文/三明学院人事处人事档案室 黄宇宏

随着高等教育的发展，许多地方院校发展为新建本科院校。新建本科院校多由多所学校重组合并而来，原先各学校管理体制、管理水平不一，合并之后档案工作存在多方面的问题。如笔者所在的新建本科院校由四所学校合并而来，原先各学校根据干部管理权限分别将教职工人事档案存放于不同的上级单位。由于历史原因，合并之后也未及时进行统一管理，档案管理权限在很长一段时间内未理顺，造成档案多头管理，给材料的收集、整理、归档、利用带来了不便。因此，根据干部管理权限统一归口管理，规范新建本科院校教职工人事档案管理工作成为亟待解决的问题。这其中首要的任务是进行人事档案管理专门机构及制度的建设。

一、高校人事档案室建设实践

新建本科院校合并建校之后，随着办学规模的不断扩大，学校管档数量激增，原来小规模的人事档案管理模式已不能适应新的发展形势，亟须成立人事档案室。《干部档案工作条例》《干部人事档案工作目标管理暂行办法》中对人事档案管理软、硬件作出了相关规定：软件方面，明确每管理1000的档案需配备1名专职干部。硬件方面，要求设置专用档案库房、专门的阅档室和管理人员办公室且三室分开，其中库房需20至25平方米/每千卷，配置铁质档案柜并设置空调、去湿、灭火等设备，根据“六防”措施要求配备防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇、防腐防虫物品；管理人员办公室配置切纸打孔机、复印机以及灭菌杀虫等设备。

在工作中，高校可成立人事档案室，配备专（兼）职档案管理员，接受组织人事部门的领导，负责档案室的维护和档案管理工作。高校人事档案室用房多由办公用房改造而来，在改造过程中，须注意如下事项：

（一）档案室的选址。为防水淹、隔热，档案室应避免设于底楼及顶楼，且远离水源；本着便于利用的原则，人事档案室应靠近组织、人事部门。

（二）档案库房的改建。档案库房除根据要求进行设备配置外，还须对建筑本身进行一定改动。出于防火考虑，须将办公用电改为暗线；出于防光照考虑，须将办公照明改为白炽灯光源；出于防高温考虑，须将窗帘改为双层防火遮光窗帘。

（三）办公室、阅档室的完善。办公室除配备规定设备外，还须按照档案信息化要求配备电脑，阅档室还须安装监控设备以保证被查阅档案的安全。

二、高校人事档案管理制度建设实践

人事档案管理需要建章立制。这里的“章”和“制”指的是在国家、省、市人事档案工作相关规定的基础上，结合本校实际制定的人事档案管理办法。在档案室的醒目位置，应该将一些重要规定“制度上墙”，以供档案管理人员和经办人员照章执行。此外，还应设计一系列表格，供档案管理各环节使用。

（一）常规管理使用的表格。此类表格是在人事档案的接收、保管、提供利用、转递等各环节中涉及使用的表格。1.档案接收应填写《接收人事档案登记表》，注明接收时间、档案姓名、材料名称、经办人员等。2.档案保管应有《人事档案花名册》，记载所管档案的姓名、编号、存放位置等，并根据变动及时调整。3.档案提供利用应填写《人事档案查、借阅审批表》和《人事档案查、借阅登记表》，前者记载档案查借阅人员及被查借阅人员、查借阅的事由和主要问题、各级领导审批意见，供经办人员根据程序申请审批之用，后者简要记载上述信息，供管理人员登记备案之用。4.档案转递除了使用规定格式的《干部人事档案材料转递单》，还须填写《人事档案转递审批表》和《人事档案转递登记表》，前者记载转递档案对象、转递人员的基本情况（姓名、单位、职务、政治面貌等）、转递原因、经办科室意见、各级领导审批意见，供经办人员根据程序申请审批之用，后者简要记载上述信息，供档案管理人员登记备案之用。

（二）档案审核使用的表格。按照“逢提必审”“逢进必审”的要求，人事档案审核日趋常态化。“逢提必审”是指干部任前审核，可借用干部人事档案“三龄两历”专项审核用《干部任免审批表》格式，对照其中的项目逐项审核。“逢进必审”是指在人员录用、调入之前进行的人事档案审核，可设计相应表格作为新进人员档案审核的记录材料。《新进人员档案审核表》和《新进人员档案审核记录单》可设置在一张纸的正、反面，便于查看。1.《新进人员档案审核表》主要用来记录档案中的材料种类、名称，表格可设置类别、审核项目和结果栏，即在表格中列出人事档案十个大类及每个大类下的审核项目，在结果栏中填写审核结果，如材料名称、份数等。表格底部列出审核意见栏，由审核人员填写最终审核意见。2.《新进人员档案审核记录单》主要用来记录经审查缺少的材料及其他需要说明的事项。缺少材料时须记录缺少的材料名称、是否补齐、补齐时间、验收人等。3.《档案审核通知单》由通知单及存根两联组成，用来通知新进人员其档案审核的结果，如需要补充的材料、档案中需要作出说明的问题等，并要求其根据通知尽快补齐。