新形势下如何做好企业档案管理工作

2018-11-25长春城市管线建设投资集团有限公司李焕

办公室业务 2018年13期

文/长春城市管线建设投资（集团）有限公司李焕

在当今这个飞速发展的时代，企业之间的市场竞争将逐步增大。面对市场巨大的竞争力，企业必须要更加准确地建立市场营销策略，在企业快速转变的过程中，对档案合理有效的管理工作将起到不可替代的作用。本文将介绍一些有关档案管理方面的内容，适当分析当今时代在档案管理逐渐转变中产生的问题，并发现新的方法与途径，通过对企业档案的完善，达到促进企业发展的目的。

一、企业档案管理制度与流程

（一）档案管理的制度。对于企业档案的管理在收入和移出档案时要认真负责，必须履行规定的流程。使用国家规定的标准纸卷，建立的档案库房必须牢固，以保证它的安全性。在建设档案库房时，应该与阅览室和办公室分开，并安排专管人员进行管理。对此，我们要对管理人员进行严格系统的培训，使之认真负责地保管档案，并确保档案的完整性，安全性。

（二）档案管理的流程。1.资料整理收集。随着时代的进步，档案管理也由传统管理转变为数字化管理的模式，因此企业通过存放实体档案和建立电子档案两种方式管理，这样能够防止破坏甚至丢失重要资料。数字化与传统化管理企业档案的方法不同，现代企业的档案管理，要求管理人员掌握先进技术，跟上发展的脚步，在这样的前提下适当调整。防止出现重要资料受损问题，避免给企业造成重大的经济损失。收到档案后，应该严格按照行业有关的规定对档案进行整编工作，使文件变为档案形式，管理者的负责程度会直接影响档案质量的优与差。认真完成档案分类工作，不但可以保障检索工作的正确，还可以减少漏检的问题。2.档案保护与统计。由于传统档案都是实体纸质品，在进行存放前要按照国家标准对档案进行检查、清洁，防止档案发霉受损。对于现代信息化的网络档案存储，也要做好相关的信息维护，避免通过网络造成档案资料的泄露。对于档案的统计工作也要按照《企业档案管理规定》中相关要求严格履行。有价值的相关档案也应该做好档案登记，以此来维护企业以及国家的相关权益。3.处理无价值的档案。档案保管到期后，要完全按照相关规定对没有价值的档案进行销毁，并做好销毁记录，要认真负责地开展销毁工作，避免出现错误，造成严重损失。

二、企业中档案管理的问题

（一）企业领导者缺乏对档案管理工作的认知。现如今，各大企业对其产生的经济效益，出现的投资风险关注度最高，对于企业档案管理方面欠缺了解，造成管理企业档案的相关部门空有其表，却没有真正的内容。在我国经济迅速发展的过程中，不断完善市场体制，企业领导者也逐步重视企业档案管理方面，在经济数字化、信息化的背景下，使企业档案管理发挥应有的价值。

（二）企业缺乏正确的管理方法。从传统企业档案管理模式转变到数字化管理模式，在这样的转变过程中，之前针对传统档案的有关方法已经不能完全涵盖档案管理工作的所有要求，档案管理人员也欠缺新时代数字化档案管理的工作知识，因此存在许多档案收集不完整、丢失的现象，甚至借工作机会篡改资料，使档案失去真实、可靠性。

三、提高企业档案工作的方法

（一）对档案管理深入了解。在企业档案管理方面，领导者要认识档案管理部门，还应该深入了解管理档案的重要性。在上层领导的重视下，才会更加严格地要求自己的管理人员，并进行系统正确的培训，从而加强工作人员的工作意识和管理能力。

（二）完善信息技术，提高硬件设施。处于信息化时代中，计算机已经离不开我们的生活，它也为企业管理工作带来巨大的影响。企业对于档案管理工作进入信息化时代要作出相应的转变和完善。提高设施，完善科学技术，能够更好地提升档案的价值，使其对企业产生更加有利的作用，促进企业经济发展。

（三）提高档案管理者自身素养。企业档案管理的发展离不开优秀的档案管理者，提高他们的知识技能和良好品德是一项十分重要的任务，所以应该更为严格系统地对档案管理者进行培训，在一定时间的培训工作后，档案管理者可以更轻松地适应当代信息快速发展的局面。这样具有良好适应能力和丰富知识技能的工作人员，才能够赶上新时代发展的脚步，为企业创造更多的价值。

四、新时代创新型档案管理

在管理档案的过程中，了解熟知档案管理方法是最基本的要求。在档案从传统逐步发展过渡到信息化的阶段，管理员要不断提高自己的知识，加强自己的管理技术，不断从外界吸取先进的知识和技能，对各种各样的档案进行科学有效的管理。档案的存在可以见证一个企业的进步，对于企业有重要的意义。每个企业所有的员工信息、申请过的专利，还有许多科学技术都通过档案来体现，因此精炼、简化档案管理体系更加有利于众多档案的管理，逐渐创新管理方法，扩大档案工作范围，深化其工作的意义。信息化的档案管理机制使档案通过网络得到合并、整理，在这样的档案发展模式下，档案管理会变得更加灵活高效。