浅谈专门档案管理存在的问题及对策

2018-11-25莱西市水集中心卫生院田瑞密

办公室业务 2018年13期

文/莱西市水集中心卫生院田瑞密

专门档案是指某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理办法的各种门类档案的总称。专门档案是单位档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的极为重要的归档类别。近年来，为丰富馆藏，各级档案部门将专门档案纳入监督指导范围，有些重要的专门档案也被接收进馆，对外提供利用。

一、专门档案管理存在的问题

（一）门类偏少。国家档案局从2011年公布了《国家基本专门档案目录》，分两个批次公布了100余种专门档案，主要分为人事、经济、民生、文化、政务等五个大类。通过调研看，县级专门档案种类远远低于《国家基本专门档案目录》，究其原因是多方面的，从客观上看，专门档案的产生往往是源于特定单位的某一种行政职能，而国家对各级机关的行政职权范围也进行了相应的限制。还有一些垂直管理单位由于归口业务上级直接管理，档案也在每年形成后直接移交业务上级部门，所以在县级也没有相应的档案实体。

（二）个体差异较大。各种专门档案由于历史原因，形成时间、规模和日常管理方面存在较大差异。从时间上看，有的档案时间跨度较大，历史较长，而有的档案形成时间较晚。在档案规模上，不同的专门档案数量也差别较大。

（三）数量浩繁，管理分散。专门档案与文书档案相比，数量浩大，而且随着近年来党和政府对民生事业的重视程度不断提高，专门档案的数量正在呈几何倍数增加。一方面是档案数量的急剧膨胀，一方面如此之多的档案却按照形成部门的不同分属于数十个不同的单位分散管理。

（四）利用率较高，管理水平低。专门档案作为某一种专业性很强的业务工作活动的历史记录，产生和形成于各种专门性或专业性社会活动之中，这就决定了同文书档案相比，更贴近民生，从而导致专门档案的利用率更高。较高的利用率既带来了良好的社会效益，也对专门档案的管理水平提出了更高的要求。从总的情况看，专门档案管理还存在着一定问题。主要表现在：1.档案管理人员业务水平低，缺乏系统的档案业务知识培训，大多数是兼职，很少能做到持证上岗。2.档案室面积小或合用，基础设施落后，档案装具不规范统一，档案安全存在隐患。3.信息化水平不高，只有极少数单位开展数字化工作，大多数档案受资金限制只能采用传统手工方式进行查阅和管理。

二、加强专门档案管理的对策

（一）要切实加强对专门档案管理工作的指导。受传统的档案管理模式和管理思维的影响，加之档案监督指导人员的缺乏，长期以来，在档案管理部门内部形成了重文书档案轻专业档案的指导格局，随着社会各界对专门档案的重视程度不断提高，原有的专门档案管理思维也应改变。档案管理部门要深入各有关专业部门，充分调查、研究专门档案的管理、使用特点，了解、掌握其特性和内部结构，制定切实可行的整理组卷管理办法。作为专门档案管理单位，要加强与档案管理部门的沟通与联系，争取档案管理部门的支持和指导，共同做好专门档案的规范化管理工作。

（二）强化人员管理，积极开展档案业务培训。专门档案管理存在的问题，很大程度上是档案管理人员的原因，缺乏必要的、系统的档案管理知识是造成管理者档案意识薄弱的根本原因。在实际工作中，一方面要对档案管理人员严格管理，制定明确的岗位责任制度，明确各岗位的工作职责，同时要在保证档案管理人员相对固定的前提下，为他们个人的进一步发展提供相应的空间。另一方面要加强对相关人员的档案业务培训，从档案形成的源头抓起，包括专门档案的形成、整理、保管所涉及的全部工作人员都要具备一定的档案业务素养，关键岗位要严格持证上岗制度，保证专门档案的形成齐全。整理规范，管理科学，方便利用。

（三）提高专门档案信息化水平。近年来，利用者对专门档案信息化服务的需求越来越迫切，为此，应将档案数字化工作纳入议事日程，加快现有档案资源的数字化步伐，通过对现有专门档案的数字化，建立起各种档案数据库，健全查询功能，这既有利于原件保护，也有利于网络传输，满足社会多层次的利用需求。

（四）循序渐进，将条件成熟的专门档案接收进馆。要解决专门档案档案管理水平较低等问题，最快捷、最有效的方法就是进行档案资源整合，将符合进馆条件的专门档案接收进馆。根据国家档案局8号、9号令的精神，修改接收进馆范围，采取循序渐进的方式，将条件成熟的并且群众查阅需求较高的城建、房产、国土、婚姻等接收进馆，利用综合档案馆在馆舍、保管、利用服务等方面的优势，统一对外提供查询利用。同时，建立专门档案接收进馆的长效机制，按时移交，建章立制，规范管理。采取以点带面的方式，逐步推进，坚持成熟一个，接收一个。这样一方面对专门档案的规范化管理、科学化利用是一个有益的实践，另一方面，可以丰富馆藏、优化结构，提升档案馆知名度和社会影响力。