文/航天九院第十六研究所情报档案处 张云霞

一、服务策略的创新

（一）构建档案馆（室）网页，开通网上服务。现阶段，以互联网为基础的网上服务已经被众多档案馆纳入服务体系中，成了为单位、社会提供资料的重要渠道。为让网上服务更好地满足单位、社会的需求，档案工作者要尽快建立档案信息资源数据库，特别是电子文件全文数据库建设与完善。对于档案管理工作而言，数据库的建设能够实现资源信息的及时管理，让档案信息服务更加数据化、网络化，提高便捷性，同时档案管理工作也能因此更规范化、法制化、自动化。例如，查询人员可在网络上直接输入目录管理数据库，直接查询一些公开类信息。再者档案馆还可以同宣传部门合作，及时将一些重要信息数据化并保存，用于后期资料查询和宣传。

（二）构建“电子文件数据管理中心”。电子文件数据管理中心用于各单位归档电子文件的集中管理与保存，并将一些可公开类的信息传到网站上，供大家自行信息查询，具有内容丰富、覆盖面大、提高信息资源利用率的优点。电子文件数据管理中心的设立需要档案馆与企事业单位信息部门共同协作，中心地址可选在企事业单位档案管理处，便于加强双方的联系。

（三）开通在线服务。在信息时代，档案利用方式应作出一定的改变，如此才能满足社会发展的需求。现今，人们生活、工作、学习的环境都因社会信息全面化而随之改变，这使得人们比较关注信息的时效性，能及时获取更多、更准确的信息。所以，数据化、现代化的档案服务方式必然要取代手工式、纸质档案服务方式。档案馆可以借助于互联网以及相关技术，设立数据查询库、电子信箱、公共网络专题等服务方式，让资料查询者和档案馆之间的交流更便利，及时提供准确、真实的信息，进而提高档案馆的服务质量。

（四）电子文件的自动上传与收集。现阶段，对于档案管理部门而言，改变传统的纸质文件收集方式是首要问题。同传统纸质档案收集方式相比，单机上完成电子文件收集的方式操作更为简单，只要上传、下载两个步骤就可实现电子文件的收集。所以，档案部门建立一个网页版的自动上传功能，及时将信息资料进行上传，这能大大提高档案管理信息收集的工作效率。

二、拓展档案馆服务领域

（一）兴办服务实体，发展档案产业。在当今这个信息化时代，档案管理的相关定义也发生了变化。站在信息资源开发角度上来分析，档案馆不再只是一个信息管理处，还是一个信息交流的平台；而档案工作人员的工作也并非只是档案管理这么简单，它还包括档案信息的收集与共享。社会的发展以及人们对信息需求的增大，档案馆势必要进行改革，而改革的方向就是信息化。因此，档案馆向信息服务产业方向发展，在提供基础档案信息服务的前提下构建信息加工、收集、保存、检索以及服务等实体工作。

（二）多主体、社会化的信息服务。随着信息技术的发展，人们越来越关注获取信息的质量，尤其是生产建设、科学研究以及行政管理工作，对信息服务的需求更高。而且，人们不单单只需求档案信息，还对图书、文件、检索资料等也有需求。档案管理者已经了解到必须扭转档案服务对象，将服务范围拓展到社会方面，这样才能让档案馆更长久地发展。为实现服务对象的转化，档案部门要借助企事业单位、党政机关等部门的相关资源，达成信息档案管理方面的合作，制定一些针对性的信息服务。

（三）提高横向联合度，完成信息资源共享。迈入信息时代后，信息总量以及人类积累的知识量都在飞速增长，形成海量的文献资料。目前，没有哪一个档案部门能做到全面收集、加工、保存并利于这些信息，通常，各个企业、单位的档案信息管理部门都是各自为政，自己整理内部或者所需的图书、文献资料，这反而不利于信息的交流。各个档案馆、部门应团结协作，通过构建完善的信息系统实现统一化管理，实现资源共享。资源共享以及构建社会信息系统需要一个先决条件：联合目录的建立。联合目录的编排规格和著录格式是统一的，其内容包括所有合作档案馆的档案目录。各个档案馆通过联合目录获取其他档案馆的有关信息，真正实现图书、档案、文件等资料的共享，这样不仅能避免信息的重复，缓解某些档案馆空间不足、人员不够的情况，还能提高馆藏资源利用率，让信息利用者更方便地获取更丰富的知识、情报与信息。联合目录还有利于各类档案馆发展自身特色，让档案信息管理更专业化、系统化。

（四）注重“反馈”，深层次挖掘档案信息。档案信息资源开发利用过程中，反馈方法的意义重大。通过分析反馈方法，可以找出信息资源开发利用的不足，让其发展更加系统、合理、完善。如企业通过分析用户反馈信息后可以掌握产品的不足以及改进、优化的方式，让产品更符合市场需求，同时，反馈信息也是检验产品质量的一个标准。再者，客户的反馈信息对企业自身发展和品牌延伸也有一定的引导作用。档案管理人员也要注重信息的反馈，树立一定的反馈信息分析意识，分析自身发展中的不足，这样才有利于档案信息管理的开发，跟上经济时代发展的需求。