韩钟

摘    要： 职称制度改革背景下高校人事档案工作要助力“双一流”建设和“放管服”改革。人事档案工作在职称评审中的作用是不可或缺的，这是政策文本的硬性规定，也是职称评审的实际需求。通过加强对人事档案工作的重视，提高人事档案工作者的综合素质，细化档案工作，推进人事档案信息化建设，提高人事档案工作的效益。

关键词： 职称制度    高校人事档案管理

一、职称制度改革背景下的高校人事档案工作

（一）高校人事档案工作需助力“双一流”建设

建设世界一流大学和一流学科（以下简称“双一流”），是新时代党中央、国务院做出的重大战略决策。《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》（教研〔2018〕5号）指出：深入推进高校教师职称评审制度改革是建设高素质教师队伍的一个重要举措。显而易见，职称评审工作已成为高校人事工作的核心。人事档案管理是高校职称评审工作环节中不可缺少的一部分，是职称资格条件审核的主要依据。高校人事档案部门必须改变以往的操作模式，创新工作方式方法，建立各类教师的成长档案，尤其要关注教师在“立德树人”方面的所言、所行。

（二）高校人事档案工作需助力“放管服”改革

为破除束缚高等教育改革发展的体制机制障碍，教育部等部门联合印发《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》（教政法〔2017〕7号），提出：加快推进高等教育领域“放管服”改革。其中，下放高校教师职称评审权和改进教师职称评审方法是改进高校教师职称评审机制的两个“着力点”。作为地方省属高校的人事部门，能否承接好上级政府的“权力下放”，是首先要思考的问题。职称评审是高校最核心的评价制度，对教师的激励作用最明显。为配合好高校教师职务评聘工作的完成，针对不同类型、不同层次教师，人事档案管理工作要确立新的分类制度。

二、高校人事档案在职称评审中的作用

（一）政策文本的硬性规定

1.档案管理文本。《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）明确规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。”“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”。《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）指出：评（聘）专业技术职称（职务）材料属于归档范围，它包括专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》提出：因职称评聘需要，可以查阅干部人事档案。《关于贯彻〈干部档案工作条例〉若干具体问题的实施意见》（组通字〔1992〕12号）指出：“由上级组织、人事部门代管的档案，干部所在单位应将归档材料及时收集、鉴别后送档案管理部门归档，并协助代管部门做好档案整理工作。”

2.职称评审文本。职称又称为专业技术资格。取得专业技术资格的方式主要有三种：一是“职称初定”，它是针对新进学校工作的专业技术岗人员，所在单位从德、能、勤、绩四个方面对其政治表现和从事专业技术工作的能力、水平、工作成绩进行全面考核，经考察合格后，根据已取得的学历学位，学校人事部门确定其具备相应专业技术资格。二是“职称评审”，即按照某个评审条件和评审程序，组建相应的专业技术资格评审委员会，对专业技术人员的专业技术资格进行评定。三是“以考代评”，主要指已实行全国统一考试的初、中级职称（经济、会计、审计、出版、卫生等），通过考试的专业技术人员即取得相应级别的专业技术资格。上述三种职称获取方式离不开人事档案管理部门的审核，个人信息的真实准确性是审核的第一步，学历资历要求应当以人事档案记载的为准。

（二）职称评审的实际需求

1.职称评审前。当前一些高校在开展专业技术职务评聘时，遵循“科学设岗、总量控制、按岗聘用”的原则，按照一定比例保持本校的职称结构。为了解拟参加职称评审人员的基本情況，在开展新年度职称评审工作前，可以进行摸底。摸底工作离不开人事档案工作的支持。

2.职称评审中。职称申报者的基本信息一定要经过人事档案管理部门审核之后才能得到确认。例如，审核“三龄”（年龄、工龄、党龄），“两历”（学习经历、工作经历），“现聘岗位”（教师岗、专职科研岗、实验技术岗、专职辅导员岗、双肩挑岗、管理岗）。比如，审核申报“教学为主型”的教师是否长期在教学一线不间断从事教学工作。又如，职称申报者是否已达到国家规定退休年龄。另外，专任教师申报中、高级专业技术资格，必须持有高校教师资格证书。然而部分教师不慎丢失证书，教师资格证认定申请表复印件则是其具备高校教师资格证的有力证明。

3.职称评审后。申报人员评审通过后，职称档案（评审表、资格证书复印件）必须及时归入个人的人事档案。职称档案记录着评审过程和评审意见，是作为证书遗失补办、资格确认、鉴别真伪等的主要凭据。同时，对人事代理人员的评审材料还应妥善处理好，按照流程交往省（市）人才交流服务中心。

三、提高人事档案工作效益的相关建议

（一）加强对人事档案工作的重视

当前虽然高校对人事档案的具体内容和作用已经有一定程度的认识，也建立起一些规章制度，但离规范化、科学化管理的标准仍旧有不小的差距。在高校内部急需提高认识，加强对人事档案管理工作的重视，我们可以通过学习和宣传档案规章制度、培训档案管理流程等，提高干部和教职工对人事档案工作重要性的认识，增强部门和教师个人对材料归档的重要性。同时要给予档案工作充足的支持，这主要表现在“人、财、物”三个方面。首先，人事档案工作要由分管校领导直接管理，涉及人事档案管理各环节的职能部门要积极参与其中，学校要为人事档案管理工作配置充足的专职人员。其次，要为人事档案工作在年初制订预算，设立专项经费。最后，物质载体是人事档案工作开展的基础。人事档案管理需要配备档案库房、档案柜、档案盒、电脑、打印机、扫描仪等设施，且要为档案库房安置防潮防湿设备。此外，还应该设立专门的阅档室实现档案办公室、保管室、查阅室“三分开”。

（二）提升人事档案工作者的综合素质

人事档案工作效益的提升关键在于人。如果一名人事档案工作者对档案的重要性、档案保管要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，就会导致“该进档的没进，不该进档的又存了”现象的发生。由于人事档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、政治责任感，而且要熟练掌握人事档案管理业务的各个环节和基本要求。我们要进一步提高人事档案工作者的业务素质。为此，学校对人事档案工作者的培训要具有针对性、连续性和系统性，通过专题讲座、处室学习、同行间的实地参观、业务交流会议等，促进人事档案管理部门的工作人员了解档案管理方法和技能，把先进的档案学理念运用到人事工作中。在多元价值观的社会环境冲击下，人事档案工作者更应该保持初心，提高政治素质和业务素质。我们不仅要讲政治、守规矩，更要成为具备档案学、管理学和计算机知识的复合型人才。此外，学校还应该在职称评定、岗位聘任上对优秀的人事档案工作者给予优先考虑，提高他们的工作积极性。

（三）进一步细化档案工作

精细化管理是一种较为先进、科学的管理理念，强调工作的“精、准、细、严”，将任务层层分解，管理责任具体化、明细化、标准化[1]。在学校层面、各相关职能部门和学院层面都应该出台和修订有关政策，明确职责。就人事部门来说，要出台《人事档案安全保密制度》，明确提出：“人事档案库房是机要重地，无关人员不得进入;不得让无关人员翻阅档案材料，不得与无关人员谈论人事档案内容等”;要发布《人事档案材料的鉴别归档制度》，明确指出：“归档材料必须完整，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，否则不能归档”;要公布《人事档案查（借）阅制度》，明确说明：“任何人不得查（借）阅本人及亲属的档案材料”。“在相关部门的人员进行档案交接时，要有相关的流程，或是有其他人员在场并签字表明，或有录音录像资料，或有交接台账”[2]。此外，还要建立人事檔案管理奖惩机制，对那些为人事档案工作做出贡献的同志，要给予表扬和奖励，对失职者，视情节轻重，给予教育批评或纪律处分。

（四）推进人事档案信息化建设

以往的人事档案管理工作停留在一种“被动服务”状态;只有当“上游”程序完成时，才会开展归档、建档、分类等工作。当前部分高校在人事档案管理中主要运用手工整理和纸面管理的模式，准确性难以得到保障，工作效率不能适应教育事业的高速发展。“档案数字化是大势所趋，档案数字化是将纸质文档通过扫描，录入数据库中，用计算机来储存信息，这样就可以有效地避免纸质档案整理过程中出现的一系列问题”[3]。在高校人事档案管理活动中，充分利用现代信息技术，提高档案管理和档案资源合理利用的水平，实现服务教师需要和推进学校发展的目标。如“建立一系列具有通用性和标准化的多媒体数据库、全文数据库及文件条目数据库等，为相关人员查阅、利用人事档案提供便捷”[4]。在信息公开制度下，保密性和安全性是档案管理两个重要问题[5]。在不违背档案保密条例的原则上，数字档案和纸质档案分开保存，降低由于纸质档案查阅次数多所带来的破损率。同时，高校可建立信息综合查询和检索系统，倡导数字化建档、查档、调档等工作，实现人事档案管理现代化。

参考文献：

[1]姬艳丽.浅析高校人事档案的精细化管理[J].四川档案，2017（3）：36-37.

[2]任南竹.高校人事档案管理改革探索——基于对高校人才“弃档”问题的分析[J].经营与管理，2017（4）：158-160.

[3]朱佳煊，王芳.高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略[J].兰台世界，2017（1）：73-75.

[4]龙彦.论大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策[J].中国管理信息化，2017（21）：145-146.

[5]梁伟杰.基于信息公开制度下的高校人事档案管理机制研究[J].内蒙古科技与经济，2017（16）：34-36.