文/湖北国土资源职业学院 许冬凌

档案管理信息化是指档案信息资源和数字档案网络管理过程，通过处理和网络传输系统，实现档案信息资源的合理配置和有效利用。传统的档案管理不仅效率低下，而且准确性不高。同时容易导致文件丢失。档案信息化管理是档案管理发展的必然趋势，但传统管理模式与现代管理模式在我国目前的档案管理中普遍存在，如何实现档案管理信息全面化是摆在我们面前的一个实际问题。

一、我国档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案保管中的问题。经过长期的实践和发展，我国档案管理工作取得了令人瞩目的成就，但实际操作仍存在诸多问题。在传统的档案信息管理中，纸质文件很难永久保存和备份。外部环境会造成纸质文件严重损坏，占用大量空间。在当今信息爆炸的时代，信息量的增加导致文件数量增加。在如此大的环境和背景下，存储和管理成本也呈上升趋势。

（二）档案管理模式的问题。今天，随着现代社会科学技术的不断发展和进步，先进的科学技术和信息手段已逐渐实现并广泛应用于生产和生活的各个领域。对人类社会的进步和发展具有重要意义。为了实现档案管理的真实信息，有必要实现科学技术的合理应用。在实际的档案管理中，计算机辅助管理是主要的应用模式，不仅可以提高工作效率，而且可以充分利用档案资源。

（三）传统档案查阅困难。手动查询是目前检索传统档案信息的主要方式。这种方式在检索工作中存在查询率低、查准率低等问题，目前也没有得到有效的解决方案，最终导致档案查阅效率不高。因此传统档案管理已不能适应时代发展的需要，必须根据实际情况和先进的科学技术进行改革创新。

二、实现档案管理信息化的途径和方法

（一）配备统一、专业的管理设备。要将文件信息转换成数字信息，要使文件信息成为一种动态和生动的资源，我们需要一系列现代化设备的支持。实现档案部门计算机的全面覆盖。档案管理软件系统的使用可以大大缩减手工查档的时间，提升查阅的准确性和效率，同时，也有利用确保数字档案永久存储与安全保管，有利于满足广大师生对现代信息服务的现实需求。

（二）信息技术应用是主要手段。在档案信息化中，先进的信息技术应用是建设的重要技术手段，要通过数字化技术、数据库技术、网络技术、软件开发技术、信息安全保护技术等先进的信息技术手段的综合应用来实现数字化档案馆（室）的各项建设。

（三）建立科学的安全管理体系。建立科学的安全管理体系是为了确保档案安全保管为核心的科学管理水平目标要求，数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

（四）完善档案管理信息的标准和规范。严格遵照信息化和档案管理的法规和标准是实现档案信息化建设的必要前提，档案信息化建设就是要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。在具体的建设过程中，如果技术应用或工作流程尚无相关标准规范，可以向国家档案行政管理部门提出有关标准规范制度修订建议。

三、中国档案管理信息化建设的发展方向

随着全球信息化和信息技术的发展，信息共享程度越来越高。因此，要利用网络和计算机技术来利用档案信息资源，开发和共享信息资源。因此，在信息化建设中，要建立信息化转化，管理和利用的规范化、统一化的标准。为了有利于信息档案的合理利用和发展，档案管理信息化建设的发展方向是建立档案信息数据库。这些因素与档案资源的信息化密不可分。要真正实现档案信息系统的建设。指出上述因素在实际建设中应全面考虑。

四、结束语

档信息化建设势将成为信息时代档案事业改革和发展的重要内容，高校必须加强对档案信息化建设的重视，积极采取措施对现有的档案管理形式进行改革，这不仅能够提高高校档案馆（室）的工作能力和水平，也满足了广大教职工对现代化信息服务的现实需求，对于高校档案高效管理工作的顺利推进有着极为重要的意义。