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高校电子新闻档案管理模块建设研究

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

黄梦华

摘  要:本文以所在单位电子新闻档案管理模块建设为例,就专业档案功能模块建设准备、需求分析、功能设计以及实施和测试阶段的重点工作内容进行了论述,指出系统建设应以资源合理利用、全流程管理、内容安全可控为原则,明确具体开发需求、着力做好归档流程设计及模块试运行工作。

关键词:高校档案;电子新闻档案;信息化工作

Abstract: At present,archivists has accumulated some experience in the construction of Archives management system,especially for electronic administrative documents management. However,in the construction of the management module of electronic business Archives,there is still little experience. Taking the construction of electronic news Archives management module as an example,the author discusses the key works of the functional module construction preparation,demand analysis,function design,implementation and testing stage,and points out that the system construction should be based on the principles of rational utilization of resources,whole process management and keep safe. At the same time,we should clarify the specific needs and focus on filing process design and module trial operation.

Keywords: University Archives; Electronic news Archives; Informatization business

高校新闻档案是指校内外新闻人员在新闻采编、排版、审发过程中产生的关于新闻事实的报纸、期刊、审核材料、采访录音、笔记、影像资料等,经过整理、分类,交档案人员保存的原始记录[1]。

高校新闻档案不仅是高校宣传报道工作的历史记录,更是各个时期高校产、学、研发展的真实、系统的记录[2]。因此,对高校新闻档案进行规范化管理十分必要。

目前,国家层面尚无针对专业档案的指导标准,在中国知网中以“新闻档案”“高校新闻档案”为主题词分别进行检索,也未见系统或功能模块建设相关的学术成果。仅王馨艺[3]、李正平[4]、帅红[5]、王红霞[6]、王飞雪[7]、马力媛[8]等从新闻数码照片的管理、新闻档案信息化工作的重要性,开展新闻档案信息化的一些原则、注意事项等方面进行了论述,未深入介绍电子新闻档案收集、归档及管理方法。

笔者所在单位漯河职业技术学院前期已建有档案管理系统,实现了文书档案的在线归档,在此基础上,近期开展了电子新闻档案管理模块的建设工作,本文以电子新闻档案为例重点阐述专业档案管理模块的建设步骤和要点。

1 电子新闻档案特点

新媒体时代信息传播的便捷性使得学校宣传部门不再是新闻的唯一产生部门,有些部门甚至个人直接在网络平台上传播与本校相关的新闻,学校网站、微信、微博、今日头条等均已成为电子新闻传播的常用渠道。形式上则有文字、图片、音视频,多种多样、不拘一格。

同时这些新闻或留存于纸质载体上,或存于磁盘、光盘中,呈现出多主体产生、多平台传播、多形式存在、多载体保存等特点。

2 模块开发准备工作

统一标准和流程。通过统一标准,实现不同系统之间数据互联互通,开发电子新闻档案管理模块主要依据GB/T 29194《电子文件管理系统通用功能要求》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求等标准》、DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》以及《数字档案室建设指南》等标准。

明确系统建设的原则包括资源合理使用原则、全流程原则和内容安全可控原则。明确相关人员职责和分工包括档案人员要与学校宣传部门分工、电子新闻档案产生部门或人员的归档等工作分工、负责系统开发和后期维护的部门或人员分工等。

3 模块开发需求分析

需求分析的目的在于描述模块的特性、行为,是后期开发时对模块的约束。电子新闻档案管理模块的主要目的是接收、整理、保管、利用各类主体产生的新闻档案,因此该模块的基本功能按照GB/T 29194《电子文件管理系统通用功能要求》的要求进行设置。

4 模块流程设计

模块需设计的流程主要有利用流程、归档流程,其他编研流程、销毁流程等。其中,利用流程设计较为简单,主要是检索、借阅、审批环节的流程设计。新闻档案作为一类专业档案,归档流程与文书档案等其他门类档案存在一定差异,因此是模块流程设计的重点。

4.1 归档鉴定。归档鉴定主要是对归档的电子新闻是否在归档范围内以及在归档范围内的电子新闻保管期限进行鉴定。为确保归档鉴定的准确性,档案部门需要与宣传部门协作,根据国家有关文件归檔范围和档案保管期限的规定,制定电子新闻档案的归档范围和保管期限表。

同时,注意将相关的元数据纳入归档范围。根据归档范围和保管期限表对捕获的电子新闻设置保管期限、开放程度,并生成档号、归档目录和备考表等。

4.2 格式转换。由于电子新闻格式多样,为确保文件能正确读取与使用,需对归档文件的格式进行限定,根据国家标准GB/T 18894-2016以及《数字档案室建设指南》的规定,对于非标准中规定的文本、音视频格式应转换为规定格式,在线调阅新闻的背景信息及过程信息时应可导出包含背景信息及元数据的压缩文件。

不能被人工读取和理解的元数据文档,如系统信息、电子签名信息等,应保存该元数据文档的结构说明信息,或以注释等方式在元数据文档内加以说明。

4.3 预归档。预归档主要对已签发的电子新闻及相关背景、过程信息、元数据进行收集、初步整理、封装和固化,形成归档信息包。

文件收集主要将前期经过归档鉴定的新闻信息及流转过程中形成背景、元数据信息流入档案管理系统。对于纸媒上的新闻,应定期批量进行数字化加工,转换为电子文件后导入系统中。

初步整理环节需要将收集的电子新闻及元数据根据内容结构存放至归档文件夹中,并按预先设置的命名规则生成电子文件号。电子文件号命名是电子新闻档案管理中的重点工作,电子文件号采用以档号为基础,进行一定扩展的方式命名,归档过程中形成的归档信息包以电子文件号作为唯一标识。

封装环节是将初步整理、命名后的电子新闻及元数据进行压缩形成归档信息包,一条新闻形成一个归档信息包,一个归档信息包包含新闻办理过程中形成的电子文件及其元数据。封装结构一般是一个以电子文件号命名的归档文件夹,归档文件夹根据分类方案生成,可按照“分类号、年度、保管期限、部门代码(或事项代码)、件号”组成多级文件夹,最底层文件夹内存放归档配置信息、档案背景和结构信息、办理流程信息等元数据和对应的电子新闻及附件,包括文本、数据、图像、音频、视频等多媒体文件。

初步检测环节对归档信息包中的电子文件及元数据完整性进行自动检测。对检测不通过的文件模块能够自动提示存在问题并进行人工补充,因特殊原因无法补充则在归档配置信息中进行记录,确保归档的电子文件与归档范围及辅助配置要求相匹配。

档案固化环节主要通过电子签名、数字摘要等技术手段对归档信息包进行验证,确保其不被篡改、破坏。

4.4 归档检测及整理。归档检测主要是通过专业检测工具或系统集成的检测模块,对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性检测,记录检测时间、结果,并向档案管理员反馈检测结果。

归档整理环节根据需要,可对归档信息包进行排序调整、档号更改、元数据补充及调整等操作,但不得修改电子文件和元数据的原始内容,而且需详细记录归档整理的操作人员、时间和结果等日志信息。数据经归档检测、整理后便流转至存储设备中,正式进入档案管理阶段。

5 模块开发实施及测试

模块开发工作主要由第三方软件公司实施,档案人员需协助开发人员提供已有档案管理系统的相关信息,主要涉及技术平台、开发语言、运行环境、目前硬件配置,使用的数据库以及数据结构等。

本文主要对高校电子新闻档案管理模块建设的大致步骤及每个环节中的主要事项如流程设计、电子文件命名等进行了阐述,以便从更细的颗粒度上勾勒模块建设的样貌,使之在这一方面的研究更为深入、具体,更有可操作性。

参考文献:

[1]任晓晴.采编人员要养成建立新闻档案的习惯[J].记者摇篮,2018(10).

[2]徐海燕.新闻档案管理必要性之探究[J].办公室业务,2018(8).

[3]王馨艺.试析高校数码新闻照片的档案管理——以中国人民大学图片视频中心为例[J].兰台世界,2017(21).

[4]李正平.新闻档案的信息化管理建设初探[J].中国报业,2019(1).

[5]帅红.加强新闻传媒集团的信息资料建设工作的思考[J].新闻传播,2017(12).

[6]王红霞.“互联网+”时代新闻档案管理与创新[J].办公室业务,2016(7).

[7]王飞雪.信息时代新闻档案的创新与管理[J].办公室业务,2013(23).

[8]马力媛.广电新闻档案管理信息化建设研究[J].档案天地,2010(4).

(作者单位:漯河职业技术學院  来稿日期:2019-10-20)