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通信企业诚信档案管理模式的构建与优化路径研究

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

田煜

摘  要:以中国联通河南省分公司诚信档案管理实践为例,界定通信企业诚信档案的内涵及归档范围,构建通信企业诚信档案管理模式,探讨优化路径,尝试将其作为单独门类的档案进行实体分散管理和信息虚拟化集中管理,为诚信档案科学规范管理积累经验并提供借鉴。

关键词:通信企业;诚信档案;管理模式

随着通信消费市场日渐饱和,通信企业市场竞争日益加剧,客户投诉时有发生,对企业诚信建设提出了更高的要求。在此背景下,科学规范管理诚信档案既是“制约失信行为发生,监督企业经济行为中诚信相关行为的一个工具”,[1]也是企业品牌建设、形象展示与美誉度提升的需要和境内外资本市场对上市公司信息披露的必然要求。诚信档案管理体系建设有助于守信激励与失信惩戒,规范市场主体行为,打击恶性无序竞争;同时,也有助于企业累积信用,洁身自好,培育优秀企业文化。下面以中国联通河南省分公司近几年诚信档案建设实践为例,从通信企业诚信档案内涵与归档范围界定、管理模式构建、优化路径探讨三个方面进行分析。

1 通信企业诚信档案的内涵与归档范围界定

1.1 通信企业诚信档案的内涵。事实上,诚信档案的提法由来已久,只不过未将其作为专门的档案门类进行管理,而是借鉴重大活动档案等管理经验将其作为专题档案进行管理。河南联通近几年为适应企业诚信体系建设需要,对诚信档案的专门管理进行了积极探索。把企业生产、经营、服务、管理、研发等活动中形成的体现企业与利益相关方守约与失信行为的原始记录作为诚信档案进行专门管理。

1.2 通信企业诚信档案归档范围界定。河南联通不同规模与层级的通信企业可以根据自身实际情况,选择合适的分类标准进行诚信档案的收集、整理与归档,并保持分类标准的相对稳定。

1.2.1 按来源界定。从来源看,主要包括11个方面:①来自工商部门的注册信息,包括法人、名称、住所、经营范围变更材料等;②来自税务部门的税收与社保申报、代扣、缴纳记录等;③来自质量监督部门的产品质量与计量标准检测记录;④来自商业银行的信贷及信誉度评估记录;⑤来自行业监管部门、行业协会的政策执行、客户投诉、行风评议、诚信单位评比等记录;⑥来自合作伙伴、设备供应商对企业付款、合同履行、项目建设及验收情况的评价记录;⑦来自员工对公司承诺履行情况,对工资待遇、职级晋升、教育培训等政策执行情况的评价记录;⑧来自新闻媒体对公司的正面宣传与负面报道情况;⑨来自客户对信息保密、投诉处理、“霸王”条款解决方案等正当诉求的回应情况;⑩来自信用中国网站、政府采购网站、中国裁判文书网等对企业诚信状况的查询结果;体现企业自身及利益相关方的其他诚信档案资料。

1.2.2 按内容界定。按内容分主要包括以下四个方面:一是企业基本信息类:法人、住所、联系方式等信息登记及更新情况;二是履约类:指合同、协议、备忘录等法律文件中承诺与履约能力的匹配度,履行结果与承诺的偏离度等履约类文件材料;三是法规政策的遵从性:企业内部控制、劳动合同签订、五险一金按时足额缴纳、资费政策落实、社会责任承担等法规政策的遵从性文件材料;四是信息披露的合规性文件:根据境内外资本市场对上市企业的信息披露法规,及时、准确、完整地披露相关信息形成的文件材料。

1.2.3 按性质界定。按性质分主要包括两大类,一类是反映企业遵章守法、诚实守信、公平交易、廉洁自律、服务社会等良好社会形象的正面文件材料;另一类是反映企业违法违规、客户投诉、媒体曝光、虚假宣传、泄露客户信息、偷税漏税、商业贿赂等有损企业良好形象与口碑的负面文件材料。

2 通信企业诚信档案管理模式构建

2.1 明确诚信档案收集审核责任。由于通信企业的诚信档案多数属于“账外文件”,同其他门类档案相比,缺乏畅通的收集渠道和管控手段,[2]再加上诚信档案信息可控性差,档案记载的内容是否客观反映企业真实信用状况,辨别难、取证难。为此,河南联通委托公司诚信体系建设委员会办公室负责诚信档案的收集和审核,办公室人员由法律、建设、客户服务、物资采购、人力资源、综合、审计、纪检等部门组成,分别负责招投标管理、合同管理、入职招聘、媒体报道、财务审计等诚信档案的收集和审核工作,并按季度向档案部门移交,解决了档案部门信息不对称、人手不足、业务不熟等原因造成的收集审核困难问题。

2.2 诚信档案实体分散管理。首先,通信企业的诚信档案来自合作伙伴、员工、客户、工商、税务、媒体、政府监管部门等,涉及领域广泛,来源渠道复杂,把上述机构和个人产生的诚信档案收集齐全,统一存放在诚信主体单位,不仅难度极大,浪费人力物力,也割裂了形成单位全宗的完整性,打破保管单位原有档案分类体系。[3]其次,诚信档案实体集中存放在诚信主体单位,自身的失约与违法行为档案很难如实提供给利用者,信息共享将沦为空谈,无法发挥其弘扬正气与震慑违规的作用,探索实体与信息分离的管理模式有着积极的现实意义。最后,诚信档案严格意义上不能作为一个专门的档案类型,很难准确界定诚信档案与其他类型档案的管理界面,不能确保档案类型之间互不隶属,互不交叉。[4]因此,为保持现有档案分类体系的严整性,诚信档案归档时仍然按照传统的企业档案十大类分类法进行划分,分散保管在文书、工程等档案门类中,只在实体档案著录信息中增加诚信档案虚拟档号。

2.3 诚信档案信息集中管理。河南聯通在档案管理系统中增加了诚信档案管理模块,运用现代信息技术将其他管理模块中编有诚信档案虚拟档号的实体档案信息自动汇集到诚信档案管理模块下,并将从其他征信机构、网站、工商、税务等渠道查询到的公司诚信状况信息手工著录到诚信档案管理模块,然后按照诚信档案十一种来源为其进行虚拟编号,让分散保管的诚信档案实体与集中保管的诚信档案信息有机统一起来。在虚拟诚信档案信息中注明各类诚信档案的实体存放地点和信息利用渠道及方式。比如:虚拟档号CX04/03代表来自银行的征信报告,并注明了实体档案的存放地点、查询方式、联系人及联系电话等利用线索,便于对该份诚信档案实体的利用。建立了实体分散存放,信息集中管理,利用提供线索的诚信档案管理机制。

2.4 诚信档案鉴定销毁动态化管理。诚信文件的生命周期不同于一般公文,比如企业信用报告、年度行业评议结果、质量、环境、职业健康安全体系认证等都具有较强的时效性。因此,对不在有效期、履行完毕、处罚期满等诚信档案应及时进行鉴定销毁,以确保诚信档案既能全面记载诚信主体的历史信用记录,又能准确反映企业最新的诚信状况。

2.5 诚信档案利用分类管理。诚信档案具有较强的现实实用性,河南联通对诚信档案的利用进行分类管理,具体如下:①对公司保管的利益相关方诚信档案的利用实行名单制,每季度发布一次红黑榜,供公司招标、采购、建设等工作参考。②对反映公司自身状况的诚信档案利用采用备案制,在法律部门登记后,在公司投标、信用评估、奖项申报等工作中使用,确保对外提供的诚信档案不造假、不违规。③外部单位利用公司诚信档案采用审核制,经公司相关部门及主管领导审核后方能对外提供,维护公司正当权益。④利用保存在相关征信、评估、工商、税务、银行等机构的诚信档案采用获准制,授权法律部门统一代办。⑤对掌握的他方诚信档案实行共享制,向全部通信运营商及相关征信机构提供,实现合法共享。

3 通信企业诚信档案管理的优化路径

3.1 加快诚信档案管理顶层设计。尽管诚信档案越来越受到重视,但目前仍属于概念不清晰、管理界面不明确、归档范围不具体、整理方法不统一的状态。亟须凝聚各方面力量研究诚信档案的内涵和外延、管理方法、利用方式等,加快诚信档案管理顶层设计,并出台配套措施,形成独具特色的档案门类。

3.2 注重他方诚信档案信息审核。诚信主体应充分利用相关部门公开的诚信信息及技术手段,在员工招聘、合作伙伴选择、合同签订等工作中,对他方的资料信息进行核实,最大限度确保对方提供诚信档案的真实性、合规性。同时,对有关本企业的媒体报道、行业评议等工作中明显存在与事实不符及有失偏颇的信息进行澄清和说明,以避免不实信息给通信企业造成不应有的信用损失。因此,在确保自身信息提供和披露诚实信用的前提下,加强对关联方信息真实性的审核和认定,确保诚信档案内“真”外“实”。

3.3 兼顾失信档案信息收集管理。在诚信档案收集中应兼顾守信记录和失信记录,不能顾此失彼。同时,加强己方失信行为后续澄清、整改、追责等材料的收集,为内部控制、流程优化提供决策依据。对他方的失信记录进行名单制管理和诚信等级划分,作为渠道建设、合作伙伴遴选、供应商招标等工作的参考依据,让失信者受到应有的惩罚和损失。

3.4 提升诚信档案利用法制意识。继承其他法律法规关于隐私权、商业秘密、著作权等信息保护的立法精神,正确处理诚信档案利用与保密的关系,平衡公民及法人对诚信档案信息知情权与权力主体的利益冲突,对诚信档案的利用规则和方式进行规范和约束。

本文系河南省档案局2018年度档案科技项目计划《通信企业诚信档案管理模式与应用策略研究》(项目编号:2018-R-30)的阶段性成果之一。

参考文献:

[1]张宋莉.社会信用监管与社会信用水平的关系——基于多中心治理的视角[D].杭州:浙江大学,2014.

[2]倪刘根.我国商业企业诚信档案管理的現状与发展对策研究[J].档案学通讯,2012(5):86-89.

[3]颜川梅.浅议勘察设计企业诚信档案建设[J].中国勘察设计,2012(7):78-79.

[4]熊锐.国有建筑施工企业诚信档案建设初探 [J].档案学研究,2008(3):33-34.

(作者单位:中国联通河南省分公司 来稿日期:2019-10-20)