文/中国航发南方工业有限公司 徐青平

随着信息时代的到来，信息系统的应用和推广，电子文件的急剧增加给档案工作带来了前所未有的挑战，电子信息的泛滥和人们所需信息的匮乏成为日益明显的矛盾，档案工作人员也要从以前的档案管理意识中解放出来，改变观念，开拓思路，寻求如何更好地把档案工作发扬光大。

一、电子文件与电子档案的概念

电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。电子文件具有不稳定性等特性。

电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

从电子文件和电子档案的定义可以看出，电子档案也是电子文件，是具有特定特征和功能的电子文件。

二、企业电子文件的来源

企业电子文件由两部分组成：一是业务信息系统在企业中的广泛应用，使业务信息系统中产生的原始电子文件剧增。二是企业根据需要，对原本已形成的纸质文件和纸质档案通过进行扫描、拍照等数字化手段形成的电子文件。这部分主要是由档案部门牵头组织，要求文件归档部门在归档的时候进行电子化，同时，组织人员对已经归档的馆藏档案进行电子化。

三、电子文件给档案工作带来的问题

电子文件的急剧增加，用户对文件、档案需求的急迫性、完整性增加，如何能给用户提供快捷、准确的文件？

企业根据不同的业务需求，引进了不同的业务系统，各个业务系统由于作用和管理对象的不一致，产生的文件格式各不相同，而且相互之间不兼容，如，PDM系统中产生的大量三维数据，档案管理系统不能打开，就失去了归档审核和后期提供利用的功能，对于企业来讲，文件无法在档案系统中查看，或者采取中性格式勉强打开文件，但也看不清楚数据、尺寸，或者无法保证看到的数据就是正确的，那就无法直接指导生产，如果还是硬要归档电子文件到档案系统，也只是相当于备份，而且不能保证完全正确的备份，那么这项工作就是多此一举，因为基本上每个公司的每个PDM系统都做足了备份，为了以防万一，基本都有两处备份和异地备份，所以，如果归档只是做备份用，不能指导生产的话，这对档案工作者来说也是一种不尊重，对企业来讲是一种浪费，就算是现在做了，早晚也是被淘汰的，因为没有必要的工作是不会长久存在的。

四、企业电子文件管理的建议

（一）紧跟时代，创新思维。从以前的思维中解脱出来，以前档案的概念是人们在经营生产等各种社会活动中形成的具有保存价值的并且已经归档的文件材料才叫档案，而现如今大家都在使用电脑使用系统，形成的文件都是电子文件，什么样的文件才是具有保存价值的文件，如何才算是归档的文件这就成了我们档案工作人员需要重点解决的问题，现在档案的关注点就是电子文件价值的甄别以及电子文件的归档方式和范围。

（二）拓宽档案管理系统的含义。放弃将产品数据归档至档案系统的观念。直接参与到PDM系统中，在PDM系统中开辟产品数据归档和管理功能，档案工作并不是只有在档案管理系统中进行管理的数据才叫档案数据，才叫档案管理工作，只要是管理有保存价值的可以指导生产的数据的工作都可以叫作档案工作。

（三）加强电子文件的鉴定研究。信息时代在给档案工作带来挑战的同时也带来了机遇。档案是有保存价值的、不能更改的、具有追溯性的，在电子文件满天飞的时代，人们要从大量的电子数据中找到自己需要的、真实的数据是一件很困难的事情，而作为档案管理者，我们可以利用这个契机，致力于电子文件真实性、完整性、有效性、安全性及可读性的鉴定检测和保管利用，快速便捷地为用户提供真实、完整、可靠的电子文件。

（四）加强档案管理人才建设。档案管理学是一门管理学为主，牵扯若干学科的交叉性、综合性学科，需要知识面广博，专业基础理论深厚的复合型专业人才，而目前企业档案管理人员配置不合理，专业人才缺乏，再加上企业对档案工作的不重视，没有晋升空间，人才流失严重，造成大部分留在档案部门的人都是从各岗位转过来的中年人，能力的提升不能适应时代的发展和实际工作的要求，工作中敷衍应付心理严重，更别谈解决“知识陈旧”“技术滞后”等专业问题。应加强档案管理人才建设，提高工资待遇，拓宽晋升空间，吸引和增加专业人才和复合型人才。

五、结语

综上所述，企业只有适应形势，优化档案工作人员配置，档案工作者更新观念，加强档案管理、信息化软件等专业知识的学习，致力于电子文件的管理研究，为企业分忧，为职工服务，档案工作者就可以成为信息时代的弄潮儿，抓住机遇，克服困难，迎接挑战，将信息时代的档案工作不断推向前进。