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档案智能管理的特点与智能服务模式分析

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

师宝玉

摘  要:本文通过对智能管理与智能信息服务特点分析,阐释了档案智能信息服务模式,为建立广覆盖、多样化、多途径的档案智能信息服务体系,实现档案信息化带来的智慧服务和个性化服务提出了建设性意见。

关键词:智慧档案馆;档案智能管理;智能信息服务;智慧服务模式

1 档案智能管理系统的特点分析

档案智能管理与服务体系主要由档案馆智能管理系统、档案馆智能分析系统和档案馆智能服务系统三部分组成。

智能管理系统具有数字化、及时性和保密性特点;智能分析系统具有用户拓展、资源数据化、服务分布化和服务便捷化特点;智能服务系统具有人性化和个性化设计特点。

1.1 档案馆智能管理系统

1.1.1 档案管理的数字化。在档案数字化基础上进一步进行数据化资源建设,可以更好地与全社会信息技术应用的实际工作面相对接,更好地适应不同类型、不同背景、不同年龄、不同地区的用户需求,以更加智能的技术和方法适应大众的使用习惯,为个性化档案信息服务打下智能化的信息资源基础。

1.1.2 档案管理的及时性。档案管理的及时性,就是要求在档案数据化各单元运作时,能够迅速将数据传输并导入中心数据库,同时高效率地对档案信息进行数据采集、数据筛选和数据挖掘。

1.1.3 檔案管理的保密性。档案的管理属于涉密性质的工作,在档案数据库整合过程中,要严守涉密工作规程,对档案内容进行安全保密处置。这要求在档案馆智能管理系统研发和选型之初,先期建立完备的涉密工作流程,确保档案数据的安全性。

1.2 档案馆智能分析系统

1.2.1 智能档案用户的扩展。数字化使档案内容无限复制成为可能,同一个文档可以同时满足泛在用户同时在线利用。

这就突破传统意义的档案查询模式,变实体档案管理为数字档案管理,服务的受众和服务的载体都实现了数量和种类的拓展。

1.2.2 智能档案资源数据化。档案资源的数据化不是简单地将档案材料数字化,而是通过光学识别技术等智能化手段将文档变成矢量管理的数据,便于智能数据挖掘和数据整合。

档案工作不再只是针对实体档案内容,而是更多地基于数字档案内容,利于档案信息的网络化智能管理。

1.2.3 智能档案服务分布化。传统档案服务一对一服务,效率偏低和有地域性限制。网络化和分布化的档案智能服务,能够实现一对多服务,具有多元服务优势。

1.2.4 智能档案服务便捷化。智慧档案馆在档案资源存储与调阅方面具有先进智能的设备和技术手段,具有库房智能控制、信息存取便捷、服务能力强化等特点。

1.3 档案馆智能服务系统。档案馆智能服务系统的重要特点是体现人性化和个性化服务。在系统建设过程中,需要夯实档案数据资源组织和管理的智能化基础,包括智能化软硬件环境的搭建、管理机制体制的智能化升级以及知识挖掘和数据分析等智能技术的集成、用户资源智能感知与人性化服务体系的构建等。围绕档案馆智能服务系统的人性化和个性化服务需求,适应智慧社会发展需要,逐步完善档案智慧服务平台,有效开展档案智慧服务,不断提升智慧档案馆的影响力和服务能力。

2 档案智能服务发展模式分析

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》强调档案部门应积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响,创新智能档案管理理念和管理模式。

为此,通过档案智能信息服务模式建构,可使档案服务智能化,使需求分析、信息传播和档案利用更加精准、便捷和高效。[1]

2.1 档案智慧信息服务的环境。在智慧社会建设的进程中,物联网、大数据、云计算、人工智能等技术不断成熟和深入应用,为智慧档案馆的智能信息服务和档案智慧信息服务打下了扎实的技术基础和应用基础。

部分专家提出的“大档案观”和“大智慧观”在技术和应用不断成熟的环境中已经逐步成为现实的场景。档案智慧信息服务就是在这种智能技术和应用的支撑下,所实现的以用户需求为中心的档案知识服务。

可以说档案智慧信息服务更具有信息技术的支撑性、供需交互的灵活性、需求响应的快速性、内容资源的泛在性、服务方式的移动化、决策咨询服务的知识化、推送信息的碎片化和需求跟进的持续化等重要特点和优势。

2.2 档案智慧信息服务的拓展。目前,智慧医疗、智慧教育、智慧公共服务等智慧城市建设逐渐趋于成熟,档案智慧信息服务的拓展也成为可能。

一方面,在新一代智能信息技术的不断成熟、广泛应用的环境支撑下,智能技术的集成应用也会在智慧档案馆建设中迅速展开。档案智慧信息服务不再局限于服务的自动化能力的提升,而是逐步向全面和智能的独立自主思考能力方向拓展。[2]

另一方面,智慧档案馆也不再局限于单个档案馆的智慧化和服务的智能化,而是逐步向区域档案馆社会化联盟和融合化智慧服务方向拓展。

档案智慧信息服务的拓展方向主要体现在如下几个方面。首先,智慧档案馆和智慧档案信息服务在更大范围内互联互通,逐步实现资源共建共享;其次,智慧档案管理机制和体制在更大范围内趋于优化,逐步实现技术和资源的交叉协同;最后,档案管理人员和档案信息用户在更大范围内实现灵活的交流和互动,逐步实现人才资源共享和参与意识的共同提升。

2.3 档案智慧信息服务的路径。档案智慧信息服务体系的建立和完善是未来档案学研究发展的重要方向。档案智慧服务的路径,可以从以下三个方面进行探索。

2.3.1 强化智慧档案服务的资源体系设计。搭建档案智慧服务应用平台,实现对智能档案信息深度挖掘,形成智慧档案信息资源体系。

2.3.2 强化智慧档案服务的综合集成设计。目前,一些档案馆已经提出了智能档案信息基础设施、应用体系和信息资源开发利用体系的体系化建设思路。

从根本上讲,基础设施体系、应用体系和资源开发体系均属于档案服务综合集成设计的重要内容。在此基础上,强化综合集成设计还包括政策法规、标准规范、人才资源的集成方面。

2.3.3 强化智慧档案服务的跨界融合设计。在传统档案馆向数字档案和智慧档案馆[3]发展的进程中,档案信息资源多样化和多元化特点愈来愈突出。尤其在智慧城市发展进程中,档案信息资源已经因为技术进步而深度嵌入了智慧社会建设的平台之中,融入了各项业务流程、工作程序和管理机制之中。因此,强化智慧檔案服务跨界融合设计,构建智慧档案跨界融合模式[4]和档案数据大脑[5],实现档案数据化链式管理[6]已经成为必然趋势。

总之,实现档案智能管理与智慧信息服务是新时代智慧档案馆建设的重要方向。档案管理工作深度融入和适应智慧社会发展广覆盖、多样化、多途径的信息服务需求环境[7],建立与时代同步的智慧档案服务体系,构建智慧档案服务模式,能够汇聚档案的智慧资源,最大限度地满足档案用户的现实需求。同时,通过档案智慧服务,对拉近档案与利用者之间的距离,充分发挥档案信息资源的价值和作用具有重要的现实意义和深远的历史意义。

参考文献:

[1]杨智勇,金波,周枫.“智慧型”档案信息服务模式研究[J].档案管理,2018(06):21-25.

[2]容依媚,肖秋会.我国智慧档案馆研究综述[J].北京档案,2019(08):15-18.

[3]闫政.走进智慧档案事业新时代[N].中国档案报,2018-10-11(003).

[4]刘永,赵旺,任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理,2017(03):4-9.

[5]刘永,庞宇飞,荆欣.档案数据化之浅析:档案数据大脑的构建[J].档案管理,2019(03):31-34.

[6]刘永,庞宇飞.档案数据化之原生数据源全链式管理分析[J].档案管理,2018(05):11-18.

[7]杨来青,徐明君,邹杰.档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案,2013(02):68-70.

(作者单位:河南省图书馆   来稿日期:2019-10-20)