文/龙岩市新罗区广播电视宣传中心 陈红宾

工会档案是记录工会工作的珍贵资料，它既能为各类组织、职工、群众提供必要的资料查阅，又能为工会未来工作的开展提供指导。但随着社会经济的快速发展，信息量大大增加，传统的工会档案管理方法已经跟不上时代的变化，逐渐凸显出不足。因此，如何有效管理工会档案，已经成为当前工会工作效率提升中最迫切的问题。

一、目前我国工会档案管理中的不足之处

（一）工会档案管理水平不高。在日常工作中，往往会忽视档案管理工作的重要性，采取一些简单、重复性强的档案管理方法，新技术和新方法很少被应用。目前，我国工会档案管理多数还采用纸质管理模式，内部查阅手段也较为笨重，大量数据资料的查询和使用只能依靠人工手段，这样传统的管理方式极大地降低了工会档案管理的工作效率，也较难体现档案管理工作中的服务意识。此外，馆藏档案的数字化处理能力严重不足、档案遗失、破损、组卷混乱等问题广泛存在，导致信息资源严重浪费，档案管理工作的服务水平难以提升。

（二）工会档案管理人员不足且专业性不强。大多数工会档案的管理人员数量不足，他们或是被临时调拨、兼职委派到档案管理部门，或是被迫分配到档案管理部门“养老”，且大多不是专业出身，对档案管理工作的流程和方法不熟悉，对现代化的信息技术手段了解不深且接受较慢，导致日常档案管理工作中不断出现小问题，难以提升档案管理的现代化水平。

（三）工会档案的价值开发不够。目前，工会档案多数采用封闭专人管理，对外开放程度较低，日常工作中的联系、交流不足，基本上处于“各自为政”的状态，档案的对外开放程度和电子化水平也不高，这样不仅影响信息资源的有效利用与开发，还影响工会信息化工作的整体进程。

二、工会档案信息化管理的意义

（一）推进工会档案的数字化建设，实现数据的“共享”。工会档案能够直接反映工会的发展历程，工会档案的管理方式体现着现代企事业单位的管理水平，因此，档案信息化建设是工会工作的必然发展。做好档案信息化的建设工作，使电子档案逐步替代纸质档案，建立网络档案查询平台，密切各工会系统之间的联系，在实现数据的“共享”中逐步提高工会在社会上的存在感。

（二）信息化管理为工会档案提供了更加安全的保存途径。一旦实现档案的信息化、数字化管理，传统的文字图像资料及时转换为电子数据进行保存，这些数据具有可复制性和可恢复性，极大地降低了原始档案资料被破坏的可能性，克服档案管理过程中的人为失误和软件管理中的漏洞，从而保证工会档案的安全。

（三）工会档案的信息化管理有效提高工作效率和管理水平。档案的信息化管理是要求以统一的标准和统一的格式进行文字等原始资料的录入，录入的数字化信息构成巨大的档案数据库，在数据库内进行管理、查阅和资源共享。因此，工会档案数据库的建立和信息化管理，不管是对内管理还是对外查阅都更加便利，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，同时提升了档案查阅速度和管理效率。

三、工会档案信息化管理的有效途径

（一）建立现代化的工作理念。工会工作者和领导者都应意识到档案管理工作的重要性，在日常工作中加强对员工现代化工作理念的培养，组织学习其他优秀企业的先进工作经验，鼓励员工将各种现代化的工作理念和技术手段运用到档案管理中，不断创新管理方法；同时，要从管理制度、工作流程、员工管理等各个方面入手，逐步完善档案管理机构，建立统一的、规范化的档案管理操作流程，进而保证各项工作的顺利开展。

（二）加强档案管理的人才培养。构建一支优秀的工会档案管理人才队伍，不仅加强专业人才的引进，做好内部的人才培养，还要完善硬件设施，提供良好的工作环境。通过树立信息化档案管理意识，不断提升人才队伍的现代化档案管理技能，增强员工的责任感，建立岗位责任制和奖惩机制，激励他们投入到档案管理工作中。

（三）推动信息化数字化档案建设。在多年的发展中，我国工会工作过程中所积累的大量珍贵资料已有不少缺失和破损，因此档案的信息化数字化建设刻不容缓。管理人员应及时将原有档案数字化，将原始资料经过分类、甄别、编排、整理之后，按照一定的标准和规则逐一录入到管理数据库中，并根据内容的不同做好信息平台的索引建设，有计划地实现工会档案的电子化、数字化和网络化管理，使档案信息化管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

（四）合理利用开发工会档案的价值。工会档案管理部门应该顺应社会发展趋势，树立共享意识和服务意识，做好档案资源的深度开发。在广泛收集工会工作资料、丰富档案信息资源的基础上，工会档案管理部门应不断扩充服务内容，逐步将封闭式管理转化为开放式管理，使工会档案能够更好地为工会组织和职工群众服务。

四、结束语

工会档案的信息化管理是现代工会工作的重要组成部分，只有通过不断更新工作理念，树立现代化的服务意识和创新意识，才能使工会档案管理工作适应社会发展需求，满足更多组织、职工、群众的实际需要。