文/宁夏工商职业技术学院 汪红燕

网络时代的到来为OA系统的更新带来了新的机遇，推动了高校档案整理的改革进程，高校档案整理在整个系统运作过程中是极为重要的，能实现OA系统与档案管理系统之间的完美对接，减少管理中间程序，同时也提高工作时效。

一、大学档案管理与档案处理现有状态分析

现在大多数高校已经建立了办公自动化管理系统，基本实现了办公和档案信息、网络管理的自动化，同时也建立了大量的高校档案管理信息系统。管理内容中的两个系统都是文件、文档、办公自动化系统，主要涉及文件管理和操作的过程，文件管理系统是记录文档信息管理的结果和综合服务的使用，两者都是紧密结合的。目前在大学中，OA系统与档案管理系统的关系存在以下两种不同的形式：

一是两种系统还没有成立一个统一的接入口和管理要求，呈现出独立、分散的状态。OA系统中的电子数据需要通过出口、进口进一步处理后再重新输入到大学的文档整理系统当中去，关键它还不是个别现象，这种工作状态不仅仅会造成人力和各种消息、材料来源的浪费，而且还大大增加了管理过程中的工作任务，降低了工作效率。

二是在OA系统中，这种文件管理现状对于主观工作来说，它有着很大的漏洞和桎梏。还不能达到文档和其他文件的统一管理和利用。

二、档案管理系统和OA系统的联系

高校现有的文档整理有两种设计方法：一种是将文档整理功能镶入到OA系统中，在OA系统中进行归档文件和信息资源等工作流程。二是建立两个完整的系统，并且实现两个系统之间的内在联系，从而实现文案信息和办公自动化的一体管理。

目前情况下，办公自动化直接集成文档管理的情况相对较少，无法真正实现OA系统镶嵌式管理方法的原因总结为：系统中嵌入的文件管理功能缺乏实际效用，不能灵活动态地与校园档案信息资料的发展更新对接；与此同时，自动化的档案管理只能满足文件的一般要求，不能对一些特殊的文件进行管理。OA软件在大学开发的过程中，将重点放在流程进行部分，忽略了文件管理的内容，因此OA系统在功能上是缺乏的，在OA系统文件管理模块中明显存在数据失真和不安全等因素。

因此，大多数高校仍然选择沿用文件管理系统和办公自动化系统的单独处理文件的模式。

三、实现OA系统与文件管理系统之间的有效对接

（一）通过接口收集和归档数字信息。文件资料到文档资源的运转过程，从文件使用周期上看是一个动态的过程，电子文件的质量直接决定了文件资源的质量，客观来说，这种情况是需要两个相互关联却独立的系统来操作完成，通过互相配合的组织系统和操作流程达到两个系统完美对接。因此，迫切需要开发一个能够方便、准确地将数据从OA系统传输到文件系统的接口，从而实现OA系统与文件管理系统之间的有效连接。该接口能将文件数据传输到OA系统中。

（二）掌握归还档案的时间。在正常情况下，为了OA系统效率的提高，将电子文件存储到办公自动化系统中是实用的，但是需要保证电子文件不失真、内容完整和不失效，减少电子文件在系统还处于登录状态时存在的风险，应该将文件归档的时间进行具体合理的安排。在办公自动化系统中，所有的文件都只是在逻辑上被存档，单纯地将电子文件存入档案，但是它们仍然在原始服务器上存在。如果不能安排理想的档案回归时间，将会给管理工作带来很大的麻烦。如果办公自动化系统和文件系统的服务器不在同一个网段的话，在进行档案归入的过程中很容易导致系统崩溃，严重的话会严重影响办公自动化系统服务器的运行速度，遇到这种事情时，解决方法只能是请办公自动化系统开发公司的技术人员定期对系统进行申请集中档案归入。所以要说制定好档案归入的时间，将电子文件有效完整地转成档案资源，只有这样才能确保文档信息的真实有效和文件的保密。

（三）跟踪文件归档。文档管理工作人员必须做好电子文档的研究、公布、备案和焚毁工作，监控和跟踪电子文件的流动。做好档案整个生产过程的文件信息监督，以保障电子公文安全、规范归档，保证电子文件在办公系统的顺利转移，实现学校办公自动化和文件管理的集成。

四、结束语

现在，OA系统正处于过渡阶段，即将完全用系统的电子形式来取代纸质文件的流通模式。现阶段，在学校的主流管理模式下，通常是将OA系统和文件系统结合起来，在两者之间建立有效联系，最终实现高校管理的整合。