文/中海油能源发展股份有限公司上海工程技术分公司档案信息中心 吴昊

一、开展档案QC小组活动的步骤与方法

（一）确定选题。QC小组活动的选题应务实，有针对性的目标，以解决企业档案管理中的实际问题为出发点，可以围绕提升档案管理效率，提高管理质量、用户满意度等方面开展选题工作。特别是在日常工作中容易“边缘化”的档案部门，合适的选题不仅能协助企业解决生产经营过程中的一些重点、难点问题，更能够扩大档案工作在企业中的影响，改善领导与员工对档案工作的认识。以笔者为例：中心《提升工程档案归档一次合格率》课题的提出与实行，强化了中心档案业务的指导职能，有效改善了中心工程档案管理的被动局面，帮助作业公司、项目组乃至承包商，共同提高文档管理水平及治理体系，取得了不错的反响。

（二）现状调查与原因分析。选题确立后，应着手进行现状调查及原因分析。在现状调查时，根据选题主要调查能够反映问题的真实情况，切不可流于形式，否则无法找出问题的症结所在。在对调查结果进行整理分析时，注意一定要用数据说话，数据的收集、处理、分析也要做到科学、严谨、客观，以防数据失真对调查结果产生误导。在得出调查结果后，原因分析尤为重要。原因分析务必做到客观、彻底、全面，在原因分析过程中也要运用科学的管理工具，如头脑风暴法、因果图、系统图、鱼刺图等。在分析出原因后，将多种原因，根据关键、少数和次要多数的原理，进行排列，从中找出主要原因并进行逐条验证。

（三）设定目标。目标的设定是QC小组活动的奋斗方向，目标值较低，会导致活动缺乏意义；目标值过高难以实现，又只会徒增活动的挫败感与抵触感。仍以中心《提升工程档案归档一次合格率》课题为例，我们通过现状调查时发现，中心2013—2016年工程档案归档一次合格率虽逐年提高，但仍仅约60%，在分析原因时也涉及了不少历史问题、管理问题及人员问题。活动伊始，曾提出了一次合格率95%的口号，这样口号化的目标不仅不符合实际，也导致了小组成员甚至第三方的抵触情绪，及对活动意义的质疑。因此，目标值的设定不能空洞，必须合理且可量化，是可以经过小组成员一同努力而实现的。

（四）制定对策与按对策实施。在QC小组分析出了问题的主要原因后，应根据每一要因制定相应对策，科学评估其可行性。对策的制定可借鉴对策表这一管理工具，满足5W1H要素：对策（what）、目标（Why）、措施（How）、地点（Where）、时间（When）、负责人（Who）。制定对策后，须严格按对策贯彻落实。在执行过程中要有明确分工，留有记录，关注进度，如若在对策的推进过程中发现新的问题或阻力，应及时进行评估与调整，以确保对策的顺利实施。

（五）检查效果与制定和巩固措施。对策实施后，应检查效果是否达到了预定的目标值。如果没有达到预定目标，就应对对策的执行情况及其可行性进行分析，找出原因，加以改进，如若在几次改进后仍未达到预定目标，就应重新审视目标值的设定是否合理。达到了预定的目标值，说明QC小组活动已经完成。同时，为了巩固活动成果，小组应将活动中一些行之有效的对策与方法沉淀下来，使之规范化、标准化、制度化，并为其他的管理活动或QC活动提供参考与借鉴。中心《提升工程档案归档一次合格率》QC小组活动完成后，进一步完善了《工程档案归档要求》的相关内容，通过修订《工程档案作业指导书》来指导中心员工规范工程档案的管理与检查工作。制作《工程档案移交检查记录表》，组织宣贯并发放给中心员工、作业公司、项目组及承包商学习，明确归档质量的检查要点，以此加强工程档案归档的前段控制，从而保证并不断提高工程档案归档质量。

二、开展档案QC小组活动的问题与建议

（一）档案QC小组活动的开展与实施。QC小组活动具有很强的自主性，是以员工自愿参加为基础的一种管理活动。这种管理活动常见于企业的生产经营，对于有些企业的档案管理部门来说仍比较“新鲜”。有的档案管理人员对于这种管理活动的认识不够深入，不理解开展这类活动的意义，觉得徒增工作量，从而导致活动的开展带有半强制性，缺乏主动参与的热情，也给QC小组活动进程的推进造成了一些困难。此外，由于上述的原因，一些需要小组成员集思广益、头脑风暴、分工实施的步骤和方法变成了由组长一人包办的窘境，偏离了QC小组活动开展的初衷，消减了小组成员群策群力分析问题、解决问题的效果。因此，企业档案管理部门若要开展QC小组活动，首先要做好宣传工作，提高员工意识，使得员工能够理解QC小组活动开展的意义，激发自主参与的热情。其次QC小组活动的主管部门也要加强监督与指导，做好培训工作，使小组成员都能掌握活动开展的程序和方法。再次，笔者认为，由于企业，特别是国有企业中档案管理部门客观存在的一些人事特点，须给予QC小组活动的组长一定的权利，从而引导和约束整个活动的开展。最后，档案管理部门也可将QC小组活动与岗位绩效、职称晋升、创先评优等挂钩，对确实卓有成效，提高企业档案管理水平的课题给予物质或精神上的奖励，使员工劳有所得。

（二）档案QC小组活动的现状调查。在QC小组活动的现状调查步骤中，强调要用数据说话，这就要求企业档案管理部门在日常工作中，要更加注意各类数据的整理、统计与分析，简单的馆藏、归档、借阅统计数据并不能满足QC小组活动主要解决日常工作中某一特定问题的要求，宏观的统计数据需要进一步提炼、加工和处理。因此，企业档案管理部门应在日常工作中，应尽可能地丰富数据统计的类型，比如归档合格率能够使档案部门了解归档现状、研究分析管理制度及前段控制等管理措施的不足之处；档案重复利用率能够使管理者挖掘档案的潜在价值，促进档案的利用与保护；客户满意度能够指导档案部门提高服务水平、服务态度及效率。此外，企业档案管理部门应加强科学、现代化的信息数据收集与分析能力，积极探索互联网、云计算、大数据等现代信息技术在档案管理工作中的机遇，从而提高企业档案管理的信息化、智慧化水平。

（三）档案QC小组活动的原因分析。在QC小组活动的原因分析步骤中，唯有保证客观、彻底、全面的分析，小组才能找出问题的症结所在，制定合适的措施。但在实际操作过程中，原因分析似乎并不那么简单。小组成员在原因分析时，很多原因不轻不痒且并非要因，影响对策的制定。而导致要因的，不少与人的因素有关，小组成员心知肚明，却又碍于情面，避重就轻。把这种现象延伸至有些企业档案管理部门日常工作中，平日里鲜有关于提高档案管理方式方法的思想交流，存在一种得过且过，只要不出问题就好的工作状态。因此，在开展QC小组活动的原因分析时，须尽量做到客观，“红红脸、出出汗”式的原因分析能够有效帮助小组成员找到要因。同时，企业的管理者、决策者以及人力部门，也该认识到企业档案管理工作是支持企业发展壮大的一项“功在当代，利在千秋”的基础工作、重要工作，而非企业的“不良资产”，更不是处理企业人事问题的“幼儿园、敬老院”。想要提高企业档案管理水平，发挥档案信息资源价值，服务企业生产经营，一方面需要整肃档案管理部门中存在的不良工作风气、提高专业水平及质量效率，另一方面也要培养或引进怀有理想抱负、爱岗敬业、高效专业的档案人才，把握人才是第一资源的要义，提升档案业务骨干人员的劳动待遇及工作获得感，为档案管理人员构建发挥才能的舞台。

三、开展档案QC小组活动的效果与意义

在评估档案QC小组活动效果时，小组可以制作一张雷达图，从质量意识、解决问题的能力、团队意识、改进意识等几个维度总结活动经验并进行打分，通过活动开展前后的分数对比，找出进一步提高的方向。

档案QC小组活动，对于档案管理人员来说，是一项引导档案管理人员通过运用科学管理工具，激发思维能力、促进自主学习，提高服务意识，分析解决档案管理中的问题，提升档案管理水平的管理活动。对档案管理部门来说，一次成功的QC小组活动，能够帮助企业提升文档管理工作的治理水平，加强档案管理部门与企业之间的联系，为企业带来直接或间接的经济效益和社会效益。