文/海南省人民政府政务服务中心 陈海丽

一、新时期电子档案管理的意义与优势

（一）电子档案管理能够极大地节省人力资源。相对于传统化的档案管理而言，电子档案管理更易操作也更加便捷，同时还更能节省人力资源。因为电子档案管理信息收集—信息资源整合—档案整理归档—档案检索调用的整合流程都可以利用计算机集成化处理。换言之，采取电子档案管理能够削减传统档案管理各个环节的人力资源乃至财政资源的投入，极大地提升档案管理效率。

（二）电子档案管理实现了信息虚拟化存储的要求，极大地降低了档案管理的难度。传统的纸质档案管理或实物档案管理，普遍存在档案存储管理难度巨大的问题。在传统档案管理的过程中，管理者不仅要做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，还需严格把控档案的调取与归档，这样的档案管理模式难度是相对较大的。而电子档案管理模式的有效运用，能够将档案信息虚拟化保存，在管理中我们便不用考虑档案潮湿、虫蚀等问题，因此也就增强了管理效率。

（三）电子档案管理能够极大地提升档案储存量。实体化的档案管理需要一定的实体化储存空间（譬如档案室、资料库等），在大量文档需要存储管理的情境下就很容易出现存储空间不足的问题。相比电子档案管理而言，传统档案管理的存储能力自然不够强大，尤其是在大数据时代背景下，计算机的存储能力还将持续提升，这为海量档案管理提供了空间保障。

二、新时期电子档案管理存在的问题分析

深入分析新时期电子档案管理存在的普遍性问题，是推动档案管理信息化建设的重点工作。立足实际而言，目前电子档案管理主要存在以下问题：其一，还未完全树立电子档案管理意识，习惯性将纸质材料视为档案的载体要求，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。其二，电子档案的原始性很难得到保障，即由于加密管理工作落实不到位，电子档案十分容易被修改，从而致使电子档案难以凸显纸质档案的原始属性。其三，电子档案的可读性限制较为突出。随着现代信息技术的快速发展，新编码技术对旧编码技术的兼容性难以保障，从而导致部分电子档案的文档格式难以被现行文档软件所兼容，也就暴露出了电子文档的可读性难以持续的问题。

三、新时期电子档案管理的应用策略分析

（一）强化信息管理意识。正如上文所言，电子档案对档案管理实效性的提升有重要意义。然而目前，诸多档案管理者仍然没有树立信息化档案管理的意识，也没有明确电子档案与纸质档案的主次关系，导致电子档案管理难以真正发挥效用。鉴于此，新时期为推动电子档案管理的全面应用实践，我们首应该强化信息管理意识，正视电子档案的积极作用，并积极推动电子档案管理的应用。要想实现这样的目标：首先领导层应该致力于档案管理模式的创新，充分授权档案管理部门深入信息化改革，全面应用电子档案管理模式。其次，相关领导应加强对档案管理人员的教育培训，帮助其不断强化信息管理意识，树立电子档案管理观念。

（二）加强基础建设，完善信息化管理体系。新时期电子档案的管理实践与应用，需要以“行业特点”为导向，制定出适合各个行业发展的信息化管理体系发展方案，逐渐完善信息管理体系，为电子档案管理模式的应用奠定基础。从实际而言，信息化档案管理体系建设工作主要集中在设备建设与制度建设两个方面。其中，设备建设又主要凸显在软硬件设备的建设与完善层面：首先，在软件设备完成上，应该加强档案管理系统的建设，即结合行业特点与需求，完善管理系统的性能并改进相关功能。其次，硬件设施的建设主要集中在对计算机性能的提升层面，即要全面提升电子档案管理主机的信息处理能力、档案存储能力等综合性能，为全面开展电子档案管理奠定必要基础。新时期电子档案管理制度建设重点主要是“明确工作职能”“完善管理制度”“明晰管理流程实现精细化管理”等几方面。一言以蔽之，新时期电子档案管理的推广与应用需要强化管理体系建设，以此夯实基础。

（三）加强信息化人才建设。专业化的信息化管理人才队伍是推动电子档案管理深化改革的重要保障。信息化人才建设工作中，我们首先应该注重对电子档案管理人员素质水平的培养，通过相关的业务培训，帮助管理者提升资源整合利用、多媒体文件信息处理、计算机操作应用等综合信息管理素养。除此之外，要切实建设一支综合素质过硬的信息化档案管理人才队伍。我们还应该为档案管理工作人员提供更多沟通交流的平台，通过深入的业务沟通学习，使管理者不断提升管理水平。

四、结束语

综上所述，在信息技术与网络技术快速发展的今天，加强信息化建设乃是大势所趋。电子档案作为新时期档案管理信息化建设的主要标志，对现代化档案管理体系的建成有着推动作用。为了推动电子档案技术在档案管理中的应用，我们首先应该理清电子档案管理的意义与优势，并以问题为导向，明晰新时期电子档案管理的问题，进而才能有的放矢地制定相关应用策略。