文/上海交通大学招投标与政府采购办公室 王永兴 陈巍

政府采购工作遵循“公开公正，诚信公平”的原则，并根据相关的规定开展采购活动，从而使得财政的效益最大化。而档案管理要求清晰地记载采购的重要过程，不仅维护采购人员的合法利益，还能使政府提出的“反腐倡廉”政策落到实处，进而规范政府相关人员的行为活动。高校政府采购行为属政府采购一种类型，在大数据环境下，搭建高校政府采购档案电子化管理平台，可以保障高校财政性资金的有效使用，杜绝浪费、腐败等不良现象。

一、提高高校政府档案管理电子化采购人员的素质

政府采购档案相关人员是采购活动的主要执行者，其在政府采购档案管理中起着十分重要的作用，要求相关人员提高自身专业素质：首先采购人员要秉持严格细致、诚实公平的态度去实施采购档案的建立工作，认真审查采购档案中的问题，并对采购档案中出现的模糊的数据进行标记，确保每份采购档案中数据及材料的真实性、精确性和全面性。一般情况下，高校政府采购过程包括货物、服务和工程三大种类，在具体实施过程中难免会遇到大量的实践性问题，例如在采购活动的验收阶段中，部分采购活动的时间较长，其活动时间可以持续4年，那么导致实际验收的时间拖延到4年，针对这些现象可能有两种原因：第一，当时采购人员发生变动，致使管理档案的工作人员无法找到当时的采购人员，使得对于当时采购活动的资料知之甚少，进而给管理档案造成很大的困难。第二，管理采购档案的工作人员由于工作疏忽，造成采购档案资料的残缺，例如采购人员完成采购活动后，由于自身因素，导致货物的延期，从而出现合同延期等问题，进而影响到采购档案材料的收集和整理。因此，在管理采购档案工作中，需要相关人员提高自身的专业素质，从而完善政府电子化管理采购档案的工作。

二、整理高校政府档案采购管理电子化的相关资料

采购活动需要多个部门共同配合进行，所以要求各个部门的工作人员坚持“责任到人”的原则，切实做好自己本职工作，并通过各部分彼此交流，从而保证采购档案的全面性和精确性，进而完成采购档案的管理工作。在采购活动中签订的采购合同，都要及时利用电子扫描技术对其进行扫描处理，使其转变为PDF或JPEG等格式并存入采购档案管理电子系统中。采购档案是政府重要的采购资料，因此必须严格按照法律的相关规定做好采购资料的收集、整理和存档。值得学习的是，北京市出台的《办法》中指出：“政府档案监管部门要对采购活动中的有关部门进行严格监察，采购人员和供应商是储存采购档案的主要责任人，要求指派相关人员管理政府采购档案和严格按照采购程序完成采购档案的整理和查阅工作。”采购人员以及监管部门工作人员要依据《办法》的相关政策，依据相关法规进行采购工作，切实做好采购档案资料的管理工作，进而使财政资金效益最大化。

三、完善高校政府采构档案管理电子化的制度

完善高校政府采购档案管理电子化的制度可以从根本上体现各个采购管理阶段的合理性和公开性，既可以保证采购人员的自身利益，又能做到采购活动的透明化。但在实际的采购活动中，由于相关的资料文件较多，采购人员若不能做好科学分类处理，则给采购资料的查阅带来很大的困难；甚至导致部分采购资料损坏或丢失，违反了《政府采购法》的相关规定，使得签订的采购合同的后期修改或补充内容不能及时存入采购档案中。因此，完善高校政府采购档案管理电子化对于国家经济的发展有着十分重要的意义：

1.建立采购档案管理的法规，并保证其合理性、准确性和全面性，严格遵守《政府采购法》的规定，并按照相关档案管理程序进行管理工作，收集准确和完整的采购资料。

2.将采购档案合理地进行分类处理，根据采购项目不同的特点进行存档，并对于在采购过程中各个时期的采购资料的修改、验收等都要进行合理的分类存档。

3.在采购档案管理中，要充分利用电子扫描技术进行电子化管理形式去整理采购资料，可以有效地减少采购资料的损失。

4.建立全面的查阅制度，对于部分保密性资料，只有相关部门或者领导允许才能进行查看，并将查阅资料的时间、资料及查阅人员等信息做好相应的记录；并在查阅完成后，检查采购资料是否完整。

四、结束语

在大数据环境下，高校政府采购档案电子化平台的搭建，不但可以规范和完善采购档案的管理制度，保障高校财政性资金的使用效益最大化，而且可以提高采购活动相关人员的廉洁自律意识和推动高校廉政文化建设，是实现风险控制的重要环节，也是当代条件下，规范高校政府采购行为的必要管理手段和必然途径。