另行文时,无档案与图书产生,只能以公报提供参考;再如当图书出版家对著述的论述存在失实时,也需要凭借原有档案进行参照查阅,辨明事实;而相较于按时间刊行的公报,按事由列卷的档案在查找时更为便捷。档案、图书与公报之间应是互相支撑、互为参照、互检互查的关系。

关于公文和档案之间的关系,程长源认为,案件完结后,全案子办理经过中所产生的文件需放置于同一卷夹内,也便是形成了档案[17]。他在《中文图书标题法》中指出,公文与档案同一形式,亦同一内容,之间的区别就在于公文还在行政处理流程中,而档案则是事件办理完结后,归入档案柜加以保存,实则二而一,一而二[18],因此檔案排检法也可称为公文排检法,而其所介绍的主题排列之档案管理排检法,既可适用于公文,也可适用于档案。

(2)分析了档案整理工作的意义,比较了三种当时现行的档案整理方法。程长源提出,档案整理首先能够维护档案的历史价值;其次是能够为后续利用提供便利,如各省市县行政机关的档案整理工作,则需要重视整理方法的科学改善,使“编排恰当,易于查阅,借以增进行政效能”;最后是能够为研究工作提供方便,出于这一目的的档案整理,需要兼顾历史价值与整理方法的科学性,既保存史料,又重视管理,如行政院档案整理处的档案工作。

程长源分析了国内外现行的三种档案整理方法。首先,分类编目的方法能够较好满足档案工作整理要求,但需注意对分类错误情况的补救,并制作分类表作为分类的标准与依据。其次,以档案内容作主题字典式的整理方法,相较于图书标题法编制而言范围更大,因此需要辅以“引见”制作,避免分类概念上的分歧。由于尚未出现统一的档案标题编制依据,这一方法只适用于档案数量较小的机构。最后,以公文归档先后时间顺序的编号排列方法虽然便利,但查询时困难较大,当机关档案数量不断增加,这一方法的弊病便显露出来,因此,他对该方法持否定态度。

3.2 关于档案分类。程长源首次提出了档案十进分类法(以下简称程氏档案十进分类法),这一分类思想是在总结兰溪县政府档案工作经验的基础上,借鉴杜威十进制图书分类法形成的。他所著《县政府档案管理法》是我国最早研究“档案十进分类法”的专著[19]。

程长源着眼于档案自身规律,按组织机构的不同、办事是否方便,将全部县政府档案分为总类、民政类、财政类、公安类、建设类与教育类共6大类,类下分项,项下分目,目下再分细目,逐层细分。其中财政类下分7项,教育类下分6项,其余下分各9项,共计49项,1800余目。他借鉴杜威法,采用阿拉伯数字为符号的小数层累标记制度,每一位阿拉伯数字代表一级分类,按分类号的小数数值从小到大排列先后次序。单个分类号中,第一位数字表示一级大类,第二位数字表示二级项,第三位数字表示三级目,第三位与第四位之间用小数点隔开,第四位数字表示四级细目,以此类推,逐层展开。

程长源极为强调分类法的实用与否,要求必须符合实际工作的便利性。如医药卫生原为民政事项,但限于当时民智闭塞,需要强制推行,因此未编入民政,而编入公安事项。他往往通过实例充分解释档案分类表中容易混淆的类目概念,或是标题时应注意的地方,抑或调卷时的规范流程,将理论与实践紧密联系。

3.2.1 程氏档案十进分类法对图书分类法的借鉴与改进。程氏档案十进分类法借鉴了杜威十进分类思想和分类体系,并引入了一系列图书管理的技术方法,如图书管理中的“编次号”,对无法再分的同一细目的档案,按照其具体情形分别依机关、人名、地名、年代等特征添著检字角码或代码进行细分,精确定位庋藏位置,以解决档案管理中的实际问题。但他并未一味盲目照搬图书分类方法,而是尊重档案的特点及档案分类的特殊性,从实用性出发,对杜威法做了全面的改善,探索了一种适合县政府档案排列检索与管理的方法。①以机构和职掌作为档案分类的依据,而不采用图书馆学的学科知识分类体系。程长源虽采用了杜威十进制的编号方法,但是并没有照搬其学科分类体系。程氏档案十进分类法以县政府的组织机构作为基本列类依据,再以职能活动所涉及的问题列项、列目,逐层细分,类目名称依次为“类、项、目、细目”,最深分类级次达到八级,客观反映了县政府机关档案文件的形成及分布状况。②根据档案文件成分复杂、流动多变的特点,灵活增设类号,以增加类表的伸缩性。由于行政事务的连续性,档案相比收藏进馆的图书更为流动多变,不如图书分类固定。为此,程长源运用王云五四角号码法及王氏“+”号,以应对实际分类中遇到的不易归属档案,以及未来档案分类中可能出现的、现行分类法难以解决的问题。

3.2.2 程氏档案十进分类法与民国时期其他档案分类法的异同。程氏档案十进分类法与民国时期其他档案分类法,如周连宽提出的类纲目档案分类法、何鲁成提出的全国统一档案分类法、龙兆佛以“职掌”为基本类别系统的档案法、陈国琛的全国省区县市政府通用档案分类思想等具有相似之处:①均受到图书分类思想的启发,但并未完全照搬图书分类体系,而是进行了不同程度的改进。②均遵循档案形成的特点和分布的规律性,将组织机构名称或其职能活动作为档案分类的首要标准,以维护档案文件之间的内在联系。

与此同时,程长源的档案分类思想与上述档案分类思想或方法又有所不同,体现了其个性化的特点:①档案的一级分类依据不同。程长源以县政府组织机构为基本分类依据,而周连宽、龙兆佛等则将组织机构的职能活动(职掌)作为档案最基本的分类依据。②分类层级有所差异。程长源将县政府档案分为六类,最深为八级,周连宽则主张将档案分类系统分作类、纲、项、目、子目五级,小机关还可依实际减少为二级或三级。③适用对象不同。程长源的档案分类方案来源于县政府档案管理的试验,适用于地方政府。何鲁成与陈国琛则分别编制了“全国统一档案分类表”及“全国省区县市政府通用档案分类表”,适用于全国范围。④类号设置不同。程长源采用十进制、以阿拉伯数字作为类号,周连宽则采用英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制,英文字母代表一二級类目名称,阿拉伯数字代表三级以下类目名称,不受十进制限制。何鲁成采用文字数字兼用法,第一级用文字,以下各级用阿拉伯数字。龙兆佛强调使用阿拉伯数字作为分类符号,同时兼顾了十进制分类法与展开式分类法各自的利弊,主张两法兼用,在便于记忆的同时增强伸缩性,使其更为灵活。⑤复分(补充分类)体系有所不同。程长源在其分类表中未提出系统的复分方案,而殷钟麒在以职掌及所属机关为分类标准的基础上,采用了地域、机关、人名及年度四种复分标准,龙兆佛还提出了“档案九小类补充分类标准”,认为档案分类每一类、项、目均可依据其作补充分类,与地域、机关名、人名及年代共同构成其档案分类表的辅助复分系统[20],成为解决共性区分问题的重要依据。

3.3 关于档案编目。程长源借鉴了图书馆学的编目方法,形成了自己独具特色的档案编目思想,他对编制档案分类目录十分重视,其档案编目思想包括以下几个方面:

首先,他强调了编目的重要性。程长源认为,编目的好坏,直接关系卷宗后续的检阅查看,影响到档案利用程度。他提出了档案编目的四大原则,即:无用的不编、重复的不编、对重要卷宗详细编写、要使人看得清楚。

其次,他分析了档案目录的形式和种类。从形式上,档案目录有卡片式或书本式,详列或简列。究其妥善,最好先采用卡片,再由卡片中誊出为书本目录,书本目录为主体目录,卡片目录当作书本目录的准备;再结合县政府人力财力的不足这一现实情况,他建议采用简列的方式进行记录。从种类上,档案目录有分类目录与字典式目录。程长源认为分类目录最为重要,分类目录是档案的总目录,可以为利用者查找档案材料,检查档案材料有无遗失,也可以作为移交档案的手续,还可以作为档案统计的根据。在编制分类目录时,需依次列出来文机关或姓氏、卷由及年月,且背面要有记载,以便后续的改编或取消。在对分类目录进行排列时,程长源认为应先依类号由少向多排列,在分类号绝对相同时,则依据来文机关或来文号码排列。为了辅助分类目录的检查,还须编制字典式目录,它包括来文机关目录、呈告者目录、请求者目录、原告者目录、被告者目录及标题目录共六种。

3.4 关于档案行政。程长源的档案行政理念,贯彻于其档案思想的始终,在很多著述中都有不同程度的体现。如他在《县政府档案管理法》凡例中所述,在对新产生档案的管理提出具体方法的同时,也要重视旧档案的整理工作,其中一个重要原因便在于行政具有连续性,旧档案的价值往往与新档案的价值不相上下,同等重要,因此必须重视对已有旧档案的整理保存[21]。

程长源的档案行政思想,还体现在其对档案管理集中制的坚持。程长源认为“档案集中是在档案整理上一个最重要的绝对的原则”,认为档案的分散管理会浪费人员与经费,难以发挥档案作为参考资料的价值,更会降低政务推行效率,故而需要对档案进行集中管理。程长源明确提出了档案应集中保管的思想,用统一的方法,使各个管卷员都能互相明了。而管卷员的最大责任,就是要把档案保管妥善,一旦出现疏漏,则会对县行政事务造成影响[22]。管卷员应以分工合作为原则,与各科室都直接发生关系,不能完全彼此割裂开来。

与程长源档案集中管理思想同时期存在的,还有甘乃光等推行的文书档案连锁法,它要求文书与档案工作二者合一,统一分类、统一登记和统一编号。比较其与程长源档案集中管理思想,可以发现它们产生于同一理论指导下,均认为文书与档案是同一实物在不同处理阶段的不同形式,“档案原为归档之文书,文书即未归档之档案,二而实一者也[23]”。其次,二者均强调收发文号的连续一致,要求一件一号,由收发室负责编订。不同的是,程长源档案集中管理思想并未十分强调机关总收发室的概念。如他认为在填写收文单后,所收文件先送呈县长审阅,再交秘书分科核办并签署办理意见,后送股主任或办稿者办复,而不是由总收发室直接分类送至主办单位。

总体而言,程长源档案集中管理思想相较于当时的文书档案连锁法,整体思路大致相似,但还存在一些细节上的管理差异,这可能是由于程长源集中管理思想是建立在县政府档案工作基础之上,与形成于内政部档案管理工作中的文书档案连锁法存在一定区别。

3.5 关于档案保管。程长源对档案保管工作也有详细阐述。他认为,公文在结束办理流程成为档案之后,需要将其按每一事案为单位进行立卷,也可酌情分为二卷或三卷,作为该事案的上中下册。在案卷排架时,按照卷夹上的卷码次序自左而右,自上而下排列,注意要与分类目录卡的排列相同,并在排列好的卷架上进行标列,列出该卷架上的案卷为何类,该案卷是何项目,用纸条贴在卷架上,以便后续检查时更为便利,这与现代档案排架工作有所相似。程长源重视档案保护工作,他对档案室的建造、卷架的制备以及如何维护档案室的整洁均提出了要求。对于已保存的档案,要求应每年曝晒一次,降低档案受损可能性,也能够起到一定的消毒作用。对于出现破损的档案要及时修补,并对修补的材料与方法做了详细说明,较好地指导了当时地方政府机关的档案实践工作。

3.6 关于档案人员素质。程长源对档案人员的素质投以较多关注,并在不同的著述中均有体现。他认为档案管理人员应有冒险的精神,不能固守成规,要敢于彻底改革现行弊病,改革应抱有自信自决精神,并勇于承担档案改革的责任等。此外,还要明辨公文与档案的关系,注重整理方法,决定具体采取何种管理方法,是分类编目管理还是内容主题字典式排列,以及如何切实做好档案的集中整理。在《县政府档案管理法》一书中,程长源将管理员的责任及修养单独列章,认为档案管理员对档案的保管负有责任,要注意档案防火、防潮等工作,以免影响到县行政事务。档案管理员相较于其他公务员而言更能直接接触行政机关的一切事物,包括司法军事方面的种种机密,因此必须注意保守档案的秘密,不得泄露。

程长源认为档案管理员应具有学科知识修养,需要努力了解各学科知识,以应对不同学科领域的档案管理工作。同时,还要对档案管理的方法改善抱有足够兴趣,也要有持续改进的精神,愿意踏实工作等。只有将技术、学问与做事三者相结合,才能共同构成一位合格的档案人员。

4 结语

程长源是20世紀30-40年代我国早期档案学家的代表,他大胆吸纳了杜威、王云五等国内外优秀学者的思想精华,应用图书馆学的先进技术和方法,结合档案和档案工作的特性,独创了档案十进分类法。他在吸收图书分类方法的同时,并未盲目照搬,而是灵活应用,以机关的组织机构及其职掌为分类依据,充分体现了机关的职能活动特点。程长源在档案分类、档案编目、档案行政等方面均有独到建树,是最早在国内引入国外标题法的学者之一,也是首次将十进分类法应用于政府机关档案工作之人[24]。他明确提出档案集中管理思想,并由此开始了旧档案学史上对档案集中制与分散制的探讨[25]。

程长源的档案学思想深受图书馆学理论方法的启发,来源于兰溪县政府档案改革的实践,但也存在一定的局限性。他所提出的档案十进分类法具有天然的局限性。民国时期铁道部曾引入程氏十进分类法作为档案分类的标准,但后期因难以操作而最终弃用。他的档案学思想有时代的局限性。民国政府未建立国家档案馆系统,程长源的档案学思想来源于对兰溪县政府档案工作改革的经验总结,缺乏对国家层面的档案事业发展的认识。

注释:

①圕(tuǎn),是杜定友先生于1924年发明的“图书馆”三字简写,《现代汉语词典》将其看做图书馆的俗字写法,多用于20世纪30年代的图书馆文件中。

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(作者单位:武汉大学信息管理学院  来稿日期:2019-10-09)