信息化背景下美术馆档案管理创新策略

2018-11-25山西省文水县美术馆张志霞

办公室业务 2018年13期

文/山西省文水县美术馆张志霞

相对于传统档案管理方式，信息技术下的档案管理工作具有更多的优势。档案工作的信息化让档案工作更加规范，整理和分类的效率也更高。对于整个美术馆管理工作的进步更是具有特殊的意义。

一、信息化背景下美术馆档案工作现状

（一）档案资源信息化步伐缓慢。目前信息化建设背景下，我国许多美术馆档案资源都进行了信息化建设。但是在档案资料收集过程中，档案资料信息化建设跟不上信息收集速度，而且资源信息化质量也较差。据相关数据统计，目前我国美术馆档案信息化率仅有55%左右，与我国美术馆藏数据存在较大的反差，难以满足档案资料的信息化建设，许多的档案资源依然没有实施信息化建设，成为美术馆现代化发展的重要阻碍。

（二）档案信息保全措施不足。信息技术的发展为档案工作带来许多的便利，但是同时也存在一些风险。尤其是在互联网世界中，细微的漏洞都会导致未公开信息的泄露，或者档案信息的丢失，造成难以衡量的损伤。针对此，美术馆档案工作并未认识到信息保全措施的重要性，严重地影响档案信息资源的安全。例如在美术馆档案信息化建设中，对公开资源的审查不严，或者工作中采用计算机浏览网页等，都容易导致信息风险。

（三）档案检索效率比较低。在信息化背景下，人们不再是被动地获取信息，而是可以根据自己喜欢的内容，有针对性地进行检索。信息技术为美术信息检索提供了很大的便利，尤其是相对于手工检索而言，信息检索技术更加高效和便捷。但是实际情况中，许多陈旧的档案资源尚未进行信息化建设，或者信息化建设不完善，导致信息检索过程中出现重叠、效率降低的情况。

二、信息化背景下美术馆档案管理创新策略

信息技术的发展为美术馆档案管理工作提供了更多的途径，在前文论述中主要研究了目前我国美术馆档案信息化建设过程中存在的问题。如何借助信息技术提升档案管理水平，发挥档案管理的作用成为目前急需解决的问题。具体来说可以从以下几个方面进行：

（一）根据信息化水平制定完善档案管理机制。信息化背景下，美术馆档案资源信息化建设，是促进档案管理工作不断向前发展的基础，也是建设数字化美术档案馆的前提。档案资源的信息化发展也是构建数字化美术馆的重要任务之一。因此面对目前美术馆档案信息化建设过程中存在的问题，首要是建立一套与之相对应的制度，保障美术馆档案资源信息化建设过程中能够确保信息的及时、完整、真实、有效。例如根据我国《电子文件归档与管理规范》制定美术馆档案资源信息化建设制度，保障档案资源的不断丰富和完善。

（二）根据美术馆档案内容，构建资源信息化科学工作流程。档案资源的信息化建设需要在科学业务流程体系下给予保障。以档案资源的信息化为对象，以档案资源为基础，基于信息技术和网络环境进行精细化管理，为社会公众提供更详尽的档案信息服务。具体来说，美术馆档案资源信息化建设中主要有以下几个流程：1.资源收集。以美术馆档案服务中心为基础建立数字档案收集平台。2.整理和分类。对所收集的档案资源和图像资料进行系统的鉴定和分类。3.存储。将所有结构化数据和非结构化数据数字档案集中存储在实体档案馆。4.管理。对数字档案分门类分权限建立统一管理平台。5.保全与维护。围绕美术馆资源建立网络与信息资源安全管理系统。6.检索分类。在前几策略的基础上，要将所收集的档案信息进行聚合与详细分类，保障使用检索时的方便准确。7.档案编研。对档案信息进行组织、存储、共享和创新，构建以满足用户知识需求为目标的档案知识服务体系。

（三）提升美术馆档案工作信息化的硬件设施建设。硬件设施是保障档案信息化建设的重要外部条件，主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、安全系统等软硬件条件，涵盖了档案信息化的整个硬件平台和网络体系建设。硬件系统能够提升档案信息化水平，而软件则是实现档案信息化、智能化管理与在线应用服务的保障。对于信息保全与资源安全等也具有重要意义。例如在美术馆档案信息化建设中可以构建集合档案资源采集、管理、开发与利用等功能的枢纽系统，按照美术馆工作任务和社会公众需求推进信息化建设的要求，开发建设集档案综合管理与应用服务为一体的综合管理信息系统，提高档案现代化水平与服务能力。