沈亚端

（漳州市保障性住房管理中心，福建 漳州 363000）

住房保障档案，一般是指在保障性住房管理工作中获得的价值可证数据。 如文本、表格、图像、音频和视频等，主要包含其房源档案以及保障对象的档案信息内容等[1]。 近年来，在各级政府的共同努力下，保障性住房建设不断加强，规模逐渐扩大，百姓获得感逐步增强。 在这样的背景下，巧妙地运用信息技术管理住房保障档案，推动住房保障档案规范化、科学化、高效化管理，具有十分重要的意义。

一、提升保障性住房档案管理信息化水平的重要性

习近平总书记在中国共产党第十九次全国代表大会上提出：要加快建立多利益相关者供应、多渠道提供保障、租购并举发力的住房制度，使全体人民都能生活在其中。 未来，政府在住房保障上的投入将进一步加大，其体系将主要包括经济适用房、公共租赁住房和廉租住房，生活配套将逐步改善，规模将继续扩大。 可以预见，未来的住房保障档案将在一段时间内爆发性增多。 传统的档案以纸质为主，这种管理模式将无法满足当前及今后档案信息剧增的需求。 因此，提升档案管理信息化水平，对进一步做好保障性住房工作尤为重要。

（一）住房保障档案信息化，符合档案随变性特征

人的收入、工作等信息是动态变化的，住房保障对象也是如此，档案管理显著特征之一就是动态性。 涉及民生领域的档案必须具有高度完整性。 为更加有效地加强监督，住房保障管理监督机构需要定期对相关人员的各项状况进行年度审查，更新相应的住房档案。 与此同时，随着经济条件的不断提高，我国保障性住房申请标准变化速度也比较快，保障房的形式和机制持续完善。 因此，随变性特征让档案信息管理面临更严峻的考验。 加快住房保障档案信息化，已经是迫在眉睫的任务。

（二）住房保障档案信息化，符合档案的相关性特征

在保障性住房档案管理实践中，会出现一些情况，比如一起建造的保障住房里，有多套房屋共用保障者的信息资料；相同的一个保障对象，他的信息资料可能出现在多套保障住房档案里，这就是相关性特征。 为了确保信息准确、公平公正，避免重复申请，就需要对这些档案进行相关性筛选，而电子信息技术无疑是最简便、准确和高效的方法。 加快住房保障档案信息化水平，可以提高管理的效率。

（三）住房保障档案信息化，符合档案的实用性特征

保障性住房工作中，档案数据是制定准入条件、审查资格条件、制定退出机制必不可少的。 特别是当经济适用房的产权关系进行变更时，更是必须以原始档案为重要副证。 保障住房档案需要经常调阅进行核对信息，如果是纸质版本的材料，就很容易出现部分纸张在查阅重新归档后乱码的现象，甚至是丢失部分页码，而且由于频繁翻阅，纸质会不同程度地留下痕迹甚至是破损，影响了档案的完整性。如果能够进行信息化管理，那么档案查阅等工作可以在电脑上完成，不但效率更高，且更具有可持续性和科学性。

（四）住房保障档案信息化，符合档案的双轨性特征

住房保障工作十分复杂，每换届一次都可能留下信息，需要加以整理成完成的档案。 我国实行住房保障档案双轨制管理模式，也就要求每个保障住房既有纸质档案，还要有配套的电子版档案[2]。 实现信息化，可以通过电子版档案，快速处理申请材料，快速分配廉租房，并自动统计分析当前保障住房的使用情况，不仅使数据管理更加安全，而且能够提高报表生产速度，提高管理效率。

综上所述，必须抓紧推进住房保障档案管理信息化，这是新时代住房保障管理的需要，也是由档案管理的新形势所决定的。

二、当前漳州保障性住房档案管理信息化存在的主要问题

十八大以来，福建省漳州市十分重视民生领域的投入，加大保障性住房安居工程建设，着力解决城市中低收入家庭住房困难问题。 截至目前，漳州市历年来共开工建设各类保障性安居工程项目167 616套，其中：已竣工127 975 套，基本完工或真正在建设的有39 641 套。此外，漳州市在《关于漳州市2019年住房保障目标的通知》中指出，2019 年将新建15 130 套、棚户区改造3 557 套。 随着漳州市保障性住房建设快马加鞭，相应的档案也不断增加。 漳州市按照“一户一档”“一套一档”的原则，整理归档了住房保障档案，数量数以十万计。 可见，漳州市保障性住房档案数量基数大、新增快，急需推进信息化管理工作。 通过调查，发现漳州市保障性住房档案管理主要存在以下几个方面问题。

（一）档案管理信息化水平不高

保障性住房的办理业务涉及较多政府部门，业务复杂，其相关业务与多个职能部门交叉，特别是在审核住房保障业务中，县（市、区）保障部门和街道等按照各自职能进行审核时都需要查阅纸质材料。 这种多部门线下审核做法影响档案管理信息化进程，以致可能导致材料遗失[3]，一定程度地影响全市档案管理的整体共享和工作效率。 档案数字化是实现档案信息化的基础性工作，漳州保障性住房大量的档案基本采用传统管理方式以纸质档案为主，在平时运用中只能进行简单查询，总体上信息化、数字化程度偏低。 据调查了解，目前漳州尚未全面推行电子档案管理，缺乏运用科学系统的软件管理系统，比如对全市167 616 套住房信息，没能利用信息化水平分门别类系统化管理，档案编辑实体为主，数据库信息检索困难，科学统计分析存在难度。

（二）档案管理信息化投入有限

有的县（市、区）认识不够，没能充分重视保障性住房规范化、科学化管理，存在重建设、轻管理的现象，档案管理制度相对落后，缺乏运用当前先进管理方法予以进一步规范。一些部门甚至仍采用手工收集和管理的方法进行管理[4]，舍不得投入信息化建设，没有充分利用先进信息化技术，档案管理相对较为随意，以致信息保存不完整，较大程度地导致了保障性住房信息的流失。 目前，漳州对市本级保障性住房档案管理资金投入极少，尚未搭建全市保障性住房档案管理线上综合系统，没有建立专门的档案管理室，一定程度存在档案信息管理跟不上住房建设进度的不匹配问题。

（三）档案资源较为分散

档案信息化发展不仅要让传统档案转化为电子化文档，更要在资源整合方面下功夫，通过计算机技术让档案信息成为可利用、可开发、可共享的游资资源。 目前，我市保障性住房档案的利用需求已经呈现跨地域、跨行业的特点，档案编研方面对档案专题信息的检索、收集有更高的要求。 目前，漳州市经济适用房档案系统起步较晚，在监督方面比较匮乏，档案信息整合差，这两个要求都无法满足。 据调查了解，当前市直相关部门保障性住房信息没有彻底打通，市、县保障性住房信息基本各自为阵、各成系统，相关保障部门基本依赖人力录入档案信息，缺乏枢纽构建、整合资源，以致出现保障性住房信息不对称的现象。

（四）档案管理人员素质相对不高

档案管理信息化工作需要专业复合型档案管理人才，亟需有扎实的档案管理技能和办公系统的熟练运用技术。 但由于漳州市目前档案管理人才流转速度快，档案管理人才从业意愿不强，特别是信息化运用意识薄弱，导致现有保障性住房档案管理人员整体素质水平参差不齐，一定程度影响了保障性住房档案管理的工作进度。 当前，漳州大部分保障性部门没有安排专人专职管理保障性住房档案，计算机专业专职人员寥寥无几，大多身兼多职；同时，档案管理人员大多年龄偏大，文化水平相对不高，基本停留在简单化计算机信息录入，不利于全市档案信息化工作的高质量管理。

三、提升保障性住房档案信息化水平的建议

安得广厦千万间，大庇天下寒士俱欢颜。 住房保障对社会保障体系构建至关重要，关系到数亿人的生活质量。 要多措并举，加快实现保障住房档案的信息化，从而实现保障住房的合理分配，优化分配流程，做到公平、公正、公开、便捷，不断适应新时代新要求。

（一）优化流程，加速档案数据处理速度

对数据的处理能力，是档案信息化的重要标志。 要实现信息化，就要注重优化档案数据的处理流程。 要把纸质的档案信息通过信息技术转化为电子文档、图像等信息，再将电子化的资料上传到单位的数据库里，以供相关业务科室的人员调阅查询和处理。 形成数据库后，要把它和条目信息数据进行处理，形成档案完整的数据库，并建立标准科学的流程，有效地对相关数据进行管理，不断优化管理流程，确保有效管理住房保障档案，提高档案信息化的水平。

（二）采购软件，打造档案数字化平台

针对漳州地方住房保障机构的特点，通过招标聘请开发专用的先进信息化档案管理软件，进一步实现住房保障档案管理的数字化处理。 在具体操作中，可以利用扫描仪来对住房保障纸质档案进行数字化处理，同时利用软件来对音频视频档案进行处理，将其转换成数字信息。 利用数字化系统的优点，简化相关的管理流程，建立居民保障性住房的电子档案活动，进一步减少居民在进行审核的过程中的走动时间，有效地提高档案审核的工作效率[5]。

（三）建立系统，实现高效动态管理

要想改变住房保障档案低信息化的现状，有必要在财政上加大资金投入，打造完善的信息化管理系统。 该系统要把住房建设、条件审核、维护管理等作为核心，解决档案管理的“痛点”。 要尽快开发政府办公信息化系统，发挥互联网灵活便捷的优势，把各县（市、区）都纳入到该系统中来，实现信息共享，也方便群众网上提出申请，方便有关部门进行审计和宣传。 同时，要对各住房保障业务岗位职能进行重新设置，重点发挥档案在查询、统计、分析等方面的作用，实现快办快处，做到高效化、标准化、动态化管理。要运用互联网空间上的优势，打破空间限制，进行在线培训、在线审核等，深入推动探索档案管理的新模式。 此外，还要加强保密宣传，提高工作人员保密意识，加固系统的防火墙，建立定时巡查机制，及时发现系统病毒和隐患，严防死守，确保不发生泄密事故。

（四）提高素质，打造优秀管理队伍。

为了能够适应信息化后的工作，要对档案专业管理人员进行全面技能业务培训，包括熟练使用计算机办公软件、使用档案管理专用软件，尤其是要熟悉档案管理软件录入、查阅、统计等常用功能，确保信息化落实到工作中，效果体现在业务上。 作为档案管理人员，要增强创新意识，紧跟信息化潮流，加大信息化投入，在工作中巧用档案管理软件，不断提高自身的业务水平。

保障性住房档案是重要的档案，是民生财富，更涉及群众的利益，必须得到妥善保管和使用。 实现保障性住房档案信息化是今后发展的趋势，也是一项紧迫性的工作任务，只有真正地实现档案管理信息化，才能加快实现住房保障档案信息共享，确保提升住房保障档案利用率和安全性，切实给人民群众带来真正的福祉。